Enquête de référence : Les lacunes observées sur le plan de l'obligation de reddition de comptes, de la mobilisation et des pratiques sont une menace à la conformité de la gestion des documents et de l'information

Boston – le 17 février 2014 – De nombreuses organisations se targuent d'avoir mis en place d'excellents programmes de gestion des documents et de l'information (GDI), mais un coup d'œil en coulisse révèle dans bien des cas l'absence d'éléments fondamentaux comme les mesures, la responsabilisation des employés et la formation. Ces lacunes empêchent les organisations de profiter des économies que pourrait leur apporter leur programme de GDI et les rendent vulnérables à la divulgation d'information et à des amendes imposées pour non-respect des normes et des règles du client, de l'industrie ou du gouvernement fédéral. Il s'agit là de quelques-unes des constatations qui sont au cœur d'une enquête de référence exhaustive publiée conjointement aujourd'hui par Iron Mountain Incorporated (NYSE : IRM), entreprise d'archivage et de gestion de l'information; par Cohasset Associates, cabinet de consultation se spécialisant dans la gestion de l'information sous forme de documents; par AIIM, organisme sans but lucratif mondial qui fournit des recherches indépendantes, des formations et des programmes de certification aux professionnels de l'information et par ARMA, association professionnelle sans but lucratif qui fait autorité dans le domaine de la gouvernance de l'information.

L'information peut représenter l'avantage concurrentiel ou le talon d'Achille d'une organisation en raison des risques et des coûts. Vu que l'on assiste à une augmentation constante du volume des dossiers et du nombre de formats possibles – dossiers papier, fichiers électroniques, données tirées des médias sociaux – il est plus difficile que jamais de gérer tout cela. Plus de 1 300 professionnels de la gestion des documents et de l'information ont participé à cette enquête conjointe, grâce à laquelle il a été possible d'effectuer une large évaluation des pratiques de GDI et d'établir des valeurs de référence permettant aux organisations de s'autoévaluer.

Comme le montrent les données présentées ci-dessous, la majeure partie des organisations (87 %) disposent d'un programme de GDI, mais ce dernier n'a pas les qualités d'un programme mesurable et efficace. Pour combler ces lacunes, Iron Mountain propose aux gestionnaires de documents plusieurs moyens afin d'améliorer leurs programmes et de faire progresser leur organisation :

Quelle est l'efficacité de votre programme de gestion des documents et de l'information?

  • Seuls 17 % des répondants ont dit avoir la capacité de procéder à des vérifications internes et d'évaluer la conformité réglementaire de leurs programmes.
  • À peine 8 % disposaient des outils pour mesurer l'efficacité du programme et apporter des améliorations.

Possibilités. Sachez exactement de quelles exigences des clients ou de l'industrie ou de quelles exigences réglementaires vous devez rendre compte. Élaborez une stratégie pour garantir la conformité et la surveillance à tous les niveaux de l'organisation. Si vous entreposez des documents à l'extérieur auprès d'un fournisseur, vous devez lui communiquer vos normes et vos exigences en matière de mesures. Il faut rendre compte régulièrement de ces données et normes pour que l'organisation soit prête à se soumettre à toute vérification externe menée par un client ou l'industrie.

Les employés connaissent-ils l'existence de votre programme de gestion des documents et de l'information? Y souscrivent-ils?

  • Seuls 7 % des répondants ont déclaré que leurs employés – ceux qui produisent et gèrent en grande partie les documents – sont mobilisés et appuient le programme.
  • À peine 28 % des organisations disposent d'un programme de GDI qui relève de leurs services de la conformité et du contentieux.

Possibilités. Pour favoriser une plus grande mobilisation, il faut organiser régulièrement des formations et mettre en place des points de communication faciles d'accès pour les employés. Faites participer les partenaires des ressources humaines ou des communications organisationnelles pour faire mieux connaître les programmes et tirer profit d'outils traditionnels comme des dépliants et des affiches présentant des textes éducatifs courts et directs, des illustrations ou des conseils sur la GDI.

L'efficacité de votre programme de gestion des documents et de l'information est-elle maximale?

  • Moins de 8 % des organisations disposent d'un processus automatisé qui désigne les documents prêts à être détruits, ce qui augmente la possibilité de perte liée à une divulgation par inadvertance ou à un vol.
  • Les trois quarts (75 %) des répondants ont dit que cette absence d'automatisation est un des plus grands obstacles à la mise en place d'un programme efficient et valable de conservation et de destruction, tandis que 64 % ont affirmé être incapables de changer la culture de « conservation à tout prix » de leur organisation.

Possibilités Envisagez d'avoir recours à des outils automatisés, soit pour établir l'entière classification des documents, soit pour aider l'utilisateur à reconnaître les types de documents et à leur attribuer le calendrier de conservation approprié. Si vous entreposez des documents à l'extérieur auprès d'un fournisseur, vous pouvez tirer profit de ces outils pour calculer à quel moment il faut procéder à la destruction, tout en vous assurant d'appliquer les bonnes règles de conservation aux documents qui sont entreposés.

« Ce sondage montre que les organisations considèrent toujours la gestion des documents et de l'information comme une priorité, mais qu'il reste d'importantes lacunes », déclare Sue Trombley, directrice principale du leadership éclairé à Iron Mountain. « La gestion de l'information, quand elle est bien utilisée, peut donner un bon coup de pouce à une entreprise et être un des éléments stratégiques de son succès. Mais si vous ne réussissez pas à obtenir la participation des intervenants de tous les niveaux de l'organisation, à maîtriser les éléments de base comme la destruction en temps opportun ou à mettre en place d'un système de contrôle de l'efficacité du programme, les avantages tant attendus resteront illusoires. Il vous faut aussi abandonner les méthodes de gestion des documents papier pour aborder les aspects complexes des documents électroniques. Les programmes de GDI qui existent depuis longtemps et qui sont bien gérés présentent toutes ces caractéristiques et peuvent s'adapter à la croissance de l'information et aux changements qui la touchent. Les organisations qui acceptent de penser différemment et qui adoptent des pratiques éprouvées pourront pousser un peu plus loin leurs programmes de gestion des documents et de l'information et profiter de ce que nous appelons l'avantage informationnel ».

Pour obtenir une analyse plus approfondie du rapport par Sue Trombley d'Iron Mountain, lisez ce qu'elle écrit sur son blogue concernant l'avantage informationnel dans la foulée des résultats de l'enquête. Pour consulter le rapport au complet et obtenir d'autres pratiques éprouvées, des renseignements sur le marché et des résultats de recherche sur la gestion des documents et de l'information, rendez-vous sur le site www.ironmountain.ca/fr/elq/Thought-Leadership-Benchmark-Report.

À propos d'Iron Mountain

Iron Mountain Incorporated (symbole NYSE : IRM) fournit des services d'archivage et de gestion de l'information de premier plan. Le parc immobilier de la société couvre plus de 6 millions de mètres carrés, regroupe plus de 1 000 installations dans 36 pays, ce qui lui permet de servir sa clientèle avec rapidité et exactitude. Et ses solutions de gestion de dossiers, de données, et de documents, de même que de déchiquetage sécurisé aident les organisations à réduire leurs frais d'entreposage, à se conformer à la réglementation, à se relever d'un sinistre et à mieux se servir de leur information pour en tirer un avantage commercial. La société Iron Mountain, qui a vu le jour en 1951, entrepose et protège des milliards d'actifs informationnels, y compris des documents commerciaux, des bandes de sauvegarde, des fichiers électroniques et des données médicales. Pour en savoir davantage, visitez le site Web de la société à l'adresse www.ironmountain.ca/fr/ca.