Services de Déchiquetage Protégé

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Détruire des documents de manière sécuritaire, réglementaire, économique et écologique

Cela vous dit quelque chose?

“Je veux protéger la réputation et la marque de mon entreprise. Je ne veux pas que le nom de notre entreprise se retrouve en première page des journaux en raison d’une violation de la confidentialité de l’information. Cela pourrait nuire au chiffre d’affaires, au cours de l’action et même au moral du personnel.”

“Le respect de la conformité par nos employés représente un défi. Nous devons assurer la protection de renseignements délicats dans le cadre de nos activités quotidiennes, et ce, dans l’ensemble de l’entreprise. Il est difficile de savoir dans quelle mesure les employés respectent vraiment nos politiques d’élimination des renseignements.”

“Les budgets sont serrés et nous devons conserver les charges les moins élevées possible tout en respectant la conformité. Je dois justifier mon budget et démontrer que je produis une valeur et des résultats.”

“Je dois être en mesure d’évaluer mon programme de déchiquetage en me basant sur des données réelles et des rapports systématiques, pas seulement sur des intuitions. Les coûts du programme et l’enjeu de la conformité revêtent une trop grande importance pour prendre des risques.”

“Je suis inquiet à l’idée d’avoir à justifier notre programme d’élimination de renseignements et de protection des renseignements personnels à la fois à l’interne et à l’externe. Je dois démontrer à nos vérificateurs que nous sommes conformes et que nous remplissons les objectifs. Par ailleurs, si une violation survenait, il faudrait que je sois en mesure de justifier nos méthodes à l’extérieur.”

“Je veux protéger l’environnement; l’écologie est une valeur importante à nos yeux.”

Partenaire De Confiance

Des entreprises comptent sur Iron Mountain pour les aider à relever les défis de la gestion et de la protection de l’information. En mettant l’accent sur les besoins de nos clients, nous avons acquis une expérience et un savoir-faire uniques en matière d’élimination de renseignements sécuritaire et conforme.

Pour vous aider pendant tout le cycle de votre programme d’élimination de renseignements, nous offrons un éventail complet de fonctions qui comprennent la mise au point de politiques et de programmes, l’instauration de programmes, la production de rapports et des conseils sur le suivi et la gestion de programmes.

Conformité

De nos jours, un seul incident d’accès non autorisé à l’information pourrait avoir de graves conséquences. Il pourrait notamment entacher la marque ou la réputation de l’entreprise, entraîner des amendes, la perte de parts de marché ou une perte de confiance des clients. En raison de l’augmentation du nombre de lois en matière de protection de renseignements personnels et d’élimination de renseignements à l’échelon provincial, la destruction définitive de renseignements délicats devient une nécessité absolue.

L’élaboration et le maintien d’un programme de déchiquetage protégé valable en droit et uniformisé peuvent protéger votre entreprise et vos clients en accroissant le contrôle de l’information, réduisant ainsi les risques encourus et les poursuites potentielles.

Pour être conformes, vos politiques et procédures d’élimination de renseignements doivent être uniformes d’un emplacement à l’autre et fournir la preuve de la formation donnée aux employés, de communications constantes, de mise en application et de suivi du programme.

Soutien Complet de Votre Programme de Déchiquetage

Compte tenu de sa volonté incessante de consacrer des investissements à son personnel, ses procédés et sa technologie afin de constamment améliorer ses offres, Iron Mountain peut vous aider à :

  • Concevoir un programme de déchiquetage économique adapté à vos exigences et faisant appel aux normes et aux procédures les plus strictes;
  • Créer les éléments supplémentaires dont vous avez besoin pour atteindre la conformité, notamment les politiques, les procédures, la sensibilisation des employés et le suivi du programme de formation sur les obligations réglementaires et les exigences prévues par la loi;
  • Inciter les employés à respecter votre programme en leur fournissant des bacs de récupération de bureau qui sont faciles à utiliser; grâce à ces récipients, la collecte de documents s’effectue pendant toute la journée, le matériel est ensuite versé périodiquement dans vos conteneurs de matériel à déchiqueter;
  • Gérer votre programme de manière économique en utilisant nos rapports, nos outils et notre savoirfaire uniques; vous obtenez ainsi la possibilité de documenter vos programmes et de les justifier au besoin;
  • Assurer une gérance environnementale responsable en recyclant le matériel après le déchiquetage;
  • Faire évoluer votre programme selon les besoins afin de répondre à la réalité changeante de votre entreprise et de l’adapter au contexte réglementaire en constante évolution.

Iron Mountain Connect™

Avec le Centre de déchiquetage du portail Iron Mountain ConnectMC, vous pouvez surveiller votre programme de déchiquetage protégé de manière novatrice. Ce portail libre-service en ligne vous offre un ensemble d’outils et de rapports exclusifs qui vous aident à gérer votre programme d’élimination des renseignements. Il vous assure que ce programme demeure conforme et valable en droit, tout en restant abordable, optimal sur le plan fonctionnel et écologique.

Assurez le suivi de votre programme de déchiquetage au moyen d’un accès sécuritaire et constant à divers outils de suivi et de gestion offerts dans Iron Mountain Connect. Nous facilitons l’optimisation de la valeur commerciale de votre programme de la manière la plus efficiente possible.

  • Améliorez la conformité et le rapport coûteffi cacité. Notre rapport d’utilisation du service de déchiquetage InControlMC vous aidera à améliorer le respect de la conformité et le rapport coût-efficacité de votre programme de déchiquetage.
  • Perfectionnez la budgétisation et la planification. Utilisez nos fonctions de compte rendu des tendances pour mieux gérer les services non planifiés et réduire les coûts.
  • Vérifi ez la destruction des renseignements. Rationalisez les activités de vérification et de production de rapports en accédant à vos certificats de destruction en ligne.
  • Faites la preuve de votre respect de l’environnement. Utilisez notre bilan environnemental pour savoir quelles sont les répercussions de votre programme de déchiquetage protégé sur l’environnement.
  • Gérez votre compte. Consultez l’horaire de prestation des services à tous vos emplacements, soumettez des demandes liées aux services, consultez et réglez vos factures en ligne.

Améliorez le Rapport Coût-éfficacité Grâce au Rapport D’utilisation du Service de Déchiquetage Incontrolmc

Le meilleur moyen d’améliorer le rapport coût-efficacité d’un programme de déchiquetage consiste à optimiser vos activités, soit la fréquence de prestation de services et le nombre de conteneurs de matériel à déchiqueter à chaque emplacement. La plupart des entreprises arrivent à optimiser leur programme en faisant appel à de l’information anecdotique ou sporadique. En tant que client d’Iron Mountain, vous avez accès à des données beaucoup plus fiables.

Vous pouvez avoir recours à notre rapport d’utilisation du service de déchiquetage InControlMC pour évaluer de manière systématique les données de service et d’utilisation tirées des données réelles saisies au moment de la prestation. En évaluant périodiquement les tendances d’utilisation, vous pouvez déceler des occasions de réaliser des économies en optimisant le programme.

Grâce au rapport d’utilisation du service de déchiquetage InControl, vous aurez la certitude que votre programme est aussi économique que possible et qu’il est modulé correctement pour protéger vos renseignements délicats et votre entreprise.

Suivi et Fiabilité

Les entreprises de toutes les tailles et de tous les secteurs d’activité s’appuient sur Iron Mountain pour obtenir un éventail complet de solutions conformes et sécuritaires de destruction. Nous concevons des programmes qui répondent aux besoins d’affaires particuliers de chaque entreprise. De plus, nous exploitons un réseau étendu d’usines de déchiquetage et de logistique qui sert des clients partout en Amérique du Nord. Nous pouvons vous fournir des services partout où vous en avez besoin, que ce soit pour une seule installation, ou pour des milliers.

Tous les programmes de déchiquetage protégé intègrent un déroulement des opérations éprouvé et de haute qualité. Le déroulement des opérations utilise principalement notre technologie InControl qui assure la saisie des renseignements essentiels au moment de la prestation du service à votre emplacement. La procédure comprend le balayage des codes à barres, la saisie du volume du conteneur, la signature électronique et l’horodatage. Ces différentes étapes vous apportent un meilleur contrôle et assurent la protection de la chaîne de possession de vos renseignements délicats.

Déchiquetage Hors Site

Si vous avez besoin de services continus et vérifiés pour la destruction de documents délicats, tournez-vous vers les services de déchiquetage hors site et sécuritaire d’Iron Mountain. Des pratiques exemplaires rigoureuses préservent l’intégrité de la chaîne de possession dans le cadre de procédures documentées faisant l’objet d’un suivi serré qui fournissent une protection contre les atteintes à la sécurité

Du moment où le livreur se présente pour prendre vos documents jusqu’à ce que ceux-ci soient détruits dans nos usines de déchiquetage sécurisées, vos renseignements sont protégés. Grâce à InControl, vos conteneurs de matériel à déchiqueter sont balayés à votre emplacement, assurant ainsi la saisie de renseignements importants sur le volume, comme le code à barres et le volume de matériel. Ces renseignements sont intégrés à votre piste de vérification.

Une fois que votre matériel est arrivé à l’usine, il est traité et est détruit d’une manière rendant impossible sa reconstitution. Après avoir détruit vos documents en toute sécurité, nous recyclons tous les résidus du matériel déchiqueté.

Services de déchiquetage protégé hors site

  1. La demande de déchiquetage est générée automatiquement par le système safeKeeper PLUSMD
  2. Arrivée du livreu
  3. Le livreur balaie les conteneurs destinés au déchiquetage sur place
  4. Les renseignements relatifs au service sont saisis au moyen d'un lecteur optique portablele
  5. Une signature numérique est enregistrée
  6. Les documents sont transportés dans un véhicule protégé
  7. Les documents sont déchiquetés dans une installation de déchiquetage
  8. La facturation de même que la production du certificat de destruction sont automatisées

Déchiquetage sur Place

Nous avons mis au point ce service pour les entreprises ayant besoin d’un service immédiat de destruction de documents confidentiels sur place et devant témoins. Le déchiquetage sur place s’avère le choix idéal pour la destruction de votre matériel protégé par le droit d’auteur ou avec droit de redevance.

Notre solution InControl protège les documents pendant le transport en combinant des mesures de sécurité en instance de brevet, le suivi en temps réel et une chaîne de possession vérifi able qui offrent des normes plus strictes de protection de l’information. Lorsque le contenu des conteneurs de collecte de matériel à déchiqueter est ramassé à votre emplacement, InControl enregistre une chaîne de possession, ce qui comprend le code à barres, le volume et les signatures électroniques. Une fonction d’envoi d’accusé de réception par courriel est également offerte si vous avez besoin d’une confirmation immédiate de chaque demande.

Un livreur d’Iron Mountain transporte vos conteneurs verrouillés jusqu’à un véhicule de déchiquetage spécialement équipé. Une fois que le contenu du conteneur du matériel à déchiqueter est transvidé en toute sécurité à l’intérieur du véhicule et que le déchiquetage a commencé, vous pouvez observer la destruction au complet à partir du système de télévision en circuit fermé du véhicule.

Nous détruisons le matériel d’une manière rendant impossible sa reconstitution. Après avoir détruit vos documents en toute sécurité, nous recyclons tous les résidus du matériel déchiqueté.

Service de déchiquetage protégé sur place

  1. La demande de déchiquetage est générée automatiquement par le système SafeKeeper PLUSMD
  2. Arrivée du livreu
  3. Balayage des conteneurs destinés au déchiquetage sur place par le livreur
  4. Les renseignements relatifs au service sont saisis au moyen d'un lecteur optique portable
  5. Eune signature numérique est enregistrée
  6. Les documents sont détruits en toute sécurité et de façon définitive
  7. La facturation de même que la production du certificat de destruction sont automatisées

Projets Spéciaux de Destruction

Iron Mountain exécute des projets spéciaux de destruction avec les mêmes niveaux de sécurité, d’uniformité et de fiabilité que ceux de nos services récurrents. Vous pouvez collaborer avec l’équipe d’Iron Mountain pour planifier un projet de destruction.

Destruction Protégée de Médias

Lorsqu’il est question de vous conformer aux règles de protection des renseignements personnels, vos défis ne se limitent pas à la documentation sur papier, mais s’étendent également aux supports de stockage électronique. Les bandes de données, les DVD et les autres supports électroniques peuvent être exposés à différents risques si l’on ne les détruit pas de manière sécuritaire.

La solution de destruction protégée des médias qu’offre Iron Moutain permet de détruire les matériaux de manière définitive, de les rendre illisibles et impossibles à reconstituer. De plus, nous nous chargeons de leur élimination écologique.

Nous fournissons cette solution dans le cadre d’un projet avec le soutien de partenaires qui répondent à nos critères élevés et qui sont régulièrement soumis à des évaluations des mesures de diligence raisonnable et de conformité des services. L’ensemble des structures opérationnelles utilisées sont exclusives à Iron Mountain et assurent lasécurité du matériel tout au long du processus, de la collecte jusqu’à la destruction définitive.

Sécurité

Les renseignements représentent votre atout le plus précieux. Pour bien protéger vos renseignements, nous avons créé une équipe de sécurité dirigée par le chef de la sécurité, nous avons normalisé nos pratiques en la matière et investi près de 200 millions de dollars dans nos installations et nos véhicules depuis plus de dix ans. Des employés sélectionnés avec soin, formés rigoureusement et soutenus par des systèmes éprouvés sont déterminés à protéger vos documents.

Le secret de la protection de vos renseignements : notre personnel

Pour mériter votre confiance, tous les employés d’Iron Mountain doivent se soumettre à la vérification complète de leurs antécédents. Ils reçoivent également une formation continue qui leur permet de fournir un rendement de haut niveau et de maintenir une approche orientée vers le client. Nos gens savent qu’ils font plus que déchiqueter vos documents; ils assurent la protection d’actifs essentiels de votre entreprise.

Usines de déchiquetage

Ce ne sont pas toutes les usines de déchiquetage qui se ressemblent. En fait, certaines ressortent vraiment du lot en fournissant des niveaux optimaux de protection et de sécurité. Dans les installations d’Iron Mountain, vous aurez l’assurance que lorsque vos documents sont avec nous, ils sont en sécurité, à partir de l’étape de leur cueillette jusqu’à leur élimination.

Nous proposons toujours les systèmes les plus avancés de l’industrie pour assurer la protection de votre information tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de nos installations de déchiquetage, y compris :

  • Des politiques strictes pour la visite de nos installations,
  • Un système de caméras de surveillance en circuit fermé fonctionnant en permanence,
  • Des installations d’extinction des incendies à la fine pointe de la technologie,
  • Des systèmes d’alarme et de détection d’intrusion.

Transport

Notre solution InControl protège les documents pendant le transport en combinant des mesures de sécurité en instance de brevet, le suivi en temps réel et une chaîne de possession vérifiable qui offrent des normes plus strictes de protection de l’information.

  • Prévention.. La plupart des véhicules de notre secteur d’activité sont équipés d’une alarme antivol. Iron Mountain amène le concept de sécurité plus loin. Nos véhicules sont équipés de technologies novatrices conçues pour prévenir les erreurs de déroulement des processus, comme des mécanismes de verrouillage brevetés, une alarme de proximité pour le livreur et un système d’allumage à double clé.
  • Détection et correction précoces. La détection précoce des erreurs est cruciale pour apporter les corrections nécessaires. Nos livreurs utilisent des lecteurs optiques sans fil qui transmettent des données à notre équipe logistique en temps réel. Ainsi, des confirmations de service sont disponibles pendant toute la journée, au besoin, ainsi que des accusés de réception automatisés par courriel.
  • Preuve. Pour assurer votre conformité réglementaire, vous devez en fournir les preuves. Le contenu des conteneurs de collecte de matériel à déchiqueter est ramassé à votre emplacement, InControl enregistre une chaîne de possession vérifiable, ce qui comprend le code à barres, le volume et les signatures électroniques. Une fonction d’envoi d’accusé de réception par courriel est également offerte si vous avez besoin d’une confirmation immédiate de chaque demande.

Responsabilités sur le Plan Environnemental

La responsabilité environnementale peut commencer chez-soi, mais, chez Iron Mountain, nous pensons que ce souci doit également exister au travail. Iron Mountain a recyclé et réutilisé le matériel produit par ses usines de déchiquetage pour préserver plus de 7 millions d’arbres de 15 mètres par année.

Nous nous appuyons sur le principe que nous avons tous le devoir de gérer et de préserver nos ressources naturelles pour intégrer et mettre en application des valeurs environnementales dans chaque procédure d’élimination de documents. Et, en demandant à Iron Mountain d’éliminer vos documents en toute sécurité, vous respectez ces valeurs aussi.

Une fois que vos documents ont été déchiquetés, nous recyclons le matériel produit. Nos services de destruction de médias protégée font appel également à une incinération produisant de l’énergie pour recycler adéquatement les supports électroniques, comme les bandes de données, les cédéroms, les vidéocassettes, etc.

Pour vous aider à quantifier les avantages environnementaux de votre programme de déchiquetage protégé, vous pouvez consulter le bilan environnemental sur le portail Iron Mountain Connect et découvrir combien de ressources naturelles vous avez protégées.

Les conséquences positives annuelles du service de déchiquetage d’Iron Mountainen Amérique du Nord

  • 7,65 millions d’arbres de 15 mètres préservés
  • Économie de 12 milliards de litres d’eau
  • 408 millions de kilos de papier recyclé
  • 457 milliers de tonnes de papier
  • 122,5 millions de kilogrammes de polluants atmosphériques
  • 0,99 million de mètres cubes en réduction des déchets
  • Économie de 1,8 de kW/heure d’électricité
  • Économie de 784 millions de litres de pétrole

Services Complémentaires

Gestion de Documents

Le monde des documents commerciaux connaît une croissance vertigineuse, comme en témoignent les milliards de documents papier, les billions de courriels et les exaoctets de documents électroniques produits et qui, tous, doivent être gérés avec prudence et économie pendant toute leur durée de conservation. Iron Mountain propose un large éventail de services en impartition répondant aux défis de la gestion de documents et de la maîtrise des coûts, de la réduction des risques et de l’accès et de la protection de l’information à chaque étape, de la création à la destruction de documents.

Transition Vers les Documents Électroniques

En confiant à Iron Mountain la transition de l’imprimé à l’électronique, vous impartissez la numérisation sans retirer les dossiers placés en entreposage sécuritaire. Mieux encore, vous pouvez réduire les coûts en ne faisant numériser que certains documents selon vos besoins. Un document est retiré de la boîte, balayé et replacé en entreposage sécurisé. Vous pouvez consulter l’image en toute sécurité au moyen de l’application Digital Record CenterMC 1 pour l’archivage numérique, la télécharger dans votre système de gestion du contenu électronique, ou l’image peut vous être envoyée en tant que fichier chiffré. En intégrant la conversion de vos documents par Iron Mountain à votre plan de transition au format électronique, vous rendez cette étape plus économique et sécuritaire.

Hébergement D’images

Bon nombre d’entreprises ne peuvent maintenir une logithèque interne d’images. Si vous souhaitez accéder à vos images en ligne sans prévoir d’infrastructure, pensez au centre de gestion de documents pour l’archivage numérique d’Iron Mountain. Facile à déployer et à administrer, ce service sécurisé et hébergé élimine les coûts d’investissement et améliore le niveau de conformité. Des outils de recherche avancés permettent aux utilisateurs autorisés de récupérer rapidement les dossiers numériques par Internet en tout temps.

Gestion des Dossiers Actifs

Si vous avez des salles d’entreposage de dossiers dont le service est assuré par vos employés, nos Solutions ActivFileMC peuvent réduire les coûts, libérer de l’espace et assurer l’uniformité. Nous groupons d’abord vos documents actifs dans l’une de nos installations ou dans l’une des vôtres. Nous procédons ensuite à la récupération, au classement, à l’interclassement et à d’autres activités reposant sur les pratiques exemplaires qui réduisent les risques, accélèrent la recherche et respectent les exigences de conformité. Les Solutions ActivFile sont hautement évolutives. Elles assurent une migration économique vers le format électronique lorsqu’elles sont jumelées aux services de conversion des documents d’Iron Mountain.

Services de Divulgation de Documents Électroniques et de Soutien en cas de Litiges

Iron Mountain fournit une gamme de services d’archivage et de divulgation de documents numériques comprenant l’archivage de courriels et de messages, l’archivage d’images, l’archivage d’images médicales, la surveillance du contenu et la divulgation de données électroniques. Notre éventail complet de solutions englobe le service StratifyMD d’Iron Mountain qui consiste en des solutions et des services hébergés ou installés sur place utiles pour l’évaluation préliminaire de dossiers ou l’examen et la production de documents. Nous nous associons aux clients pour créer les éléments supplémentaires dont ils ont besoin pour assurer leur conformité, notamment les politiques, les procédures, la sensibilisation des employés, le suivi et la vérification de programme, la formation sur les lois et les règlements. De plus, nous aidons les clients à gérer et à documenter leurs programmes de manière économique en mettant à leur disposition notre capacité de production de rapports, nos outils et notre savoir-faire uniques.