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Client:

Un réseau de la santé réunissant trois des plus grands hôpitaux universitaires de Québec

Défi:

Une quantité considérable de dossiers médicaux et la mise en oeuvre d’un système de soins de santé ont retardé la transition vers les dossiers médicaux électroniques.

Solution:

Services de gestion électronique des documents d’Iron MountainMD hors site et sur place et activation des dossiers médicaux électroniques

Valeur:

  • Véritable gouvernance de l’information
  • Accès facilité aux dossiers électroniques et papier des patientsGestion améliorée des renseignements sur les patients
  • Réduction des coûts et efficience accrue des flux de travaux
  • Conversion de 45 millions d’images jusqu’à présent

Un réseau de la santé situé à Québec, composé de trois des plus importants hôpitaux universitaires de la ville, s’était engagé dans une transition vers les dossiers médicaux électroniques, car les établissements partageaient les mêmes objectifs, à savoir améliorer les soins aux patients au moyen de l’accès électronique à leurs dossiers, tout en atteignant leurs cibles en matière de maind’oeuvre et de réduction des coûts.

Tous comprenaient que la conversion des anciens dossiers des patients représenterait une tâche énorme et, même s’ils avaient l’intention de réaliser euxmêmes la conversion ultérieure des nouveaux dossiers, ils n’avaient ni l’expérience ni les compétences requises pour lancer cette opération. En outre, l’espace d’entreposage physique pour les documents papier commençait à manquer dans l’ensemble du réseau. Il fallait gérer efficacement les dossiers de patient papier et assurer leur transition réussie au numérique. Mais comment faire?

Solution

Avec l’aide d’Iron Mountain, le réseau a été en mesure de régler la situation en optant pour une analyse de l’optimisation des flux de travaux qui a permis de déterminer à quel moment et pourquoi les dossiers des patients devaient être numérisés. Le programme sélectionné a permis d’établir des centres de conversion aux dossiers médicaux électroniques hors site et sur place, en plus de jeter les bases d’une gouvernance de l’information à l’échelle du réseau.

La première étape vers la gouvernance de l’information et la transition vers les dossiers médicaux électroniques consistait à établir les politiques de gestion des processus d’entreposage, de conservation et d’élimination des dossiers médicaux. Une fois les politiques établies, le réseau a mis sur pied un comité de direction interdisciplinaire qui a assuré l’orientation, la supervision et la direction de façon à promouvoir l’unification de l’organisation. Le comité de direction était responsable principalement de la mise au point de la stratégie de numérisation suivie dans le réseau. À cette fin, il a fallu définir et comprendre le processus de création, de réception et de conservation des renseignements sur la santé, conformément aux fins de conformité aux règlements.

Le réseau a convenu que la prise d’un nouveau rendez-vous serait l’élément déclencheur de la numérisation pour un patient et constituerait l’étape à partir de laquelle les dossiers du patient seraient récupérés dans chaque établissement et préparés pour la numérisation selon les pratiques exemplaires du domaine des archives médicales. Les dossiers étaient ramassés par Iron Mountain et étaient transportés à une installation hors site sécuritaire où la conversion des anciens dossiers était réalisée. Une fois les documents numérisés, l’image produite était indexée, et les renseignements de recoupement étaient téléversés dans le système de gestion des dossiers médicaux électroniques de l’hôpital. Cette dernière étape était réalisée en 48 heures. Par la suite, tous les nouveaux dossiers de patient papier créés dans les établissements étaient numérisés et ajoutés par un centre d’imagerie numérique au système de gestion des dossiers médicaux électroniques, dans le cadre de la solution complète d’Iron Mountain.

Finalement, le comité de direction, sous l’impulsion de la haute direction du réseau, a fait part d’objectifs clairs et des avantages éventuels à tirer du processus entier pour les parties prenantes. Cette initiative a mis en lumière l’importance des dossiers médicaux électroniques, non seulement parce que cela est obligatoire, mais bien parce qu’ils apportent des avantages concrets tant aux patients qu’au réseau de la santé.

Résultats

En tirant parti des connaissances et de l’expertise d’Iron Mountain, le réseau a été en mesure de trouver l’équilibre entre les documents papier et numériques pour mettre au point une solution de gestion des documents globale qui s’appuie sur une stratégie de gestion des documents médiaux électroniques et sur une gouvernance définie.

L’exemple du réseau de la santé montre que la clé pour assurer une transition réussie vers les documents médicaux électroniques consiste à adopter une approche globale de la gestion des documents. En réduisant progressivement les processus sur papier et en établissant une stratégie de gouvernance de l’information, le réseau de la santé a été en mesure d’accroître le nombre de patients traités, de raccourcir les cycles de génération de revenus, d’améliorer l’efficience opérationnelle afin d’apporter une valeur ajoutée au système de la santé et surtout d’améliorer les soins aux patients.