Novant Health Optimization de la transition vers les dossiers patients électroniques

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Novant Health - Iron Mountain

LE DÉFI :

Convertir les dossiers médicaux en format électronique dans plus de 300 cliniques réparties sur trois États.

LA SOLUTION :

Solution de dossiers patients électroniques d'Iron MountainMD

RESULTS:

  • Amélioration des prestations de soins aux patients
  • Récupération et exploitation d'un espace précieux
  • Meilleure utilisation du personnel clinique
  • Maintien de la conformité à la règlementation
  • Réduction des couts d'entreposage grâce à la numérisation et à la destruction des dossiers médicaux
  • Prise en compte des exigences concrètes d'utilisation

CONVERSION DES DOSSIERS PAPIER EN VUE D'AMÉLIORER LA TRANSITION VERS LES DOSSIERS PATIENTS ÉLECTRONIQUES

Novant Health est un système de soins de santé intégré à but non lucratif qui regroupe 1 124 médecins, 13 hôpitaux et 355 cliniques réparties dans différents États du sud-est des États-Unis. Dans le cadre de la mise en place d'une solution de dossiers patients électroniques dans ses cliniques, Novant Health avait prévu de confier la numérisation des dossiers des patients à ses employés, en interne.

L'organisme a donc acheté des scanners et demandé à ses employés de prendre en charge la conversion. Cependant, la tâche s'est rapidement révélée plus compliquée que prévu. Le personnel, qui travaillait donc en effectif réduit, devait partager son temps entre des tâches purement cliniques et la numérisation : il devenait donc difficile de gérer efficacement le projet et d'endiguer l'accumulation des documents papier. En outre, les différents employés n'ayant pas suivi la même formation, le contrôle de la qualité devenait encore plus problématique.

« Notre partenariat avec Iron Mountain a été extrêmement bénéfique. Si vous tenez compte du nombre de nos cliniques et que vous faites le calcul, il est beaucoup plus efficace d'utiliser les services de numérisation d'Iron Mountain que de numériser les dossiers en interne. »

— DR. KEITH GRIFFIN, M.D., DIRIGEANT PRINCIPAL DE L'INFORMATION MÉDICALE, NOVANT MEDICAL GROUP

Ayant tout d'abord pensé centraliser ses efforts grâce à une station de numérisation en interne, l'organisme s'est vite rendu compte que les connaissances nécessaires à la gestion des exigences rigoureuses relatives à la règlementation, à la chaine de possession et à la sécurité demanderaient l'implication d'un nombre de personnes plus important que ce dont il pouvait disposer.

NUMÉRISATION COMPLÈTE DANS TOUTE L'ENTREPRISE

Alors que Novant commençait la mise en place à l'échelle de l'entreprise du système de dossiers patients électroniques Epicare® d'Epic®, l'entreprise s'est rendu compte qu'elle devrait adopter une approche différente pour numériser les documents en vue de se préparer à la transition vers les dossiers patients électroniques. Novant partage une longue histoire commune avec Iron Mountain et a déjà mis en place un certain nombre de services dans son entreprise, y compris des services d'entreposage de documents et de déchiquetage protégé. Compte tenu des performances passées d'Iron Mountain, de son expérience dans le domaine des soins de santé et de sa large couverture géographique, l'organisme de soins de santé a choisi les services de numérisation d'Iron MountainMD afin d'accélérer la transition vers les documents électroniques et de réduire la période d'utilisation des documents hybrides.

L'objectif principal de Novant étant de libérer son personnel pour qu'il puisse se concentrer sur les soins aux patients, l'organisme a travaillé en étroite collaboration avec Iron Mountain afin de mettre en place une stratégie et un calendrier basés sur des pratiques exemplaires. La première étape de la conception de la stratégie consistait à categorizer les dossiers, puis à détruire, numériser et entreposer simultanément les documents en fonction des exigences liées à chacun des différents types.

Dans le cas des dossiers patients et des petits dossiers inactifs, l'intégralité du fichier devait être directement numérisé dans le système de gestion du contenu des dossiers patients électroniques par l'intermédiaire des services de numérisation d'Iron MountainMD, et ce, conformément aux politiques de conservation des dossiers de Novant. Les dossiers de plus de deux ans, plus volumineux et exigeant plus d'espace, devaient être entreposés dans des installations locales sécurisées d'Iron Mountain et numérisées au besoin grâce au service Image on DemandMC d'Iron MountainMD.

Iron Mountain a travaillé directement avec les cliniques Novant afin de coordonner le calendrier de déploiement et d'intégrer les services de numérisation d'Iron MountainMD à la stratégie de déploiement de la solution de dossiers patients électroniques EpicCare®. En intégrant le système d'Iron Mountain au déploiement de la solution de dossiers patients électroniques EpicCare®, Novant a été en mesure d'accélérer la transition vers les dossiers patients électroniques et de réduire sa dépendance au papier.

LES RÉSULTATS :

Avec l'aide d'Iron Mountain, Novant a pu:

  • améliorer sa prestation de soins aux patients en libérant le personnel des tâches administratives liées à la numérisation,
  • récupérer et exploiter un espace précieux au sein de la clinique grâce à l'adoption d'une approche rentable de l'entreposage,
  • réaffecter ses effectifs et permettre ainsi aux membres de son personnel de passer plus de temps sur des tâches plus importantes,
  • continuer à se conformer aux politiques et règlementations internes et externes.

« Iron Mountain nous aide à transformer notre modèle opérationnel et à accélérer la transition vers les dossiers patients électroniques. Nous collaborions avec eux afin de prendre en charge certains besoins liés au cycle de vie de nos documents, de la gestion des documents à leur numérisation, en passant par leur destruction », explique le docteur Keith Griffin, M.D., dirigeant principal de l'information médicale au sein du Novant Medical Group.