Intégrité des données : corriger les données manquantes

Défis pour l'entreprise

Comme la plupart des entreprises, vous avez des documents, entreposés sur place et chez des fournisseurs, qui ne sont pas visés par votre calendrier de conservation et qui ne sont pas conservés conformément aux lois, aux règlements ou aux exigences de votre entreprise. Comment savoir ce qui peut être détruit sans savoir si avez le droit de le détruire? Entreposer 10 000 boîtes de documents désuets pendant 10 ans peut coûter environ 300 000 $, sans compter les coûts liés à la divulgation.1

Vous avez pensé à détruire les documents en fonction de leur âge, mais certains font l'objet d'une mise en suspens ou d'une ordonnance de conservation permanente pour des raisons juridiques. Pire encore, certains documents sont gérés en fonction d'un calendrier de conservation distinct, ce qui constitue un grave manquement à la conformité. Vous perdez beaucoup de temps à chercher de l'information sans savoir si vous la possédez. Votre centre de gestion de documents atteindra bientôt sa capacité maximale, mais vous ne disposez d'aucun moyen pour déterminer ce qui peut être stocké en mémoire froide pour libérer de l'espace sans répercussions sur le fonctionnement et les frais d'exploitation.

Les effets sur vous

  • Si vos documents ne sont pas indexés correctement, vous aurez de la difficulté à trouver l'information qu'il vous faut et les coûts liés à la communication de documents augmenteront.
  • Vous pourriez payer pour entreposer inutilement des documents parce qu'ils ne figurent pas dans votre calendrier de conservation et ne peuvent donc pas être détruits.
  • Vous exposez votre entreprise à des risques en matière de conformité si les documents anciens ne sont pas gérés conformément à la politique applicable.
  • Vous ne pourrez pas prendre de décisions éclairées en matière d'espace de stockage si les renseignements sur vos documents sont incomplets.

Et si vous pouviez...

  • Trouver rapidement de l'information exacte?
  • Classer et détruire les documents dont vous n'avez plus besoin de façon légalement admissible?
  • Appliquer sans difficulté votre calendrier de conservation à vos anciens documents physiques?
  • Déterminer les types de documents qui devront probablement demeurer actifs indéfiniment?

Projet Intégrité des données : corriger les données manquantes

Offert exclusivement par Iron Mountain, le service Intégrité des données repose sur une vaste base de données de règles de classement fondée sur l'expertise que nous avons acquise au fil des années en entreposant l'information de nos nombreux clients. Ainsi, vous saurez quels documents, classés sur place ou à l'extérieur, peuvent être détruits grâce à notre fonction exclusive de gestion de la conservation qui calcule systématiquement les dates de destruction conformément à votre politique de conservation. Nos spécialistes peuvent vous aider à configurer, à optimiser et à appliquer les codes appropriés aux documents visés par une ordonnance de conservation, ainsi qu'à normaliser et à mettre à jour les métadonnées de façon à les uniformiser et à en faciliter l'accès. De plus, vous pouvez exploiter la puissance de notre analyse des récupérations de documents entreposés sur place pour relever ceux dont l'archivage à l'extérieur serait moins coûteux afin de libérer de l'espace et d'accroître l'efficacité de votre système d'archivage.

Les avantages qui vous attendent...

  • Réduction du volume d'anciens documents et des coûts d'entreposage.
  • Vous trouvez plus facilement l'information voulue.
  • Meilleur usage du temps et réactivité accrue des services.
  • Confiance lors des litiges et des audits.
  • Acquisition des connaissances requises pour appuyer les recommandations et les analyses de rentabilité en matière de gestion de l'espace d'entreposage.

Réussite de nos clients

Une multinationale offrant des services en technologie de l'information devait élargir l'application des exigences de conservation de son programme mondial de gestion des documents et de l'information. Avec l'aide d'Iron Mountain, la société a rapidement réglé les problèmes liés à la conservation de 180 000 boîtes de documents entreposées dans nos installations et ailleurs en classant environ 80 % de ces boîtes de documents grâce à notre solution Intégrité des données, puis elle a établi des critères de destruction valables en droit pour les documents restants qui avaient été entreposés sans métadonnées adéquates et dont elle ignorait pratiquement l'existence ou la nature.

Le résultat :

– Plus de 55 000 boîtes de documents physiques détruites.

– Plus de 150 000 $ d'économies en frais d'entreposage annuels.

– La diminution rapide du nombre de documents entreposés hors site a incité la haute direction à investir davantage dans son programme de gestion des documents et de l'information.


1Litigation Cost Survey of Major Companies | 2010 Conference on Civil Litigation | Duke Law School | Mai 2010