Comment Concevoir Un Programe Efficace À La Fois Pour Le Personnel Et Pour L’entreprise?

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L’Économie De L’Information :Au Croisement De La Valeur, Du Risque Et Du Coût

L’économie de l’information consiste à gérer et exploiter les données créées et reçues par une organisation en vue d’améliorer les résultats. Chaque entreprise a besoin d’une stratégie globale de gestion de l’information visant à limiter les risques, à assurer la conformité, à réduire les coûts et aujourd’hui, avec l’émergence des mégadonnées, à préparer les données pour l’analytique. L’économie de l’information apporte une stratégie globale et collaborative qui aide les organisations à optimiser la valeur de leurs données et à limiter les risques à chaque étape: création initiale des documents et des données, exploitation pendant toute leur durée de vie et destruction sécurisée.

Le Personnel Et Les Processus En Harmonie Parfaite

Les Organisations Doivent S’assurer De Traiter L’information Comme Un Atout

Dans les chapitres précédents de ce livre électronique, nous avons vu comment réduire les coûts de la gestion de vos documents, tirer la valeur maximale de vos données et atténuer les risques. Dans ce chapitre, nous verrons comment élaborer un programme de gestion des documents et données intégrant le personnel et les processus en harmonie.Les organisations doivent non seulement gérer l’information en considérant les risques éventuels, mais aussi s’assurer de traiter l’information comme un atout.

La Nécessité De Centraliser La Gestion De L’information

L’information implique une bonne gestion. 25% des organisations affirment que leur volume de documents papier occupe environ 35% de leur espace de bureau1. Selon des recherches, le personnel est 26,5 % plus efficace s’il peut accéder à l’information plus rapidement et facilement2. De plus, la non-conformité peut entraîner des amendes allant jusqu’à 1000000$CA3. La mauvaise gestion de l’information a par ailleurs un effet négatif sur les clients. Une étude récente révèle qu’en matière de service à la clientèle, 77% des clients détestent par-dessus tout être transférés d’une personne à une autre et devoir répéter leur demande4. Il est donc essentiel d’avoir les bonnes données à portée de main, au besoin.

En tant que professionnel de l’information, vous comprenez ces faits. Il vous faut cependant vous assurer que chaque personne de votre organisation comprend ce qui est en jeu ici: comment réduire les coûts de stockage de l’information, rendre accessibles les données fréquemment utilisées et protéger ces données contre les risques. Vos documents contiennent de l’information pouvant vous aider à comprendre les demandes effectuées par vos clients par le passé, et donc à prédire ce dont ils auront besoin à l’avenir et quand ils en auront besoin. La science des données est une discipline organisationnelle qui peut vous fournir de nouvelles manières d’organiser et de valoriser l’information.

1AIIM 2014 – An update from the battlefield
2Association for Information and Image Management
3 UK Information Commissioners Office
4 2014 Paper Light Attitudinal Research Campaign

La Situation Actuelle

La gestion de l’information gagne en importance au fur et à mesure que le succès des entreprises repose de plus en plus sur les données. La prise de contrôle de vos données nécessite cependant l’implication des employés. Le succès dépend largement de votre capacité à convaincre les intervenants les plus expérimentés comme les autres employés.

48% Des Entreprises Utilisent Les Données Pour Prendre Des Décisions D’affaires...

48% des entreprises affirment aujourd’hui utiliser régulièrement les données pour prendre des décisions d’affaires, mais seulement 16% peuvent se prévaloir de permettre à leurs employés d’accéder aux données dont ils ont besoin de manière pratique à analyser4. Bien que l’importance de l’information augmente, l’implication des employés semble donc quelque peu en retrait.

La motivation et l’implication des employés à tous les niveaux de l’organisation en matière d’utilisation des données sont donc primordiales pour la performance globale. Pour la plupart des employés, l’écart est grand entre "c’est intéressant " et " je peux utiliser cette information". L’information doit être pertinente pour les employés, pour que ceux-ci s’impliquent. Ils doivent également être en mesure de visualiser un objectif, une cible, la manière dont l’utilisation des données peut contribuer à leur succès comme à celui de l’organisation. 53% des répondants à une étude menée en 2015 par l’Economist Intelligence Unit ont indiqué que les initiatives liées aux données sont plus couramment descendantes, soit du haut vers le bas dans l’organigramme d’une organisation. Voir la direction montrer l’exemple est inspirant pour ceux qui se trouvent à un niveau hiérarchique inférieur. Toutefois, la formation initiale et de mise à niveau des employés se place deuxième dans les tactiques d’implication des employés et d’adoption de l’analytique des données (48%) les plus efficaces, après l’exemple donné par la direction5.

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