La clinique Lahey Une Transition Accélérée vers des Dossiers Patients Électroniques

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  • LE DÉFI : Établir un lien entre les données de patients conservées dans différents silos et améliorer la continuité des soins, tout en rationalisant la transition vers des dossiers patients électroniques.
  • LA SOLUTION : Tirer parti de la solution Image on DemandMC d’Iron Mountain pour numériser les dossiers papier au besoin afin de livrer rapidement les informations les plus importantes au point de service.
  • LES RÉSULTATS :
    • Une augmentation d’un million de dollars du revenu annuel grâce à la conversion de l’espace d’archivage en laboratoire.
    • L’élimination de deux heures de tâches administratives par visite de patient.
    • La réaffectation de quatre équivalents à temps plein ou presque à des tâches de plus grande valeur.

La clinique Lahey, un groupe médical à but non lucratif situé au Massachusetts, compte plus de 5 000 médecins, infirmiers, thérapeutes et employés de soutien qui travaillent ensemble pour offrir à leurs patients des soins compatissants et des résultats de haut niveau. L’hôpital offre à ses patients un accès à d’excellents médecins qui privilégient une approche consultative pour développer des plans de traitement personnalisés et axés sur chaque individu.

Pour aider ses médecins à créer ces plans, Lahey a conçu un système dans le cadre duquel les nouveaux dossiers sont immédiatement numérisés. Bien qu’il permette de livrer efficacement et rapidement au point de service les plus récentes données disponibles sur un patient, ce processus exige qu’un grand volume de dossiers de patients actifs soient conservés en papier, à la fois sur place et hors site.

Lahey a travaillé avec Iron Mountain au développement d’un processus de passage du papier au format numérique qui crée, au besoin, une version électronique des informations sélectionnées. Grâce à la solution Image on Demand d’Iron Mountain, Lahey est en mesure d’offrir à ses cliniciens les bonnes informations, au bon moment.

Le Défi :

La livraison rapide des données sur les patients à l’endroit où elles sont requises

C'est bien dans le secteur des soins de santé que la livraison rapide d'informations est la plus essentielle. Lorsque la sécurité d’un patient dépend de la livraison des bonnes informations à la bonne personne et au bon moment, tout retard peut avoir de graves conséquences. Pour s’assurer que les cliniciens ont accès aux bonnes informations sur leurs patients, la clinique Lahey a mis sur pied un programme de conversion des documents dans le cadre duquel une version électronique des dossiers papier est générée au moment où une personne est admise à l’hôpital.

Bien que ce programme d’imagerie ait aidé Lahey à créer un jeu numérique des dossiers les plus récents (ce qui a facilité la transition vers les dossiers patients électroniques), il lui manquait un processus de conversion et de livraison des informations conservées dans plus de 1,2 million de dossiers papier existants. Puisque Lahey traite souvent des patients souffrant de maladies chroniques, ces dossiers peuvent demeurer actifs sur une longue période (quel que soit le temps écoulé entre les visites), ce qui force le personnel soignant à rechercher les données disponibles sur un patient à la fois dans les dossiers papier et numériques.

Cependant, la clinique s'est rapidement rendu compte que le fait d’exiger des cliniciens qu'ils retrouvent un dossier dans les différents silos d’informations (y compris dans des sites d’archivage physiques et dans les dossiers aux formats numérique et papier) pouvait compromettre les soins. Cela a amené l’équipe de Lahey à rechercher une manière plus efficace et plus transparente d’accéder aux données essentielles. « Notre objectif consistait à nous assurer que les cliniciens disposent des bonnes informations, au bon moment », indique Lori P. Jayne, directrice de la gestion de l'information des soins de santé et responsable de la protection de la vie privée de la clinique Lahey. « Pour ce faire, nous devions développer un processus de déroulement des opérations permettant de numériser et de livrer les dossiers papier au besoin. »

La Solution :

Un programme d’imagerie intelligent et sélectif

Pour atteindre son objectif, qui consistait à livrer les données les plus importantes au point de service, Lahey a choisi de travailler avec Iron Mountain, son partenaire de gestion des informations de longue date. En collaborant avec les expertsconseils d’Iron Mountain, Jayne et ses collègues ont élaboré un processus de passage du papier au numérique capable de créer des résumés électroniques des points les plus importants des dossiers papier sur les patients.

&« Iron Mountain nous a aidés à cerner les informations essentielles en rapport avec les soins à prodiguer aux patients », explique Jayne. « Nous avons utilisé les idées que nous avons tirées de ce processus pour élaborer une procédure d’extraction de ces informations des dossiers et de création d’un résumé au format numérique. »

Au coeur de cette nouvelle procédure se trouve la solution Image on Demand d’Iron Mountain. Image on Demand est une fonctionnalité essentielle de la solution de dossiers patients électroniques d’Iron Mountain. Celle-ci aide les organismes de soins de santé à relier les informations sur leurs patients entre les silos et à rationaliser la conversion des dossiers papier au format électronique grâce à des options d’imagerie, de sauvegarde et d’entreposage personnalisables.

Image on Demand permet à Lahey de numériser certaines parties d’un dossier de patient, d'élaborer un résumé au format numérique et de transférer ces images dans son système de dossiers patients électroniques. Une fois les données chargées, ce processus permet de mettre immédiatement à disposition des cliniciens un résumé des dossiers, et ce, dans un système unique disponible à travers tout le continuum de soins.

Les Résultats :

Des informations accessibles, des couts réduits

La solution Image on Demand d’Iron Mountain a livré des avantages importants à Lahey : elle lui a permis d’offrir un meilleur accès aux informations sur les patients, de réduire ses couts et d’augmenter ses revenus. « Nous savons que, dès qu’un dossier est numérisé, celui-ci est disponible au point de service où il sera le plus utile », souligne Jayne.

Et, en tant que composante essentielle de la solution de dossiers patients électroniques d’Iron Mountain, Image on Demand joue aussi un rôle important dans l’avancement de la transition vers des dossiers patients électroniques chez Lahey. « La mise en place d'Image on Demand est essentielle à nos efforts visant à combler l’écart entre les dossiers papier et électroniques et à offrir aux patients des soins correspondant aux normes les plus élevées. Iron Mountain aide la clinique Lahey à préparer sa transition vers des dossiers patients électroniques et contribue à répercuter ses avantages auprès de nos patients », souligne Jayne.

À Propos D’Iron Mountain Iron Mountain Incorporated (symbole NYSE : IRM) offre des services de gestion de l’information qui contribuent à réduire les couts, les risques et les inefficacités au niveau de la gestion des données physiques et numériques d’une entreprise. La société Iron Mountain, qui a vu le jour en 1951, gère des milliards d’actifs informationnels et prend notamment en charge la sauvegarde et l’archivage des données, des dossiers électroniques et des documents d’affaires, la numérisation des documents, le déchiquetage protégé et bien plus encore, pour le compte d’entreprises du monde entier. Visitez le site Web de notre entreprise, à l’adresse www.ironmountain.ca pour plus d’informations.