RIM360 Contribuer à créer une valeur tangible pour l’entreprise

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Fait sur l’industrie :

80% des entreprises ont des politiques officielles, mais 64% d’entre elles ne les appliquent pas à l’échelle de l’entreprise.

Source: Rapport d’évaluation annuel de la conformité d’Iron Mountain : Une vue d’ensemble de la gestion unifiée des documents

Défis pour l’entreprise

La tâche de trouver les domaines où exercer le plus grand impact et générer une véritable valeur commerciale en utilisant votre programme de gestion des documents et de l’information (GDI). Vu la croissance fulgurante du nombre de documents de tous les formats et dans tous les domaines, découvrir où concentrer son énergie pour exercer le plus grand impact sur votre entreprise représente un véritable défi, surtout en présence de ressources limitées. Et comme dans la plupart des organisations, votre personnel consacre neuf heures par semaine à la recherche de renseignements demeurant introuvables, ce qui coûte en moyenne à votre entreprise 14 000 $ par employé. Il est clair que vous avez besoin de réponses maintenant.

Les effets sur vous

  • Parvenir à suivre le rythme de la croissance du volume et des types de renseig¬nements à gérer peut vous sembler impossible.
  • Vous voulez des conseils sur les moyens d’améliorer votre programme en fonction de vos besoins particuliers.
  • Vos tâches abondent, mais il est difficile de savoir sur quoi concentrer votre énergie pour produire le maximum d’effets.
  • Vous voulez obtenir l’appui, les ressources et le financement nécessaires pour que votre programme soit adopté le plus largement possible.

Et Si Vous Pouviez...

  • Profiter de l’avis d’experts qui vous aideront à déterminer sur quoi axer vos efforts pour générer la plus grande valeur commerciale possible de votre programme?
  • Avoir accès à des outils qui inciteront vos utilisateurs à changer de comportement et à appliquer votre politique dans l’ensemble de l’organisation?
  • Obtenir des conseils sur la façon d’établir un programme conforme tout en réalisant des économies réelles?
  • Collaborer avec un chef de file du secteur qui saura vous fournir les services parfaitement adaptés à votre situation particulière?

Réussite de nos Clients

Une grande institution financière mondiale ne parvenait plus à surmonter les défis croissants de son programme GDI. Cette institution avait besoin d’un partenaire en mesure de l’aider à trouver à quoi consacrer ses efforts pour que sa politique de gestion des documents soit mise en oeuvre et suivie dans toute l’organisation. Iron Mountain assure une ommunication d’information globale à même une vue unifiée de tous les aspects du secteur de la gestion des documents. L’institution a pu récupérer de l’espace précieux et accroître l’efficacité de ses processus en réalisant un projet de numérisation à grande échelle et en utilisant un contenant construit sur mesure pour stocker l’information. l’organisation a détruit en toute légalité 500 000 boîtes en s’appuyant sur un processus de classification système et a mis au point un programme interdisant l’archivage de toute boîte non accompagnée de métadonnées.

Solution de GDI 360 d’Iron Mountain

Vous avez besoin de réflexions et de procédures éprouvées pour passer de votre état actuel à l’état souhaité. Lorsque votre programme assure l’application uniforme de la politique et fait le lien entre l’information et les personnes de tous les coins du monde, de divers services ou utilisant divers flux de travaux, vous observerez les règlements qui vous régissent et prendrez des décisions d’affaires éclairées tout en réduisant le coût de possession.

Six domaines dans lesquels générer une valeur commerciale en utilisant la solution de GDI 360 d’Iron Mountain

  • Espace

    Décidez de façon raisonnée quels documents conserver sur place, ceux qu’il faut détruire et ceux à archiver à l’extérieur en toute sécurité et à coût abordable pour récupérer de l’espace précieux tout en ayant la possibilité de consulter les documents au besoin.

  • Application accélérée

    Obtenez de l’aide pour mettre au point un programme solide et crédible de gestion des documents et de l’information évalué par des indicateurs clés et étalonné par des pairs, dont la conformité est assurée en raison du changement de comportement des employés.

  • Regroupement

    Collaborez avec un seul fournisseur qui peut gérer l’ensemble du cycle de votre information à même une seule interface, éliminant ainsi les tracas de devoir traiter avec plusieurs fournisseurs, ce qui vous laisse vous concentrer sur votre entreprise.

  • Réduction

    Déterminez quels documents seront prêts à être détruits ou le seront éventuellement, sans ouvrir une seule boîte.

  • Uniformisation

    Associez les documents papier aux documents électroniques pour disposer d’une seule politique et d’un seul guichet d’accès à l’information. Les utilisateurs de l’ensemble de votre organisation seront en mesure de trouver, consulter, gérer et détruire les documents de tous types, y compris les documents entreposés chez d’autres fournisseurs.

  • Numérisation

    Trouvez rapidement ce dont vous avez besoin en numérisant les documents papier et en les indexant et en les classant avec exactitude.

Le résultat :

  • Accroissement de l’espace libre sur place et réduction des opérations coûteuses de numérisation et de stockage en confiant leur réalisation hors site à Iron Mountain.
  • Uniformité accrue de l’application du programme sur toute la planète.
  • Efficacité accrue des processus suivis par les employés.
  • L’institution financière dispose de temps pour se consacrer aux initiatives stratégiques.