Information sur la gestion des documents: Contrats: votre technologie est-elle adaptée?

Bien souvent créés par un comité puis soumis à de multiples révisions, les contrats peuvent s'avérer difficiles à suivre. Parmi tous les documents que vous devrez gérer et archiver, c'est à eux qu'il vous faudra veiller tout particulièrement. Votre entreprise en dépend.

Les quatre défis les plus fréquents des contrats

Auquel de ces défis faites-vous face actuellement?

  • Résolution des problèmes d'intégrité, de gestion du risque et d'accès pour des contrats créés selon différentes variables et sous différents formats (électronique et papier).
  • Maintien de la chaine de possession et contrôle des couts lors de l'envoi des contrats par les parties intéressées par courrier ou messager.
  • Gestion des différents exemplaires d'un contrat.
  • Récupération rapide des contrats à la demande.

La stratégie: Suivi du déplacement des documents

Une étude a montré qu'une gestion améliorée des contrats pouvait faire économiser à une entreprise 2 % de ses couts annuels totaux si elle élimine du processus les problèmes liés aux écarts et la non-conformité.1 Alors, pourquoi ne pas commencer tout de suite?

Ceci explique fort probablement pourquoi vous ne l'avez pas fait jusqu'ici : Pour y arriver, vous devrez tout d'abord admettre le fait que votre entreprise gère et entrepose encore la grande majorité des contrats de vos clients, de vos fournisseurs et de vos partenaires commerciaux, ainsi que les ententes sur les niveaux de services, les politiques et calendriers tarifaires sur papier – le tout dans différents endroits. Entre autres inconvénients, une telle situation empêche vos collègues du service à la clientèle, des finances ou du service juridique d'accéder aux contrats, et il en est de même pour toutes les personnes qui ont besoin d'accéder rapide et en toute sécurité à ces documents.

Autre raison majeure pour laquelle les contrats représentent un vrai défi en matière de gestion de documents : ils ont généralement été rédigés par un comité et sont donc sujets à de multiples révisions et modifications – ce qui nécessite l'enregistrement de multiples versions temporaires. Une fois rédigé, un contrat doit être signé – ce qui signifie un ou plusieurs exemplaires. Ces exemplaires papier qui circulent sont susceptibles d'être perdus, avec risques d'intrusion.

Vous pensez que tout ira bien une fois les signatures obtenues? Eh bien, devinez quoi : Les contrats en vigueur sont ceux pour lesquels la probabilité d'un renouvèlement ou d'une révision est la plus élevée, relançant le cycle encore et encore. Alors, quelle serait le meilleur moyen de contrôler la création, la gestion et l'archivage des contrats?

Une des solutions consiste à définir un système de gestion des contrats. Une telle infrastructure permet aux équipes des ventes de tirer profit de modèles prédéfinis de contrat. Ces cadres de travail, généralement mis au point par l'équipe de tarification ou de développement commercial de l'entreprise et par son service juridique, permettent à l'équipe des ventes de créer rapidement des contrats standard – et de les transmettre aux personnes intéressées à des fins d'analyse qualité et d'approbation.

Un éditeur international crée une solution d'envergure mondiale

Un bel exemple de système de gestion de contrats nous a été fourni par un éditeur international dont la croissance rapide et les nombreuses acquisitions avaient généré une somme considérable de contrats non standardisés, entreposés dans une multitude d'emplacements différents. Lorsque l'entreprise a décidé de regrouper ces milliers de contrats dans un nouvel emplacement, elle a réalisé qu'elle devrait consolider plusieurs index de documents afin d'en permettre l'accès au niveau international.

La solution de gestion des documents adoptée par l'entreprise a apporté trois grandes améliorations:

  • Permettre un traitement plus rapide du paiement des créanciers et des clients, améliorant ainsi le service à la clientèle.
  • Regrouper des milliers de formats de contrats non standardisés sous un unique système d'index précis et accessible au niveau international.
  • Tirer parti du système existant de gestion des documents, au besoin, afin de réduire les risques et de fournir un meilleur contrôle de la gestion des contrats.

Plus rapide et moins cher

Un autre cas exceptionnel de gestion des contrats met en scène une entreprise présente dans plus de 100 pays et affichant un revenu de plus de 11 milliards de dollars. Cette entreprise s'est rendu compte que bien qu'il lui était rarement (voire jamais) nécessaire d'accéder à grand nombre de ses contrats, des évènements prévisibles et nécessitant une action rapide (les renouvèlements par exemple), un litige et la diligence requise pouvaient changer cette situation en une seconde.

Malheureusement, les processus manuels de gestion des documents de l'entreprise (y compris l'entreposage des documents sur site, aux possibilités de recherche limitées) freinaient la mise en œuvre d'un plan d'accès rapide. La transmission d'un document était également laborieuse, nécessitant qu'un employé le télécopie, l'expédie ou crée un fichier PDF pour l'envoyer par courriel en pièce jointe.

La solution? L'entreprise a mis sur pied un système complet de saisie et de gestion, procurant un accès sécurisé décentralisé à ses contrats et à ses ententes. Son architecture comprend la conversion des documents et l'archivage de copies numériques de 100 000 contrats, qui sont maintenant facilement accessibles aux employés du service juridique et aux personnes autorisées. De plus, ce nouveau système a considérablement amélioré l'accès décentralisé aux documents tout en réduisant les couts d'entreposage des documents sur site. Une double réussite.

Bien faire les choses

Le système qui résoudra finalement l'énigme de la gestion des contrats inclura un répertoire central des documents contractuels. Ce centre de contrôle devra convenir aussi bien aux documents contractuels papier que numériques. Si c'est le cas, vous pourrez alors sécuriser tant l'accès aux documents que la chaine de possession et l'intégrité des données, et en assurer le suivi. Une architecture de ce type vous permettra également de ne numériser que les contrats nécessaires. Une « numérisation éclairée » permet aux parties intéressées de transmettre des conditions de contrats précises et mises à jour, tout en consolidant les couts fréquemment noyés dans l'ensemble de l'entreprise. De plus, votre entreprise pourra tirer parti d'un accès plus rapide aux données contractuelles afin d'accélérer les cycles de ventes et de renouvèlements, faciliter la comptabilisation des produits et améliorer le service à la clientèle.

Ces différents cas le prouvent clairement : contrôlez vos contrats et vous profiterez d'un meilleur contrôle de votre entreprise.

Suggestions d'Iron Mountain:

Amélioration de l'efficacité des contrats en quatre étapes

  1. Centraliser vos archives. Les documents patrimoniaux sont souvent dispersés dans toute l'entreprise. Regroupez-les et indexez-les afin que l'équipe du service juridique puisse y accéder – ainsi que tout employé d'un autre service qui en aurait besoin.
  2. Numériser dès le début. Eh oui, le papier domine encore largement le monde des contrats. Mais, même si vous dépendez encore des copies papier, une numérisation des contrats en amont vous permettra de simplifier le processus d'indexage, d'entreposage et d'accès.
  3. Former chaque service. Il est bien connu que l'adoption d'un système de gestion des contrats numérique plus centralisé peut causer un véritable choc culturel d'entreprise. Évitez cette situation en planifiant une formation théorique – plus particulièrement en ce qui concerne les problèmes liés à la chaine de possession.
  4. Prendre conseil en collaborant avec des experts. Optimiser la gestion des contrats représente un certain nombre de défis à relever mais vous n'êtes pas obligé de le faire seul. Des consultants pourront vous indiquer des méthodes plus efficaces de gestion des documents et d'entreposage des dossiers physiques, tout en mettant en œuvre les outils intranet qui permettront aux employés de bénéficier d'un accès plus efficace aux documents.