Information sur la gestion des documents : Répondre aux angoisses liées à la gestion des rapports de frai

Les reçus aux fins de l'impôt et les factures de restaurant sont des documents qui doivent être enregistrés, traités et archivés pour référence ultérieure. Mais comment maitriser cette montagne de paperasse que génèrent les rapports de frais?

Rapports de frais :

Les cinq défis les plus fréquents de la gestion des documents

Auquel de ces défis faites-vous face actuellement?

  • Conservation des documents pour les vérifications
  • Gestion d'un environnement complexe de documents sous deux formats : papier et électronique
  • Collecte d'informations de façon systématique auprès d'employés en déplacement
  • Traitement rapide et précis des rapports afin de répondre aux attentes des employés
  • Traitement rapide des remboursements

La stratégie : Simplifier chaque étape

Un rapport de frais peut sembler sans importance – un petit-déjeuner à l'aéroport par ici, un plein d'essence par là. Cependant la somme de toutes ces bribes d'informations est cruciale, non seulement pour les résultats de votre entreprise, mais aussi pour le moral de vos employés. Il est déjà assez ennuyeux pour les employés d'avoir à remplir les rapports et à « faire les additions », mais quand en plus ils doivent patienter un temps infini avant d'être remboursés – ce qui revient pratiquement à accorder un prêt sans intérêt à leur employeur – leur impatience est justifiée.

Que faire pour accélérer un processus qui génère traditionnellement des tonnes de paperasse? Il vous faut un système qui vous permette d'accélérer la vérification des rapports de frais, de regrouper des rapports de frais probablement dispersés dans toute l'entreprise, de retrouver d'anciens rapports de frais à des fins de vérification et d'en assurer le suivi.

Le premier problème qui se pose : format papier ou format électronique. De nombreuses entreprises gèrent actuellement des systèmes hybrides, pour lesquels un rapport de frais numérique – probablement conçu à partir d'un modèle de feuille de calcul – est appuyé par des liasses de reçus papier originaux. Quel problème ce schéma pose-t-il? Tout d'abord, celui du contrôle des couts. Il est difficile de traiter efficacement des rapports de frais dans un tel environnement mixte. Les gestionnaires de documents doivent sans cesse faire la navette entre différents systèmes pour retrouver des fichiers, définir des pistes de vérification et assurer la cohérence des traitements de conservation et de destruction de différents types de documents. Ceci étant dit, la numérisation des reçus pourrait bien être votre première option pour une amélioration du système.

De plus, une architecture hybride complique l'entreposage et l'archivage. Et bien que vous puissiez à l'évidence numériser et archiver toutes ces pièces justificatives, la récupération rapide des documents devient alors un problème. Ceci est particulièrement vrai lorsque de nombreux intervenants ont besoin d'accéder aux documents à différents stades du cycle de dépenses, pour la collecte, l'enregistrement ou le remboursement des reçus.

Une fois les remboursements effectués, vient alors le problème de la conservation des documents. Définir un schéma de conservation viable est la clé du système. Les documents doivent demeurer accessibles en prévision des futures vérifications. Cependant, conserver des documents indéfiniment coute cher, c'est un processus complexe et généralement inutile.

Résoudre tous ces problèmes peut nécessiter l'intervention d'un spécialiste en gestion de documents – particulièrement si vous utilisez un logiciel de rapports de frais doté de son propre mode de collecte et d'enregistrement des informations relatives aux dépenses. Intégrer un tel système « maison » à un nouveau système de gestion simplifiée des rapports de frais représente un défi encore plus grand si vous avez pour objectif un remboursement exact et rapide des employés.

Suggestions d'Iron Mountain :

Amélioration de l'efficacité des rapports de frais en cinq étapes

  1. Adopter une stratégie hybride de gestion de documents. Élaborez un plan qui convient tant aux documents papier qu'aux fichiers numériques. Créez des copies image au besoin.
  2. Passer au traitement numérique dès que possible. La déclaration des frais étant toujours liée aux reçus papier, pensez à numériser ces derniers afin de simplifier autant que possible le processus de vérification.
  3. Examiner votre calendrier de conservation des documents de dépenses. Votre calendrier mentionne-t-il que vous deviez garder les documents « indéfiniment »? Si oui, vous perdez probablement de l'argent. Les spécialistes en conservation de documents sauront vous aider à déterminer le moment opportun de destruction des documents anciens. Une période de sept ans peut être suffisante, et les conserver plus longtemps pourrait aller à l'encontre de certaines consignes règlementaires.
  4. Mettre en œuvre un projet pilote. Si vous examinez de près votre procédure de déclaration des frais, vous découvrirez à coup sûr certaines anomalies. Un programme pilote à portée limitée vous permettra de tester votre nouvelle stratégie de façon restreinte avant de passer à une révision complète de toute l'entreprise.
  5. Consulter des experts. Créer un système de gestion optimale des rapports de frais peut représenter tout un défi mais vous n'êtes pas obligé de le faire seul. Des consultants pourront vous indiquer des méthodes plus efficaces de gestion des documents et d'entreposage des dossiers physiques, tout en mettant en œuvre les outils numériques qui vous permettront de simplifier le traitement des rapports de frais, de faciliter le travail du service des Comptes fournisseurs et de satisfaire les employés.