Solution De Gestion De Documents Centralisée

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La gestion cohérente de tous les documents — actifs et inactifs, quel que soit l’endroit où ils se trouvent — est essentielle pour assurer la conformité. De nombreuses entreprises font actuellement appel à plusieurs systèmes pour gérer leurs documents actifs sur place et à d’autres systèmes pour gérer les documents inactifs hors site. Une solution centralisée permettant de gérer les documents pendant tout leur cycle de vie, de la création à la conservation et à l’élimination, peut contribuer à réduire le coût global de l’entreposage et de la gestion des documents de l’entreprise tout en diminuant les risques liés au respect de la réglementation.

LOGICIEL ACCUTRACMC D’IRON MOUNTAIN

Le logiciel Accutrac d’Iron Mountain vous permet d’assurer le suivi et la gestion des documents actifs et inactifs, où qu’ils se trouvent, et de veiller à ce qu’ils soient conformes à vos politiques. Accutrac accroît l’uniformité et réduit les risques grâce à la gestion de la classification, de l’indexation, de la conservation, de la mise en suspens pour des raisons juridiques, et de l’élimination des documents.

Lorsqu’il est intégré aux systèmes de gestion de contenu de l’entreprise, Accutrac impose les mêmes règles à la gestion de vos documents électroniques en vue d’un contrôle accru. Accutrac assure la gestion centralisée des documents pendant tout leur cycle de vie :

  • il contribue à la réduction des risques sur les plans juridique, réglementaire et de la conformité en fournissant des pistes de vérification claires;
  • il assure la maîtrise de tous les documents à même une interface unique;
  • il offre un accès en temps réel aux documents entreposés à Iron Mountain aux fins de récupération;
  • il procure un effet de levier en ce qui a trait aux investissements consacrés aux systèmes de gestion du contenu

MAÎTRISE DES DOCUMENTS PHYSIQUES

Que vous cherchiez à obtenir une meilleure maîtrise des documents physiques entreposés dans les classeurs des différents services ou à optimiser une salle de dossiers, le logiciel Accutrac vous procure l’ensemble de fonctions dont vous avez besoin pour gérer avec efficacité et conformité vos documents physiques importants.

Le logiciel Accutrac prend en charge l’éventail complet des fonctions nécessaires à la gestion de documents physiques, ce qui comprend:

  • des modèles de description de boîtes ou de dossiers personnalisables qui permettent de créer des caractéristiques d’indexation en fonction de différents types de documents;
  • des fonctions de recherche et de requête;
  • des fonctions de gestion de l’inventaire des documents actifs, comprenant l’établissement du code à barres de l’emplacement et de l’article comme tel, ainsi que le déroulement systématisé des opérations d’extraction et d’archivage;
  • des fonctions de conservation conformes à la norme DoD 5015.2, comprenant la définition de calendriers de conservation, la classification, le calcul automatique de la date d’élimination et une procédure systématique de destruction et d’élimination;
  • des pistes de vérification qui font état des transferts des documents à divers emplacements pendant leur cycle de vie, éliminant ainsi les formulaires de transmission sur papier et les demandes de création de boîte;
  • une fonction de sécurité fondée sur les rôles permettant la gestion de l’accès individuel ou collectif aux documents;
  • une interface Web robuste qui facilite la mise en œuvre tout en réduisant le coût de possession;
  • des fonctions de génération de rapports de base et personnalisés prises en charge par Crystal ReportsMD.

ACCÈS EN TOUTE TRANSPARENCE AUX DOCUMENTS CONSERVÉS PAR IRON MOUNTAIN

Grâce aux services Web d’Iron Mountain, le logiciel Accutrac procure un accès rapide et fiable aux documents entreposés à Iron Mountain au moyen d’une interface Web unique et conviviale. Cette fonctionnalité vous permet de gérer efficacement vos dossiers et vos demandes quotidiennes, de rationaliser la récupération de documents, d’être prêt en cas de litiges et de vous plier aux exigences de conformité.

INTÉGRATION DE MICROSOFTMD OFFICE OUTLOOKMD

L’intégration native de Microsoft Office Outlook vous permet de faire glisser et de déposer aisément vos messages de courriel et de les classer sous forme de documents dans le référentiel d’Accutrac. Vous pouvez consulter tous les documents intégrés à Accutrac, que ces derniers se trouvent dans des boîtes ou soient des dossiers ou des courriels, directement à partir d’Outlook. Pour les clients d’Iron Mountain, l’intégration permet de soumettre des demandes de cueillette et de récupération directement à partir de Microsoft Outlook, ce qui simplifie le déroulement des opérations de gestion des documents actifs et inactifs.

GESTION AUTOMATISÉE DES DOCUMENTS ÉLECTRONIQUES

Aujourd’hui, les gestionnaires de documents font face à un dilemme : comment puis-je atteindre mon objectif de conformité sans perdre mes investissements actuels? Nombre d’entreprises ont déjà investi considérablement dans un système de gestion du contenu. Même si ces systèmes excellent sur le plan de l’accès et du déroulement des opérations, nombre d’entre eux ne possèdent même pas les fonctions de base nécessaires à la gestion conforme de documents.

Accutrac peut optimiser votre système de gestion du contenu en appliquant la série complète des fonctions de gestion conforme et de conservation aux documents électroniques déjà gérés par ces systèmes. Accutrac tire parti des investissements déjà consacrés à la technologie grâce à l’application d’une procédure d’intégration éprouvée qui prend en charge un large éventail de systèmes de gestion du contenu et de bases de données. Vous pouvez donc gérer les documents de façon uniforme, sans égard au format ou à l’emplacement. Ce guichet unique donnant accès à tous les documents assure en toute cohérence et en toute exactitude le suivi, la gestion et la mise en application des politiques, de même que l’accès à celles-ci dans l’ensemble de l’entreprise.

Accutrac s’intègre à IBMMD FileNet pour garantir une gestion cohérente de l’accès et des politiques.

GESTION CONFORME DE DOCUMENTS

Accutrac aide les entreprises à observer les exigences juridiques et réglementaires grâce à un programme cohérent et conforme de gestion de documents harmonisé aux politiques enregistrées. Le logiciel Accutrac est une application homologuée selon la norme DoD 5015.2 qui fournit des procédures programmables à l’échelle de l’entreprise permettant le classement et l’indexation de documents en vue d’en assurer la gestion, la mise en suspens pour des raisons juridiques et l’élimination définitive.

Iron Mountain fournit un large éventail de services professionnels, allant de la configuration et de l’installation, à la mise en place et à la formation pour une mise en œuvre efficace vous permettant de tirer meilleur parti de la valeur d’Accutrac. De plus, les services d’experts-conseils d’Iron Mountain proposent l’expertise combinée de plus de cinquante conseillers qui peuvent puiser à même le savoir-faire inégalé d’Iron Mountain dans les domaines de la conservation de documents, de la gestion de documents, de la divulgation électronique et de la confidentialité des données. Iron Mountain offre actuellement des services à la majorité des entreprises figurant au palmarès Fortune 1000 ainsi qu’à de nombreuses autres entreprises de divers secteurs.

CONFIGURATION MINIMALE

Logiciel

  • MicrosoftMD Windows ServerMD 2003 Standard x64 Edition, Entreprise x64 Edition, ou Datacenter x64 Edition avec le Service Pack 1 ou plus récent
  • MicrosoftMD SQL ServerMD 2005 avec option de recherche plein texte
  • Version 6 ou plus récente d’Internet Information Server (IIS) (nécessaire seulement pour l’installation d’un client léger)

Matériel

  • Ordinateur multiprocesseur ou multicœur de 2,0 GHz ou plus rapide
  • Mémoire vive de 4 Go
  • Espace disque libre de 100 Go s’il s’agit de l’installation recommandée (de l’espace de stockage supplémentaire peut être nécessaire selon les besoins de stockage de données)