Information sur la gestion des documents: Documents des RH: Un nouvel outil stratégique génial

Les conditions économiques actuelles obligent-elles votre service des ressources humaines à optimiser ses procédures de recrutement, tout en permettant à votre entreprise de réaliser encore plus d'économies? Vous pourrez atteindre ces objectifs en considérant les opérations et les documents des RH comme des outils stratégiques.

Les cinq défis les plus fréquents des RH

Auquel de ces défis faites-vous face actuellement?

  • Maintien de la chaine de possession des documents sensibles ainsi que de leur accessibilité
  • Mise à jour des documents actuels à des fins de vérification et de conformité
  • Gestion de l'inaccessibilité et autres inefficacités reliées à la ventilation des données
  • Création et mise à jour d'un plan de reprise après sinistre
  • Protection et sécurité des documents hautement confidentiels

La stratégie: les RH = Acteurs essentiels

Les incertitudes sur le plan économique persistant, les services des Ressources humaines jouent un rôle de plus en plus important en aidant les entreprises à réduire leurs couts – souvent parallèlement à une baisse des effectifs. Mais une avalanche de documents, le plus souvent sur papier, peut nuire à l'efficacité d'un service de RH.

Un des atouts majeurs de réduction des couts dont dispose un service des RH est un processus de recrutement fiable. Engager le bon employé au poste qui lui convient permet de réduire de façon substantielle le temps de formation ou, dans le pire des cas, les couts de remplacement d'un nouvel employé en cas d'échec.

Les services des RH doivent également conserver des données détaillées sur les employés. Un fichier papier contient en moyenne 29 pages : depuis la demande d'emploi et autres courriers jusqu'aux régimes d'avantages sociaux et aux évaluations de rendement. Les entreprises et leurs services de RH doivent également gérer les couts que représente la conservation de ces documents ou autres fichiers. Voyez vous-même : Une entreprise de 10 000 employés traite par an plus d'un million d'opérations liées à sa main-d'œuvre, pour un cout unitaire oscillant entre 10 $ et 50 $.*

Évidemment, ces documents deviennent inutiles si les RH ou tout autre service ne peuvent y accéder. C'est la raison pour laquelle le classement, l'indexation et l'entreposage des informations fournissent aux RH un nouveau niveau de contrôle stratégique sur l'ensemble de leurs dossiers.

Un obstacle d'envergure face aux services de RH

Avant qu'un service de RH puisse bénéficier de cet avantage stratégique de gestion de l'information, il devra relever d'importants défis. Par exemple, la plupart des entreprises sont ensevelies sous une tonne de paperasse. De plus, la vétusté des logiciels et de l'équipement entrave l'évolution – un scénario qui n'est hélas que trop connu de la gestion des RH d'une entreprise internationale de technologie de l'information. L'entreprise avait entreposé ses documents RH sur microfiches pendants des décennies. Mais la vétusté de l'équipement ne lui permettait tout simplement plus de traiter l'augmentation exponentielle du nombre de dossiers directement liée au départ en retraite de toute une génération d'employés baby-boomers. Les pannes d'équipement rallongeaient considérablement le temps de réponse – plusieurs jours dans certains cas.

Et comme si ces défis n'étaient pas suffisamment ardus, n'oubliez pas que...

  • Les services des RH doivent également tenir compte de la règlementation relative à la conservation des documents émanant des instances gouvernementales tant au niveau fédéral que provincial.
  • Selon la législation entourant la divulgation d'informations, les entreprises doivent mettre en suspens certains documents pour raison juridique jusqu'à ce que toute utilisation les concernant ait cessé.
  • Une grande partie des documents des RH est régie par le règlement sur la protection des renseignements personnels. Les entreprises doivent donc s'assurer que ces renseignements demeurent utilisables, accessibles et en parfaite sécurité.
  • Les fusions et acquisitions tout comme le développement inhérent à la mondialisation imposent une pression supplémentaire aux infrastructures de gestion des documents des RH.

La méthode hybride: Gérer les couts, favoriser les pratiques exemplaires, devenir un expert

Les services des RH à la recherche d'efficacité choisiront de numériser tous leurs documents papier et de centraliser les dossiers. Et c'est effectivement la solution, comme l'a découvert une institution financière internationale. Cette entreprise avait choisi de mener un projet pilote de 60 jours afin de tester une nouvelle approche hybride de gestion des données, utilisant à la fois les documents papier et les fichiers numériques afin de faciliter sa nouvelle stratégie des RH.

En optant pour une solution hybride, les RH pourront réduire les couts, accroitre la productivité et prendre en charge différentes pratiques commerciales qui aident les entreprises à prospérer. Mais ils ne pourront pas le faire seuls. De plus en plus d'entreprises se tournent vers des prestataires de services – des experts ayant déjà investi en technologie numérique et bénéficiant d'une grande expérience – pour l'élaboration et l'exécution d'une stratégie hybride de gestion des documents qui permettra à leur services des RH d'atteindre leurs objectifs.

Quelle que soit la méthode que vous utiliserez pour augmenter votre efficacité en matière de gestion des documents de RH, vous êtes assuré d'être en bien meilleure situation que lorsque vous avez commencé – et peut-être deviendrez-vous même un acteur essentiel du processus.

Suggestions d'Iron Mountain:

Amélioration de l'efficacité des RH en cinq étapes

  1. Réduire la paperasse. Un trop grand volume de papier vous fait tout simplement perdre votre temps et votre argent.
  2. Opter pour une approche hybride. Bien que l'option du « tout numérique » ait de gros avantages, elle demeure une chimère ou une solution irréalisable pour la plupart des entreprises. Entreposer les documents papier inutilisés ou les archiver sur microfilm tout en numérisant les informations les plus demandées peut procurer les mêmes avantages à moindre cout.
  3. Trouver un partenaire de confiance. Un partenaire d'expérience disposant d'installations d'entreposage et de la technologie numérique peut aider vos RH à atteindre leurs objectifs plus rapidement et plus d'efficacement.
  4. Mettre en œuvre un projet pilote. Un programme pilote à portée limitée permettra aux RH de tester une nouvelle stratégie de façon restreinte avant de l'étendre à toute l'entreprise.
  5. Appliquer des pratiques exemplaires pour améliorer l'accessibilité. Iron Mountain conjugue une technologie de pointe et des pratiques exemplaires à un strict contrôle de la chaine de possession pour assurer la sécurité de vos documents et en faciliter l'accès.