La conversion de vos documents papier en documents électroniques peut vous apporter des avantages considérables : une réduction de l’espace nécessaire pour entreposer des documents matériels, la rationalisation de l’accès et de la diffusion de l’information au sein de votre entreprise ainsi que la réduction des frais de gestion de documents. De nombreux pièges peuvent pourtant miner l’efficacité de la solution d’imagerie. En vous appuyant sur le savoir-faire d’Iron Mountain, vous pourrez mettre en œuvre un nouveau programme de conversion de documents ou revoir la conception de votre programme actuel en étant assuré d’atteindre vos objectifs sans les investissements colossaux, les longs délais et les résultats ambigus associés à une solution interne.

La solution d’Iron Mountain vous permet de :

  • Assurer le soutien de vos procédures électroniques
  • Réduire vos frais d’entreposage
  • Effectuer des recherches et des récupérations plus rapidement
  • Accéder à vos documents à l’endroit et au moment qui vous conviennent
  • Gagner sur les plans de l’évolutivité et de la fiabilité
  • Mettre en place de nouvelles capacités sans mise de fonds significative

Une Approche Judicieuse En matiére de Numérisation

Dans votre cas, la numérisation de la totalité de vos documents ne constitue peut-être pas la solution la plus rentable. Les solutions d’Iron Mountain vous offrent une numérisation intelligente adaptée aux exigences d’accès à vos différents types de documents.

Les documents ou les éléments de document — comme la page de garantie personnalisée de votre police d’assurance — les plus fréquemment consultés sont toujours numérisés. Les documents rarement consultés ne sont numérisés que si vous en faites la demande. Ces documents sont numérisés rapidement au moyen de notre service Image on DemandMC1.Un programme de numérisation bien conçu et sélectif peut entraîner une réduction substantielle des coûts de conversion tout en permettant de respecter les exigences en matière d’accès aux documents.

Conversion de documents Antérieurs

Si vous accumulez des documents papier dont la gestion et l’entreposage se révèlent coûteux, Iron Mountain peut vous aider à instaurer des procédures rapides et efficaces tout en exécutant pour vous la conversion massive de ces documents sous forme électronique. La conversion de documents antérieurs permet de réduire ou d’éliminer l’entreposage de documents sur place en plus de faciliter la recherche, la consultation et la diffusion de ces documents.

Des outils Web exclusifs offrent des moyens efficaces de déceler les documents superflus en vue de les éliminer de façon sûre, sans que votre personnel ne soit tenu d’examiner le contenu de chaque boîte.

Conversion de documents quotidiens

Comme de nombreux types de documents sont créés initialement sur papier, les entreprises souhaitent généralement les convertir rapidement sous forme électronique afin de les intégrer aux déroulements des opérations électroniques. Les experts d’Iron Mountain peuvent vous aider à instaurer une procédure de conversion qui s’intégrera sans heurt à vos processus opérationnels actuels. Nous pouvons effectuer la conversion de documents, qu’il s’agisse d’une solution à l’interne ou impartie.

Imagerie à la demande

Le service d’imagerie à la demande est une solution rentable de conversion convenant aux documents imprimés récupérés peu fréquemment. Plutôt que de numériser tous les documents, ce qui peut s’avérer coûteux et, généralement superflu, vous pouvez impartir une bibliothèque complète de documents à Iron Mountain. Les utilisateurs pourront ainsi demander au besoin la numérisation de certains documents « à la demande ». Ces documents sont récupérés, puis numérisés rapidement, et par conséquent, accessibles en l’espace de quelques heures. Ce service où vous ne payez que pour les services demandés permet de réduire les coûts car seuls les documents sélectionnés sont numérisés.

Saisie de documents par un ordinateur de bureau

Les outils servant à la saisie de documents par un ordinateur de bureau vous permettent de numériser efficacement des documents répartis à divers endroits en les rendant accessibles en vue d’être récupérés par vos utilisateurs finaux. Vos employés les mieux formés à ce chapitre, soit vos travailleurs du savoir, indexeront les documents et leur attribueront des codes à barres dans le cadre du déroulement normal des opérations. Les documents sont ensuite convertis localement en image à l’aide d’un numériseur, d’un photocopieur ou d’un télécopieur, puis transmis à un serveur d’Iron Mountain. Après quoi, ils sont accessibles pour les besoins de recherche et de récupération. La procédure de saisie de documents demeure sous votre gestion; les documents sont gardés à l’interne durant leur traitement.

Radiographie à la demande

Le service de radiographie à la demande (RAD) est un service de numérisation offert aux établissements de soins de santé qui stockent leurs films radiographiques chez Iron Mountain. Lorsqu’une étude radiographique particulière est demandée, Iron Mountain récupère, numérise, puis convertit le film en format DICOM (Digital Imaging and Communications in Medicine). Le film est ensuite indexé et crypté pour des raisons de sécurité, puis transmis au système d’archivage et de transmission d’images (PACS) du client ou au système d’archivage PACS hébergé par Iron Mountain pour consultation, impression ou téléchargement immédiats.

Numérisation d’anciens films radIographiques

Nous pouvons également planifier, puis gérer, un important projet de numérisation d’anciens films visant à convertir votre bibliothèque de films radiographiques.