Information sur la gestion des documents: Produits pharmaceutiques: Trouver le bon remède pour une saine gestion des documents

Qui dit secteur pharmaceutique dit données scientifiques brutes, secrets de fabrication et renseignements exclusifs – autant d'informations que vous devez conserver avec une sécurité maximale. Mais par où commencer?

Les trois défis les plus fréquents de la gestion des documents pour le secteur pharmaceutique

Auquel de ces défis faites-vous face actuellement?

  • Protection contre la perte, la détérioration ou les dommages potentiels des carnets de laboratoire le plus souvent uniques, rarement en double exemplaire.
  • Autorisation d'accès aux documents confidentiels pour les groupes de recherche, tout en assurant le maintien d'une sécurité maximale et le respect des procédures de chaine de possession.
  • Respect des exigences de conservation à long terme et de poursuite des opérations (y compris les caractéristiques de médias de remplacement).

La stratégie: Protéger et sécuriser vos travaux

Les compagnies pharmaceutiques et les organismes de recherche investissent des sommes considérables en recherche et développement, dans l'espoir que les travaux de leurs scientifiques débouchent sur des brevets et des produits de grande valeur. Avec de tels enjeux, la sécurité des documents est vitale pour une entreprise en termes d'intégrité et de réussite sur le marché.

Mais comme vous le savez peut-être, l'entreposage et la récupération des documents de recherche présentent un défi tout-à-fait unique : de nombreux chercheurs utilisent toujours les classiques carnets de laboratoire pour noter les résultats de leurs expériences – le plus souvent à la main. Tous ces documents doivent être conservés sur une longue période. Et s'ils contiennent des secrets de fabrication ou des renseignements exclusifs, ils doivent être placés sous haute surveillance. Mais parallèlement à cela, il se peut que les chercheurs souhaitent que le milieu scientifique ait accès à leurs découvertes, ce qui requerrait alors un moyen d'accès simple mais sûr.

Quelle est la bonne approche? Voici un exemple : un grand centre de recherche, leader mondial de l'étude de la toxicomanie et de l'alcoolisme, souhaitait protéger ses carnets de laboratoire (lesquels contenaient une foule de notes de recherche cruciales) sans pour autant en limiter l'accès au milieu scientifique. Afin de répondre à ces deux exigences contradictoires, le centre de recherche a trouvé un programme de numérisation sûr permettant de conserver les carnets de notes eux-mêmes tout en en facilitant l'accès. Le centre a procédé à la numérisation des carnets tout en créant des copies supplémentaires entreposées hors site à des fins de reprise après sinistre.

Le résultat : le centre de recherche a réussi à préserver le contenu de ses carnets d'une valeur inestimable grâce à la numérisation haute définition. Il a assuré le maintien de l'intégrité des données tout au long du processus de numérisation grâce à une chaine de possession stricte, pour finalement assurer la conservation de ses documents. Qui plus est, tout ceci a été réalisé tout en courant le moins de risques possibles.

Médias de remplacement et défis du déroulement des opérations

La prochaine étape : satisfaire les exigences de conservation à long terme des documents de votre entreprise. Dans le secteur pharmaceutique, il se peut que vous deviez appliquer des règlements concernant l'archivage des documents qui émanent de différentes agences gouvernementales et d'organismes de contrôle du secteur de la santé. (La FDA elle-même a du mal à respecter sa propre politique de conservation des documents.) Vous devez être prêt aujourd'hui, dans un avenir proche, et à plus long terme, à vous adapter aux spécifications des médias de remplacement (certaines desquelles ne sont même pas encore répandues) qui entreront en jeu.

Bien entendu, la gestion des documents dans le secteur pharmaceutique ne se limite pas à rechercher des documents scientifiques et des carnets de notes. Chaque transaction commerciale génère également son lot de paperasse émanant de différents services comme les comptes fournisseurs et les Ressources humaines. La gestion de toutes ces données nécessite elle aussi une sérieuse simplification. Les entreprises peuvent rationaliser et optimiser le déroulement des opérations quotidiennes dans ces domaines, que la solution repose sur l'entreposage économique des documents physiques ou sur un programme de numérisation permettant d'accéder aux informations archivées grâce à un outil intranet.

Étant donné l'ensemble des défis bien spécifiques que représente la gestion des documents pour les compagnies pharmaceutiques, il est logique de rechercher assistance et conseils auprès d'experts qui sauront vous aider à tirer parti de votre système actuel tout en vous préparant pour l'avenir, un avenir où science veut dire brevets, c'est-à-dire des produits qui génèreront des revenus.

Suggestions d'Iron Mountain:

Amélioration de la gestion des documents du secteur pharmaceutique en quatre étapes

  1. Commencer par les données scientifiques brutes. Il s'agit d'informations essentielles dont la protection doit être assurée avec le plus grand zèle. Toute réflexion concernant l'entreposage et la gestion des documents doit commencer ici.
  2. Privilégier la sécurité avant tout. Que votre plan d'entreposage concerne des documents physiques, numériques ou les deux, privilégiez leur sécurité avant de penser à en faciliter l'accès. Définissez dans le cadre de cette stratégie un contrôle centralisé afin que seule une poignée de personnes de confiance puisse accorder les privilèges d'accès aux documents.
  3. Numériser les fichiers à la demande. Tenez compte de la fréquence d'utilisation des données, de leur importance et de l'urgence d'y accéder afin de déterminer quels documents papier devraient être numérisés.
  4. Consulter des experts en gestion de documents sécurisée. Une gestion optimale et parfaitement sure des documents est un défi commun à beaucoup d'entreprise. Mais heureusement, vous n'êtes pas obligé de le faire seul. Des consultants pourront vous indiquer des méthodes plus efficaces de gérer les documents et d'entreposer les dossiers physiques, tout en mettant en œuvre les outils qui permettront aux seules personnes autorisées de bénéficier d'un accès sécurisé aux documents.