Solutions ActivFileMC

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Programme de gestion de documents entièrement imparti

De nombreuses entreprises entreposent et gèrent actuellement des dossiers actifs en utilisant leurs propres installations et personnel, tout en envoyant leurs documents inactifs à l’extérieur pour qu’ils soient entreposés dans une installation d’Iron Mountain. Bon nombre d’entreprises confient de plus en plus en impartition la gestion de leurs dossiers actifs hors site, tirant avantage de l’expertise, de l’infrastructure et du personnel d’Iron Mountain.

PARTENARIAT AVEC LE CHEF DE FILE DE LA GESTION DE L’INFORMATION

En Amérique du Nord seulement, des milliers d’entreprises utilisent déjà un large éventail des services de gestion de l’information proposés par Iron Mountain pour la gestion de volets précis de leurs activités de gestion de documents. Le programme de solutions ActivFileMC d’Iron Mountain combine ces services pour constituer un programme de gestion de documents actifs entièrement imparti qui vous permet de réduire de façon substantielle les coûts liés à la gestion de documents et aux activités complexes à ce chapitre.

Iron Mountain saura collaborer avec vous pour concevoir une solution personnalisée qui s’intégrera en toute transparence à ses processus opérationnels. Le processus commence par l’évaluation de la gestion de l’information exécutée par une équipe d’experts en gestion de documents. Les conclusions de cette évaluation approfondie vous procureront une feuille de route de vos activités actuelles de gestion de documents.

Voici certains des services ActivFile hors site:

  • entreposage de documents physiques, y compris sur rayon ouvert ou en boîte;
  • vérification de la fermeture de dossiers;
  • reclassement de feuilles libres et contrôle des versions;
  • livraisons planifiées de documents physiques;
  • conversion de documents;
  • archivage hébergé de documents électroniques;
  • diverses options de livraison des versions électroniques de documents.

INTÉGRATION DES DOCUMENTS IMPRIMÉS AUX NOUVELLES PROCÉDURES ÉLECTRONIQUES

En plus de vous fournir des services de gestion de tous vos actifs, Iron Mountain peut vous procurer des services d’imagerie et d’entreposage hébergé de vos documents électroniques. Le service Image on DemandMC 1 vous permet de ne numériser que les documents dont vous avez besoin, au moment où il vous les faut, ce qui se traduit par des économies substantielles sans sacrifier la rapidité et la facilité d’accès à vos documents. En fait, Iron Mountain peut souvent diffuser les documents plus rapidement que si un document physique était récupéré d’une salle des dossiers sur place.

En outre, grâce au Digital Record CenterMC 2 pour l’archivage d’images et au service Image on Demand, les documents peuvent être consultés et diffusés en format électronique, rendant moins nécessaire l’entreposage sur place de documents physiques. Compte tenu du coût élevé de l’immobilier, la gestion des dossiers peut réduire les frais d’entreposage des documents.

MÉTHODES UNIFORMES GARANTIES

Pour les entreprises qui éprouvent des difficultés à gérer leurs documents actifs à plusieurs endroits et qui doivent souvent faire appel à des gestionnaires de documents à temps partiel, l’impartition de cette tâche à Iron Mountain leur permet de s’assurer que les dossiers sont gérés de façon cohérente suivant des pratiques exemplaires conformes aux règlements.

SIMPLIFICATION DE LA GESTION DE DOCUMENTS ET HAUSSE DES POSSIBILITÉS DE REVENUS

La mise en œuvre du programme commence par le regroupement de documents actifs et inactifs en un système unique géré par Iron Mountain. Vos documents sont stockés et gérés dans une installation d’Iron Mountain ou dans une installation spécialisée conçue pour répondre à vos besoins particuliers. L’espace ainsi libéré peut être consacré à des activités rémunératrices. Ce regroupement réduit l’accumulation des dossiers de pointage ainsi que le temps et les efforts consacrés à la gestion des dossiers, au tri des documents et à la supervision du personnel; ce qui permet de réduire considérablement les coûts du programme interne de gestion de documents actuel.

LA TECHNOLOGIE À LA FINE POINTE RÉDUIT LES COÛTS ET AUGMENTE L’ACCÈS AUX DOCUMENTS

Iron Mountain garantit que vos documents sont disponibles pour récupération 24 heures sur 24, sept jours sur sept et qu’il est possible de les demander en passant par le portail Iron Mountain ConnectMC. Iron Mountain Connect fournit aux utilisateurs autorisés l’accès rapide et sécuritaire à vos documents. Cet outil unique sur le Web aide votre personnel grâce à ses fonctions puissantes et polyvalentes de génération de rapports, de recherche, de récupération de dossiers et de suivi intégrées à une interface conviviale et intuitive dont l’utilisation requiert une formation minimale.

CARACTÉRISTIQUES PRINCIPALES DU PROGRAMME

Le programme lié aux solutions ActivFile d’Iron Mountain comprend tous les éléments dont vous avez besoin pour atteindre vos objectifs en matière de gestion de l’information.

  • Mise à profit des installations et des infrastructures existantes. Vous avez le choix entre diverses options quant aux emplacements, qu’il s’agisse des vôtres ou de ceux d’Iron Mountain; tirez parti des systèmes informatiques et de logistique d’Iron Mountain pour maintenir vos coûts peu élevés.
  • Regroupement des documents conservés sur place et excédentaires. Tous les documents sont entreposés, organisés et indexés de manière centralisée au moyen d’une séquence commune des dossiers.
  • Allègement des opérations de mise à jour des dossiers. La récupération de documents, le classement, l’interclassement et toutes les autres activités de gestion de l’information sont exécutés par du personnel spécialisé fourni par Iron Mountain.
  • Entreposage, classement sur rayon ouvert et dans des boîtes. Prise en charge de documents de divers formats.
  • Iron Mountain Connect. Procure en permanence un accès en ligne à tous les fonds documentaires ainsi que des fonctions puissantes de production de rapports, de recherche et de suivi des dossiers.
  • Ententes personnalisées relatives aux niveaux de service. Les niveaux de services sont établis dès le départ et ils tiennent compte de la distance et de la situation de votre établissement.
  • Tarification fixe annuelle. Les niveaux de services sont établis dès le départ et ils tiennent compte de la distance et de la situation de votre établissement.
  • Image on Demand. Les activités de numérisation imparties facilitent la livraison des documents et permettent l’intégration des données historiques au système de gestion de contenu électronique.
  • Destruction protégée de documents. Ce service assure la destruction en bonne et due forme des documents et la gestion automatique des calendriers de conservation.
  • Logiciel AccutracMC.Le logiciel Accutrac d’Iron Mountain constitue une solution complète de gestion de documents qui permet de gérer les documents actifs et inactifs, quel que soit l’endroit où ils se trouvent. Ces fonctionnalités vous permettent de gérer efficacement vos dossiers et vos demandes quotidiennes de service envoyées à Iron Mountain, de rationaliser la récupération de documents, d’être prêt en cas de litiges et de vous plier aux exigences de conformité.