Audit d'inventaire : Choisissez comment prouver votre conformité

Défis pour l'entreprise

Les exigences liées à la preuve de sécurité et de protection de l'information que vous gérez ne cessent d'augmenter. Les exigences réglementaires et la nature confidentielle des renseignements qui vous sont confiés par vos clients génèrent un plus grand nombre de demandes visant à vérifier l'emplacement et l'intégrité physique de vos archives.

Vous devez démontrer que vous contrôlez les documents physiques que vous entreposez, et un audit d'inventaire peut prouver que votre programme de gestion des documents et de l'information est bien géré. Cependant, une telle vérification présente quelques défis que seule une solution parfaitement adaptée aux besoins de votre entreprise peut relever facilement.

Les effets sur vous

  • Vous pourriez devoir vous conformer aux exigences d'un vérificateur concernant le lieu d'entreposage et l'intégrité des documents entreposés.
  • Vous aimeriez prouver plus facilement à vos clients que leurs documents sont en lieu sûr.
  • Vous pourriez être chargé de prouver la bonne maîtrise de votre programme de gestion des documents et de l'information.
  • Vous pourriez être appelé à prouver la rentabilité de votre programme.

Et si vous pouviez...

  • Choisir une méthode d'audit de l'inventaire adaptée aux besoins précis de votre entreprise?
  • Obtenir rapidement des rapports d'audit en minimisant les répercussions sur vos activités?
  • Démontrer la conformité de votre programme de gestion des documents?
  • Profiter des plus récentes technologies de suivi des actifs?

Audit d'inventaire : Choisissez comment prouver votre conformité

Seule Iron Mountain vous offre un choix quant à la façon dont vous donnez la preuve de votre conformité. Vous serez en mesure de remplir les exigences d'un audit en fournissant la preuve que vos actifs sont entreposés dans les centres de gestion de documents d'Iron Mountain et en démontrant l'intégrité de ceux-ci de l'une des deux façons suivantes :

Balayage physique : Un balayage physique du code à barres offre un moyen économique de vérifier un pourcentage statistiquement significatif de l'ensemble de vos documents. Cette méthode permet de vérifier rapidement un grand nombre de boîtes avec un minimum de préparation tout en assurant une taille d'échantillon représentative du nombre total de boîtes entreposées.

Identification par radiofréquence (RF) : Si votre organisation a besoin d'une vérification totale de vos documents, vous pourriez tirer parti de la plus récente technologie de suivi des actifs pour exécuter des audits fréquents et rapides.

Fonctionnement

Vous planifiez des audits d'inventaire récurrents ou demandez un audit des documents que vous avez confiés à Iron Mountain.

Protocole d'audit

  • Vérification annuelle planifiée ou vérification sur demande
  • Vérification de l'intégrité des documents sur place ou par repérage RF
  • Gestion du programme d'identification RF des documents
  • Analyse des problèmes et des mesures à prendre
  • Rapport remis après chaque audit

Processus :

  • Votre équipe de gestion des comptes établit avec vous la portée de l'audit.
  • Vous confirmez ou fournissez la liste d'audit à l'intention des équipes de vérification.
  • L'étiquetage RF des documents commence (s'il y a lieu).
  • L'intégrité des boîtes est vérifiée lors de l'étiquetage.
  • Les vérifications sont effectuées et les résultats vous sont communiqués tout au long de l'audit dans le cas des périodes de conservation prolongées.
  • Les vérifications prennent fin et les résultats sont passés en revue avec vous afin d'entamer la recherche des boîtes manquantes, s'il y a lieu.

Le rapport d'audit comprend :

  • Le pourcentage de boîtes répertoriées et de boîtes trouvées selon le marché
  • Une analyse des causes profondes des écarts
  • Le pourcentage de boîtes trouvées s'il est inférieur aux prévisions, ainsi que les renseignements sur les causes de l'écart et les boîtes qui présentent un risque similaire
  • Les prochaines étapes recommandées, incluant les vérifications de suivi

Les avantages qui vous attendent...

  • La possibilité de choisir la forme d'audit correspondant le mieux à vos besoins
  • L'exactitude des renseignements fournis à la demande des vérificateurs et des autres intervenants
  • La capacité de prouver que votre programme de gestion de l'information et des documents est conforme et efficace
  • L'accès aux plus récentes technologies pour des audits fréquents et rapides

Réussite de nos clients

Une multinationale bancaire ayant racheté un cabinet de services financiers devait appliquer une politique de conservation aux documents de l'entreprise nouvellement acquise. À sa demande, Iron Mountain a procédé à un balayage physique d'un pourcentage statistiquement significatif des boîtes entreposées dans plusieurs centres de gestion de documents afin de répertorier celles dont l'intégrité était satisfaisante et celles qui n'étaient pas conformes aux normes. Les résultats de l'audit ont permis à la société bancaire d'établir les priorités de sa politique de conservation de documents sans avoir à vérifier l'ensemble de ses archives.

Le résultat :

– Réduction des coûts en mettant l'accent sur les comptes dont l'intégrité des documents laissait à désirer

– Exactitude des données sur les documents de tous les clients

– Légitimité renforcée de la conformité des audits et de la bonne gestion du programme de gestion de l'information et des documents de l'entreprise