Obtenez Rapidement des Réponses
Faits de l’Industrie :
56 % des services des RH en Amérique du Nord expliquent
qu'ils désirent principalement modifier le processus
dans le but de donner aux employés plus de temps
pour se concentrer sur des questions stratégiques.
— SharedXpertise. “Global HR Transformation Report.” 2010.
Défis Commerciaux
À l'heure actuelle, les services des
ressources humaines sont soumis
à une pression énorme pour
livrer aussi vite que possible les
informations pertinentes aux personnes
intéressées. Mais lorsque
vous devez gérer des demandes
compliquées émanant de clients
internes, de vérificateurs, d'avocats
plaidants et d'organismes
de règlementation, ce n'est pas
chose facile.
Ajoutez à cela des volumes de
plus en plus importants de documents
papier et électroniques à
gérer et vous verrez que les défis
ne cessent de se compliquer.
Les documents des RH étant
entreposés dans des installations
décentralisées et dépourvues
d'un processus d'entreposage
standardisé, vous passerez plus
de temps à chercher un document
en particulierqu'à vous concentrer
sur des tâches clés. Et lorsque
vous ne parvenez pas à trouver ce
dont vous avez besoin, non seulement
votre temps de réponse aux
demandes internes en souffre,
mais vous courrez également
le risque de mettre en péril la
sécurité d'informations délicates,
d'échouer aux vérifications et de
ne pas être en mesure de répondre
rapidement aux demandes
juridiques et règlementaires.
Les Répercussions Sur Votre Entreprise
Plus le nombre de documents est important, plus il devient compliqué de
trouver ce dont vous avez besoin pour répondre rapidement aux demandes
internes et externes.
Lorsque des tâches manuelles vous ralentissent, vous disposez de moins
de temps pour vous concentrer sur les questions clés.
Ignorer le statut ou l'emplacement d'un document spécifique vous rend
vulnérable à de nombreux risques, qu'ils soient d'ordre juridique ou liés à
la conformité.
Et si Vous Pouviez…
livrer les bonnes informations aux bonnes personnes en temps opportun?
libérer plus de temps et de ressources afin d'aborder les questions clés?
gérer les documents des RH afin de tenir votre entreprise à l'écart de tout
problème?
Ce Que Vous Obtenez...
- Des capacités de gestion et
d’entreposage de documents
normalisées et centralisées qui vous
permettent de trouver facilement ce
dont vous avez besoin, quand vous
en avez besoin.
- Plus de temps et de ressources à
consacrer aux initiatives d’affaires
stratégiques.
- La possibilité de démontrer la chaine
de possession aux vérificateurs,
avocats plaidants et organismes de
règlementation.
La solution de ressources humaines
d’Iron Mountain offre une panoplie
de fonctions, y compris :
- des services de conversion de documents;
- des services d’hébergement de
documents;
- des services de gestion de documents.
La solution vous aide à mieux gérer
et normaliser vos processus de RH
afin que vous puissiez :
- trouver ce dont vous avez besoin –
rapidement;
- être prêt à tout;
- vous concentrer sur vos initiatives
clés.
Succès de Client
À la suite d’une période
de croissance
rapide, une entreprise
d’ingénierie et
de construction avait
besoin de numériser
et de gérer
de façon centralisée plus de 28 000 documents
de RH de 9 emplacements.
Iron Mountain a mis en oeuvre une
solution de ressources humaines qui a
tiré parti de la capacité nationale de ses
centres d’imagerie afin de numériser
et d’entreposer rapidement et en toute
sécurité les documents de l’entreprise.
Les Résultats
- Amélioration de la gestion et de l’accessibilité
des documents de RH
- Renforcement de la chaine de possession
d’information délicate
- Réduction des besoins d’entreposage
sur place
Rationalisation du Déroulement
des Activités de RH
En utilisant le potentiel des Services
de conversion de documents
d’Iron Mountain et de notre réseau de
centres de gestion de documents et
d’imagerie, vous disposerez d’un processus
éprouvé et reproductible vous
aidant à gérer plus efficacement vos
documents de RH. Par exemple, vous
pouvez convertir vos anciens documents
papier en format électronique,
au besoin, et rendre ainsi d’importants
fichiers de RH rapidement et facilement
utilisables par tous les utilisateurs
dans l’ensemble de l’entreprise.
Vous pourrez centraliser l’entreposage
de documents papier et électroniques,
ce qui vous assurera un accès rapide
à vos documents essentiels en tout
temps. Ainsi, vous serez en mesure de
répondre aux clients internes et aux
demandes de vérification et de divulgation
dans les meilleurs délais.
Accessibilité et Conformité
Améliorées
En stockant vos documents dans un
format normalisé et consultable, vous diminuez le nombre de documents
mal classés et pouvez trouver rapidement
et fournir exactement ce que
vous cherchez, et ce, à partir de votre
bureau. En outre, étant donné que tout
le personnel de RH peut consulter le
même référentiel hébergé, comme leDigital Record CenterMC for Imagesd’Iron Mountain, vous passerez moins
de temps à parcourir des documents
inutiles et plus de temps à mettre en
oeuvre les initiatives importantes de
l’entreprise.
Vous pourrez également veiller à la
sécurité et à l’intégrité continues de
votre information délicate en protégeant
la chaine de possession des documents
physiques et électroniques lorsqu’ils
sont en transit ou archivés. En indexant
et en organisant vos documents selon
de bonnes pratiques éprouvées, vous
serez bien placé pour démontrer votre
conformité aux vérificateurs et organismes
de règlementation et fournir
rapidement l’information pertinente en
cas de demandes de divulgation ou liées
à un litige.