Des exemples à suivre

Télécharger le PDF

Lorsque je rencontre des clients d’Iron Mountain, je suis frappé de constater à quel point les entreprises sont soucieuses de s’assurer que leurs processus et leur technologie de gestion de documents suivent les dernières méthodes de stockage, de protection et de gestion de l’information. En fait, la question que l’on me pose le plus souvent au sujet des documents est la suivante : « Que fournissez-vous à mes pairs et concurrents que vous pourriez me fournir à moi aussi? »

Au fond, les gens désirent s’assurer qu’ils demeurent au fait de l’évolution de leur secteur d’activité et qu’ils tirent le meilleur parti possible des pratiques exemplaires. C’est pourquoi, il tombe sous le sens de s’adresser au chef de file mondial des services de gestion de l’information pour sonder sa situation réelle. Nous avons cumulé expérience et savoir-faire aussi bien dans la gestion de l’information papier que numérique; nous sommes reconnus pour nos services de gestion impartis couvrant le cycle complet de l’information dans un monde axé sur les prestations à la demande. Cependant, malgré toutes nos connaissances et notre approche consultative qui vise à saisir l’ensemble des particularités de chaque milieu, nous constatons que nos clients veulent toujours obtenir plus de témoignages et de points de vue des autres clients.

Ils sont à la recherche de véritables histoires de réussite et veulent savoir comment les autres composent avec des enjeux difficiles, comme ceux-ci :

  • gérer les risques réels sur les plans de la réglementation et de la conformité;
  • procurer un accès facile à l’information, peu importe l’endroit;
  • assurer une numérisation économique des dossiers dont ils ont besoin, au moment nécessaire;
  • convertir les dossiers physiques au format numérique;
  • gérer les dossiers actifs et inactifs en toute transparence.

L’intérêt énorme suscité par les applications et les installations de clients réels nous a incités à rédiger ce livret à votre intention. Dans les pages qui suivent, vous verrez comment des entreprises diverses répondent à leurs besoins en gestion de documents et quels avantages elles tirent des solutions utilisées. Et, indifféremment de votre secteur d’activité, de la taille de votre entreprise ou de vos besoins particuliers, nous vous invitons à utiliser ces témoignages pour nous mettre au défi et nous aider à vous aider.

Nous espérons que vous apprécierez ce livret et nous vous souhaitons du succès dans vos entreprises.

Chris Churchill, Vice-président des Solutions de gestion de documents Iron Mountain

Alors que nous sommes à l’ère de l’économie du savoir, ou peut-être parce que nous y sommes, justement, les professionnels passent une grande partie de leur temps à chercher de l’information.

Ils déclarent que l’information surabonde et qu’elle est répartie dans trop de formats et trop d’endroits. L’information est disponible, mais pas à la portée de ceux qui en ont besoin. Cela s’explique par le fait que dans de nombreuses entreprises, l’information essentielle est trop fragmentaire, dispersée et diverse pour être d’une quelconque utilité.

Mais, on ne peut conclure que toutes les entreprises éprouvent les mêmes difficultés à cet égard. Certaines ont profité des découvertes exclusives et des pratiques exemplaires qu’Iron Mountain a su tirer de sa longue expérience diversifiée en matière de gestion de documents axée sur le cycle de vie pour jumeler la gestion des documents physiques et numériques et pour concevoir et instaurer un plan de conversion aux documents électroniques bien conçu.

Nos Solutions de gestion de documents (SGD) ont aidé ces géants de l’industrie et ces entreprises novatrices à établir des programmes complets et entièrement intégrés qui rendent compte de toutes leurs pièces commerciales et permettent de les consulter, quel que soit leur format ou leur lieu d’archivage.

TCes entreprises profitent de la relation avec un fournisseur unique qui les aide à migrer vers des processus électroniques sans déplacements inutiles ni rupture de la chaîne de possession de leurs documents. Et comme Iron Mountain peut également fournir des services de numérisation sélective, certains clients ont pu simplifier encore plus leurs procédures de gestion de documents.

Nous avons aidé des entreprises à évaluer leurs systèmes actuels de gestion de documents, les coûts qu’ils génèrent ainsi que leurs besoins à long terme.

Les clients d’Iron Mountain obtiennent un réel avantage concurrentiel et des résultats dignes d’une grande entreprise grâce à des solutions de gestion de documents de bout en bout, axées sur le cycle de vie de l’information, qui sont adaptées à leurs besoins particuliers. En voici des exemples :

  • Gestion de Documents Actifs : ce service est offert par l’intermédiaire de l’application ActivFileMC, un programme de gestion de documents actifs entièrement imparti qui aide à maîtriser les coûts. Cette solution regroupe, organise et indexe les documents imprimés, les images archivées et les images à la demande.
  • Conversion Sélective de Documents : ce service réduit considérablement le temps nécessaire pour consulter des documents et améliore tant la disponibilité que la sécurité de documents essentiels, comme les contrats, les dossiers des ressources humaines et les factures au moyen de leur conversion au format électronique.
  • Archivage Hébergé des Images : ce service est assuré grâce à une solution qui possède une capacité et une disponibilité impressionnantes, Digital Record CenterMC 1 pour l’archivage numérique. Cette solution permet l’archivage à long terme des documents ainsi que la récupération et la consultation des documents archivés, en tout temps, et de partout.
  • Logiciel de Gestion de Documents : la gestion est assurée par le logiciel AccutracMC, qui centralise le suivi, la gestion et la mise en application des politiques (y compris les mises en suspens) pour tous les documents, qu’ils soient actifs ou inactifs, pendant tout le cycle de vie de l’information, peu importe l’endroit.
  • Conseils sur le Déroulement des Opérations de Gestion de Documents : ces services mettent à profit le savoir-faire de nos experts en gestion de documents pour rationaliser les processus opérationnels, perfectionner le déroulement des opérations, améliorer les activités et soutenir les stratégies d’affaires globales.

Par la suite, nous collaborons avec eux pour mettre au point une solution gérée qui contribue à l’atteinte de leurs objectifs tout en rehaussant leurs points forts et leurs ressources.

Les clients des SGD d’Iron Mountain poursuivent les buts suivants en combinant la gestion des documents physiques et numériques :

  • améliorer la productivité des employés grâce à un accès rapide, réparti et simultané à tous les documents, quel qu’en soit le format;
  • protéger leur entreprise grâce à une conformité accrue et à des stratégies de reprise après sinistre;
  • gagner du temps et économiser en mettant une solution en oeuvre plus rapidement en contrepartie de dépenses d’équipement minimes ou nulles.

Les Solutions de gestion de documents d’Iron Mountain intègrent la gestion des documents physiques, des services d’imagerie et le stockage des documents électroniques, ce qui assure la gestion des renseignements de nos clients du début à la fin du cycle de vie de l’information. Nos solutions rendent l’information plus accessible et plus éclairante. Elles augmentent la conformité et la sécurité. Elles améliorent le déroulement des tâches ainsi que les processus d’affaires; tout cela réduit les coûts d’ensemble rattachés à la gestion de l’information et permet d’obtenir...

  • une réduction du risque,
  • une réduction des coûts,
  • une efficacité améliorée.

Atténuer les risques pour ass ass ass urer une plus gra ra nde conformité et une meilleure gouvernance

WComme des billions de documents papier circulent dans les entreprises, il est tout à fait normal qu’une partie d’entre eux soient perdus ou mal classés.

Chaque fois que cela se produit, les entreprises ne sont pas seulement passibles de lourdes amendes, mais elles s’exposent à des risques organisationnels élevés qui peuvent avoir des répercussions juridiques importantes et causer un tort irréparable à la réputation de l’entreprise et aux relations avec la clientèle.

Et pourtant, comme la mémoire institutionnelle des entreprises continue à reposer largement sur le papier, il semble qu’elles continueront à être longtemps aux prises avec les risques juridiques, réglementaires et de conformité associés aux documents physiques perdus ou endommagés.

Pour éviter de s’exposer à des risques indus, les entreprises doivent envisager l’archivage de documents sous un nouveau jour, en mettant l’accent sur la création de versions électroniques des documents physiques et sur la conservation des documents papier dans des lieux sûrs extérieurs.

Iron Mountain a aidé des entreprises de divers secteurs d’activité et de lieux différents à diminuer les risques en leur proposant un large éventail de ressources de conversion, de transport et d’entreposage de documents. Nous créons et mettons en oeuvre des procédures qui s’inspirent d’une approche axée sur les pratiques exemplaires en préparation, en numérisation, en classement et en vérification de la qualité des documents. En outre, les véhicules de nos parcs spécialisés transportent les documents physiques en adhérant à une chaîne de possession stricte et vérifiable, ce qui garantit la sécurité à toute épreuve des documents pendant leur transfert entre les établissements des clients et nos installations. Enfin, nous avons le souci de la sécurité lorsque nous bâtissons nos installations d’entreposage; la certitude que les documents physiques sont rangés à l’abri et en toute sécurité en tout temps est le gage d’une tranquillité d’esprit.

Comme notre expérience le démontre, la combinaison de nos procédés et de nos pratiques exemplaires de numérisation, de transport et d’entreposage fournit aux entreprises des moyens sûrs et fiables de protéger leurs documents et de réduire leur profil de risque général.

Un fournisseur mondial de produits médicaux

Le Défi du Client

La division des produits et services de diagnostic d’une multinationale de produits et services médicaux de premier plan cherchait une solution de conversion de documents économique et fiable capable de produire des gains d’efficacité et d’améliorer la sécurité des dossiers.

La Solution Proposée par Iron Mountain

Iron Mountain a proposé une approche intégrée et gérée intégralement de la conversion des documents qui faisait appel à des procédures sûres et efficaces ainsi qu’à la technologie requise pour répondre aux besoins de l’entreprise.

Les Retombées

Une fois la solution d’Iron Mountain mise en place, les employés autorisés ont eu plus facilement accès aux documents indispensables, ce qui a permis d’accroître la productivité et de réduire les coûts tout en éliminant les diverses zones d’exposition aux risques.

Avec des entreprises et des installations de recherche basées à des kilomètres de distance les unes des autres, sans compter les divers établissements parsemant la planète, la division des services et des produits de diagnostic d’une multinationale de produits médicaux avait besoin de l’imagerie numérique pour procurer aux employés autorisés un accès immédiat aux documents essentiels. Toutefois, comme le nombre et la nature des documents physiques continuaient à s’étendre, la société voyait les délais de conversion, d’expédition et d’entreposage des documents s’allonger, ce qui a commencé à susciter des inquiétudes au sujet de la sécurité lorsque les dossiers quittaient les installations. Comme les préoccupations au sujet des risques que posait cette procédure s’intensifiaient, la société a demandé à plusieurs fournisseurs qu’elle croyait à même de rationaliser le processus de conversion, de soumettre des offres.

Parmi tous les fournisseurs qui ont répondu à l’appel d’offres, seule Iron Mountain a été en mesure de démontrer sa capacité à remplir les attentes de la société sur les plans des procédures, de la sécurité et du coût. Nous avons mis sur pied une procédure intégrée qui commence par l’insertion sur place des dossiers dans des boîtes et le transport de ces boîtes dans nos véhicules protégés vers l’un de nos centres de gestion de documents. Dans les centres de gestion de documents, les documents sont préparés, numérisés, vérifiés et indexés par codage numérique et fusion, ce qui permet de réduire les coûts de conversion et les erreurs de saisie.

Lorsque cette étape est terminée, un DVD du matériel est envoyé à la société et téléchargé dans son système informatique, ce qui permet aux utilisateurs autorisés d’avoir accès immédiatement au contenu. Les documents originaux ainsi que les DVD de sauvegarde sont entreposés dans une installation d’Iron Mountain, garantissant ainsi une reprise complète et rapide advenant un désastre ou une interruption.

Depuis la mise en oeuvre, les documents essentiels de la société sont convertis plus rapidement et efficacement, et la qualité des documents convertis est grandement meilleure. En outre, la procédure sécuritaire assure la protection des documents en tout temps. Une méthode de chiffrement avancée ne donne accès aux données en ligne de l’entreprise qu’aux utilisateurs autorisés.

Une société pharmaceutique de premier plan

Le Défi du Client

L’une des sociétés pharmaceutiques de premier plan dans le monde était à la recherche d’une solution capable de convertir efficacement au format numérique plus de 25 millions de documents papier liés à la propriété intellectuelle, mais aussi de fonctions adéquates d’indexation, de suivi et de protection en ligne.

La Solution Proposée par Iron Mountain

Reconnaissant l’importance cruciale de la propriété intellectuelle de la société, Iron Mountain a instauré une solution en plusieurs phases afin de tenir compte de la portée entière du projet. La première étape a consisté à dresser un inventaire de tous les dossiers en numérisant le code à barres de chaque dossier et en rangeant le tout dans des boîtes d’archivage expédiées à Iron Mountain. Par la suite, afin d’assurer un suivi plus serré des documents, nous avons enregistré les données relatives aux boîtes et aux dossiers dans notre système de gestion de l’inventaire SafeKeeperPLUSMD. Les documents ont ensuite été préparés, numérisés, indexés, téléchargés dans un système d’archivage d’images et entreposés dans un endroit sûr.

Les Retombées

En fin de compte, la société s’est dotée d’un moyen de gérer ses documents importants de façon centralisée et a durci sa sécurité grâce au chiffrement et à d’autres mesures de protection électronique, réduisant ainsi le risque de perte ou de compromission des documents.

Une société technologique au premier rang mondial

Le Défi du Client

En raison des contrats et des ententes créés et conservés dans plus de 20 établissements répartis dans le monde selon des procédures manuelles fastidieuses, une société technologique mondiale devait trouver le moyen d’accéder rapidement à ces documents contractuels afin de mieux soutenir des initiatives, de respecter les exigences de conformité et de répondre aux actions en justice.

La Solution Proposée par Iron Mountain

Iron Mountain a mis au point une solution de bout en bout pour la saisie et la gestion des contrats et des ententes, de même que pour l’accès réparti et sûr à ces documents. La solution prévoyait la conversion ponctuelle de plus de 30 000 documents ainsi que la mise au point d’une procédure de numérisation et d’indexation de 2 500 documents nouveaux par semaine. De plus, nous avons fourni un service robuste d’archivage d’images facilitant la recherche et la récupération ainsi qu’un service d’entreposage hors site à l’une de nos quatre installations sécuritaires.

Les Retombées

La solution d’Iron Mountain contribue à faciliter la destruction en temps voulu des documents papier et électroniques, conformément au calendrier de conservation du client, ce qui améliore la conformité tout en réduisant les risques liés aux procédures de communication de la preuve et aux litiges.

Une société d’experts-conseils internationale

Le Défi du Client

Devant composer avec une réduction de l’espace servant à ranger les documents sur les avantages sociaux du personnel, une société d’experts-conseils internationale voulait créer des archives numériques centralisées de ces documents afin d’en généraliser l’accès et d’en améliorer la protection.

La Solution Proposée par Iron Mountain

Compte tenu de la nature délicate des dossiers, la société a fait appel à Iron Mountain pour établir une procédure pour la prise en charge de toutes les fonctions de préparation, de numérisation, d’indexation et de contrôle de la qualité.

Les Retombées

En mettant en place une solution complète et sûre d’imagerie et d’entreposage de documents, la société a été en mesure de mieux contrôler et protéger ses documents essentiels.

Une société nord-américaine du secteur de l’énergie

Le Défi du Client

Une société d’énergie nucléaire cherchait à réduire les risques découlant de l’entreposage sur place des modifications techniques (documents, dessins, photographies, rapports et autres documents relatifs à la conception et à l’amélioration continues de la centrale).

La Solution Proposée par Iron Mountain

Tirant parti de son expérience dans le secteur de l’énergie nucléaire, Iron Mountain a conçu un programme de numérisation qui prévoit le transport de la centrale de la société vers notre installation d’entreposage spécialisée, la conversion des documents de tous formats et sur tous supports ainsi que l’entreposage des documents après numérisation dans une installation sécuritaire.

Les Retombées

En convertissant ainsi ses modifications techniques, la société d’énergie a accru la sécurité de ses supports de sauvegarde et procuré un accès à distance aux utilisateurs autorisés. En outre, la société a pu saisir et préserver la documentation existante en réduisant l’espace occupé tout en éliminant les risques découlant de l’entreposage sur place des copies de ces documents essentiels.

Une compagnie de sécurité internationale

Le Défi du Client

Un fabricant mondial de systèmes, de logiciels et de matériel de sécurité, de produits d’accès automatisé et de sécurité résidentielle devait protéger ses codes de serrure à combinaisons, soit les codes servant à réinitialiser des systèmes de verrouillage défectueux, en éliminant les documents papier et en créant des sauvegardes de ces documents essentiels.

La Solution Proposée par Iron Mountain

Iron Mountain a livré une solution comprenant ses services de conversion de documents et le transfert des images numérisées dans le respect d’une chaîne de possession rigoureuse à chaque étape du processus.

Les Retombées

La solution d’Iron Mountain a aidé l’entreprise à libérer des locaux fort utiles et à protéger ses codes de serrure à combinaisons essentiels en cas de sinistre. En outre, la société est maintenant en mesure de traiter plus rapidement les requêtes de codes de serrure à combinaisons, améliorant ainsi le service à la clientèle.

Un centre de recherche universitaire

Le Défi du Client

L’un des centres d’étude de l’alcoolisme et de la toxicomanie les plus avancés dans le monde voulait préserver l’information contenue dans ses carnets de laboratoire sans restreindre la possibilité pour la communauté scientifique de les consulter. Ces carnets sont des documents essentiels qui renferment des données expérimentales de première importance.

La Solution Proposée par Iron Mountain

Conscient du fait qu’il fallait permettre la récupération et la consultation de ces documents en tout temps, le centre de recherche a demandé à Iron Mountain de lui fournir un programme de numérisation protégé à même de préserver les carnets tout en les rendant faciles d’accès. Nous avons donc élaboré une solution prévoyant la conversion des carnets de laboratoire afin d’en améliorer l’accès et créé des copies supplémentaires à stocker à l’extérieur du centre pour les besoins de reprise après sinistre.

Les Retombées

Grâce à notre aide, le centre de recherche est parvenu à préserver le contenu des carnets de laboratoire sous la forme d’images de haute qualité, de maintenir l’intégrité de l’information durant la procédure d’imagerie au moyen d’une chaîne de possession rigoureuse et de garantir la sauvegarde à long terme de ces documents, tout en améliorant son profil de risque général.

Un hôpital général

Le Défi du Client

Afin de régler une question litigieuse interne urgente, le chef de la protection des renseignements devait rapidement numériser environ 1 800 dossiers de patients, comprenant chacun approximativement 125 pages, en dix jours ouvrables.

La Solution Proposée par Iron Mountain

En huit jours, l’équipe d’Iron Mountain avait non seulement évalué les besoins du client, mais elle avait aussi terminé tous les travaux de numérisation et transféré les documents convertis sur quatre jeux de DVD pour livrer le tout à l’hôpital avant l’échéance.

Les Retombées

En lui remettant les documents électroniques demandés avant l’échéance prévue, Iron Mountain a aidé l’hôpital à échapper aux amendes qui lui auraient été imposées à défaut de fournir les documents requis dans le cadre de ce litige particulier.

A Major US Professional Sports League

Le Défi du Client

Une organisation sportive nationale devait relever le défi de gérer un nombre imposant de documents papier confidentiels et de contrats électroniques de multiples services tout en offrant à environ 100 employés le moyen de gérer les courriels comme s’il s’agissait de dossiers à partir de leur ordinateur.

La Solution Proposée par Iron Mountain

Iron Mountain a proposé une solution dans le cadre de laquelle l’organisation sportive passerait à la version la plus récente du logiciel Accutrac, qui comprend une nouvelle interface Web qui simplifie la mise en disponibilité des documents à tous les utilisateurs. En outre, la nouvelle version d’Accutrac intègre les images numérisées, procurant ainsi une interface unifiée pour la gestion des documents papier et électroniques.

Les Retombées

En installant la dernière version du logiciel Accutrac, l’organisation sportive a pu mieux gérer ses nombreux contrats, indifféremment de leur format ou de leur emplacement, et ainsi répondre plus efficacement aux exigences de conformité en cas de mises en suspens pour des raisons juridiques et améliorer les processus opérationnels en général.

Réduction des Coûts à Tous les Échelons

La société IDC estime qu’une entreprise comptant un millier de travailleurs gaspille de 2,5 à 3,5 millions de dollars par an à rechercher des renseignements inexistants, à rechercher en vain des renseignements existants et à recréer des renseignements introuvables.1

Étant donné le taux de croissance important du nombre de documents papier en Amérique du Nord, il est peu probable que les frais de gestion, de recherche, de récupération et d’entreposage de documents diminuent dans un avenir rapproché.

Et pourtant, en raison de l’ampleur de la propriété intellectuelle confinée dans des documents papier, les entreprises sont déchirées entre deux difficultés : maîtriser les coûts tout en continuant à faire progresser l’entreprise. Pour relever ces défis, les entreprises doivent repenser la manière dont elles gèrent la documentation papier. Au lieu d’entreposer ces documents sur place au moyen d’un système de classement inefficace et peu sécuritaire, certains documents papier doivent être convertis au format numérique afin d’être archivés et que seules les personnes autorisées puissent y avoir accès en toute sécurité, à peu de frais et au moment voulu.

Iron Mountain propose des solutions de numérisation et d’archivage qui aident les entreprises à réduire les frais liés à la gestion des documents papier, y compris ceux relatifs à l’entreposage, à la consultation, à la récupération et à la destruction. En établissant des procédures complètes de conversion de documents, nous pouvons transformer les documents physiques en documents numériques et les stocker dans des référentiels sécuritaires dans le respect des lignes directrices précises de l’entreprise en matière d’accès et de conservation.

Nous sommes reconnus depuis longtemps pour la prestation de solutions de numérisation et d’entreposage fondées sur des pratiques exemplaires auprès de clients du monde entier. Dans le cadre de chaque mandat qui nous a été confié, nous avons instauré un programme rentable qui a contribué à atténuer nombre des risques financiers et des amendes auxquels s’exposent habituellement les entreprises au moment de rechercher, de reproduire et de diffuser des documents physiques.

« Iron Mountain a toujours su s’adapter pour répondre aux besoins de nos unités fonctionnelles. Elle nous a aidés à maîtriser les coûts et à optimiser la valeur de nos procédures de gestion de documents. »

— Gestionnaire, services généraux du courrier et de la logistique, solutions technologiques pour l’entreprise, institution financière internationale

Une institution financière internationale

Le Défi du Client

L’une des plus importantes institutions financières au Canada avait besoin de gérer l’ensemble de ses documents associés tant aux opérations d’entrée de fonds que de sortie de fonds, tout en disposant d’un accès plus rapide et efficace à ces documents.

La Solution Proposée par Iron Mountain

L’institution financière a fait appel à Iron Mountain pour répondre à l’ensemble de ses besoins de gestion, c’est-à-dire le classement, l’archivage et la récupération en passant par le transport, la numérisation et la mise en ligne de ses pièces commerciales et documents actifs.

Les Retombées

Agissant à titre de conseillers de confiance au chapitre de la gestion de documents, les ressources d’Iron Mountain ont aidé la société à regrouper l’archivage, à rationaliser de façon notable la saisie et la récupération des documents et à réduire les coûts.

Exerçant ses activités partout au Canada et aux États-Unis, cette institution financière ne compte pas le nombre de transactions qui y sont effectuées et qui génèrent une quantité phénoménale de papier quotidiennement. Par exemple, chaque bout de papier que reçoit un caissier ou un guichet automatique, comme des chèques, des mandats ou des factures, doit être archivé tout en demeurant accessible pour consultation au besoin. L’institution envoyait ces documents à archiver à quinze centres d’entreposage distincts. Il fallait cinq jours pour classer un document et de trois à quatre jours pour le récupérer lorsque cela était nécessaire.

Après avoir effectué une analyse approfondie de ce mode de fonctionnement, le personnel d’Iron Mountain a décidé de revoir le processus afin de le rationaliser et de le rendre plus efficient. À présent, les documents sont ramassés quotidiennement par un messager interne pour être livrés à l’un des quatre grands centres de services au Canada, puis envoyés à notre centre de gestion de documents à Toronto. Les documents sont triés, classés et consultables par le personnel de la banque au moyen d’un système de requêtes par télécopieur.

Par exemple, si on veut vérifier le dépôt d’un client à une succursale, nous retrouvons le bordereau de dépôt et le transmettons à la banque dans un délai de 15 minutes pour une demande accélérée ou de 24 heures pour une demande normale.

En confiant à Iron Mountain l’entreposage de plus de cinq millions de dossiers papier actifs et la gestion de 98 % des demandes de documents, la banque a vu une réduction importante du temps nécessaire pour répondre à ces demandes, débouchant ainsi sur un meilleur service à la clientèle et une réduction du coût de ce processus.

Le centre médical Wyckoff Heights

Le Défi du Client

Le centre médical Wyckoff Heights, un hôpital d’enseignement de 350 lits situé à New York, visait à améliorer les soins donnés aux patients en facilitant l’accès aux dossiers.

La Solution Proposée par Iron Mountain

Iron Mountain a aidé le centre hospitalier à transformer les dossiers papier du service d’urgence en dossiers électroniques et à les stocker dans des archives numériques sûres.

Les Retombées

En réduisant le délai nécessaire pour avoir accès à un dossier particulier, Wyckoff Heights a réduit de façon notable les coûts et a amélioré les soins donnés aux patients.

Au centre médical Wyckoff Heights, le patient est au centre des préoccupations. Mais, compte tenu de l’afflux constant de patients au service d’urgence de l’hôpitalet de l’espace restreint de la salle des dossiers sur place, l’entreposage sûr des dossiers médicaux et l’accès rapide à ceux-ci étaient difficilement réalisables. Par conséquent, la récupération de documents importants requérait souvent beaucoup de temps de la part du personnel et retardait le soin des patients au service d’urgence.

Après avoir évalué un certain nombre de solutions possibles pour résoudre ces difficultés, Wyckoff Heights a opté pour Iron Mountain en raison de l’excellence de sa réputation en matière de gestion de documents et de son expertise en prestation de solutions économiques et personnalisées auprès de fournisseurs de soins de santé. Nous avons proposé une solution qui fait intervenir notre service de conversion de documents et le Digital Record Center pour l’archivage numérique.

Dès la mise en place de la solution, l’hôpital a commencé immédiatement la numérisation des dossiers du service d’urgence des neuf derniers mois, qui ont ensuite été téléchargés dans notre Digital Record Center pour l’archivage numérique sécuritaire. Ainsi, les membres du personnel de Wyckoff Heights ont accès en tout temps aux dossiers numérisés du service d’urgence.

Grâce à notre solution de gestion de documents, Wyckoff Heights a réduit considérablement le temps nécessaire pour trouver et consulter un dossier particulier du service d’urgence, qui est passé de quelques heures à quelques secondes. L’hôpital a donc pu diminuer de façon notable les coûts associés à cette démarche, ce qui lui permet de prodiguer des soins améliorés et plus efficaces aux patients.

« Impossible de se tromper en faisant appel à Iron Mountain pour améliorer la qualité. Non seulement est-il plus facile d’accéder aux dossiers des patients numérisés entreposés par Iron Mountain, mais nous avons réduit considérablement la période d’attente des patients au service d’urgence. »

— Cliff Miller, vice-président, service d’urgence, centre médical Wyckoff Heights

Un fournisseur d’uniformes

Le Défi du Client

Un chef de file parmi les fournisseurs d’uniformes, de vêtements, d’accessoires et de services connexes aux entreprises avait besoin de maîtriser la flambée des coûts inhérents à son processus complexe de numérisation et d’entreposage des factures, des preuves de livraison et des autres documents produits dans l’ensemble de l’entreprise.

La Solution Proposée par Iron Mountain

Après avoir déterminé qu’elle n’avait besoin de récupérer que 11 % des quelque deux millions de documents numérisés chaque mois, la société a demandé à Iron Mountain de l’aider à rationaliser ce processus. Afin d’aider l’entreprise à réaliser des gains d’efficacité et à réduire les coûts qui montaient en flèche, nous avons conçu et mis en place une solution qui tire parti de la documentation électronique et de l’accès en ligne offerts par notre système d’archivage numérique, le tout jumelé au service de récupération de documents papier au besoin.

Les Retombées

En obtenant un accès plus rapide aux documents, la société a économisé plus de 4 millions de dollars, amélioré le service à la clientèle et accéléré la perception des paiements auprès des clients en écourtant le délai de livraison des factures.

« Iron Mountain a adopté une approche exhaustive de la gestion de projet. C’ était une équipe extraordinaire formée de personnes qui ont su collaborer et produire des résultats avantageux pour nous. »

— Directeur principal de la mise en oeuvre de systèmes dans les bureaux locaux, société de fourniture d’uniformes

Une entreprise de produits et services

Le Défi du Client

Une société de produits et services spécialisée dans l’équipement lourd cherchait un moyen de composer efficacement avec le volume croissant de l’information et d’éliminer nombre des coûts découlant de la gestion interne de la production, de la numérisation et du classement de plus de 600 contrats par jour.

La Solution Proposée par Iron Mountain

Impressionnée par le savoir-faire et l’approche collaborative d’Iron Mountain en matière de gestion de documents, la société a établi un partenariat avec nous pour mettre au point une solution de bout en bout qui répond à ses difficultés particulières. Concrètement, nous avons aidé la société à centraliser tous ses dossiers de prêt existants à l’un de nos Digital Record Center pour l’archivage numérique et établi une procédure qui prend en charge la cueillette, la numérisation et l’entreposage quotidiens de tous les nouveaux contrats.

Les Retombées

La solution intégrée que nous avons fournie a permis à la société d’abaisser les coûts de maind’oeuvre autrefois liés à la gestion de l’imagerie et du classement et a permis de libérer de l’espace précieux occupé jadis par plus de 100 classeurs.

Gagner en Efficacité et Améliorer le fonctionnement de L’Entreprise

On ne peut qu’être surpris en découvrant que 80 % des employés des grandes entreprises perdent plus de 30 minutes par jour à tenter de retrouver de l’information alors que 60 % des répondants au sondage déclarent passer plus d’une heure à reprendre le travail de leurs collègues.2

Dans un monde où l’efficacité règne en maître, ces chiffres démontrent sans conteste que les entreprises éprouvent encore et toujours de la difficulté à optimiser leurs ressources humaines, leurs procédés et leurs technologies.

Il faut que les entreprises repensent la manière dont elles consultent, gèrent et conservent les innombrables documents physiques qui se retrouvent dans tous leurs services et établissements. En fait, des employés du monde entier perdent un temps précieux quotidiennement à ces tâches improductives, réduisant ainsi le temps qu’ils pourraient consacrer à des activités plus lucratives pour leur entreprise.

Grâce à son large éventail de ressources de numérisation et d’archivage de documents, Iron Mountain a aidé des entreprises des secteurs et des lieux les plus variés à gagner en efficacité et à optimiser leurs ressources internes les plus utiles. En adoptant une approche collaborative qui tient compte des exigences opérationnelles et des investissements en technologie de nos clients, nous mettons au point une procédure d’imagerie de bout en bout qui vise à traiter les documents physiques, peu importe le format sous lequel ils se présentent, pour les convertir au format électronique qui convient. Les images obtenues sont stockées dans des archives numériques sûres et peuvent être consultées à la demande partout dans l’entreprise. Cette méthode procure aux entreprises un processus rationnel et logique à suivre pour la consultation de tous les documents, ce qui accroît l’efficacité et améliore la réactivité.

Comme le démontrent des centaines de missions menées à bien auprès de clients, nos solutions novatrices d’imagerie et de stockage fondées sur des pratiques exemplaires procurent les fonctions sur lesquelles les entreprises tablent pour rationaliser les procédés et orienter les ressources internes là où elles sont le plus utiles.

80 % des employés perdent 30 minutes par jour à chercher des renseignements. 17

Motley Rice, SARL

Le Défi du Client

La gestion interne des documents détournait des ressources que Motley Rice aurait pu consacrer à ses activités principales. Afin de réduire les dépenses et d’améliorer l’efficacité de son fonctionnement, le cabinet d’avocats a décidé de conclure un partenariat avec un expert externe en ce qui a trait à son programme de gestion de documents.

La Solution Proposée par Iron Mountain

Iron Mountain a participé à la conception et à la gestion d’une nouvelle installation d’entreposage en faisant appel à des pratiques exemplaires sûres et rentables pour gérer les dossiers archivés et en cours. Elle fournit également des services de sauvegarde sur bandes et de déchiquetage.

Les Retombées

La solution de gestion de documents d’Iron Mountain a permis de rationaliser les services de Motley Rice et d’accroître son efficacité. L’équipe de contentieux du cabinet a par ailleurs pu se concentrer davantage sur sa pratique du droit.

À l’instar de la plupart des cabinets d’avocats, l’accès sûr aux dossiers revêt une importance capitale pour Motley Rice. Mais, étant donné que le cabinet traite de nombreux dossiers complexes et étalés sur de longues années, comme des poursuites liées à l’amiante, la gestion de documents se révèle particulièrement importante. Pour gérer ces dossiers, Motley Rice utilisait deux installations consacrées à l’entreposage et au traitement des documents. En 2007, Motley Rice a décidé qu’il était temps de faire intervenir des experts extérieurs de la gestion de documents pour le traitement de ses documents afin de rationaliser les opérations.

Motley Rice faisait déjà appel à Iron Mountain pour des services de sauvegarde sur bandes ainsi que pour l’entreposage de certains documents. Il était donc logique de regrouper les services de gestion de documents auprès d’un seul et même fournisseur de confiance.

Iron Mountain a contribué à la conception de l’aménagement de l’installation et a pris en charge les activités quotidiennes, y compris la gestion, la dotation en personnel et les services connexes. Au départ, seuls les dossiers archivés étaient pris en charge au centre de gestion de documents sur place, mais nos services ont connu un tel succès que Motley Rice y a transféré également ses dossiers en cours, au moyen de l’application ActivFile d’Iron Mountain, ce qui lui a permis de récupérer des locaux et de réaliser de nouveaux gains d’efficacité.

Le niveau de service offert par Iron Mountain permet à Motley Rice de se concentrer sur sa clientèle croissante et sur l’efficacité de son service aux clients. Peut-être le plus grand avantage d’entre tous réside dans la paix d’esprit retrouvée. Iron Mountain veille à ce que les dossiers soient gérés de façon cohérente suivant des pratiques exemplaires conformes aux règlements.

« Notre principal objectif consistait à rationaliser nos activités et nous y sommes arrivés. Nous avons aussi pu réduire les dépenses en confiant la gestion de l’installation à Iron Mountain. »

— Hillarie Stecker, directrice du soutien des recours en justice, Motley Rice, SARL

Une mutuelle d’assurance-vie

Le Défi du Client

L’une des plus importantes mutuelles d’assurance-vie au pays voulait améliorer l’accessibilité et la gestion de plus de sept millions de dossiers de police d’assurance active qu’elle stockait dans un système d’extraction désuet.

La Solution Proposée par Iron Mountain

Iron Mountain a pris en charge le déménagement et l’organisation des dossiers de l’assureur, de même que la livraison d’un système de numérisation des documents destiné à accélérer et à simplifier la récupération des documents.

Les Retombées

L’entreprise a grandement amélioré la rapidité d’accès aux documents, en écourtant le délai de récupération de trois jours à 24 heures.

Avec plus de sept millions de dossiers de police active entreposés dans une installation de 6 410 mètres carrés, le grand nombre de documents physiques et les dimensions de l’installation rendaient la consultation des documents lente et inefficace : la procédure pouvait prendre plus de trois jours. Ces faits ont incité l’assureur à revoir ses politiques de gestion de documents et à chercher des moyens de réduire les coûts, de gagner en efficacité et d’améliorer la qualité du service.

L’entreprise a choisi Iron Mountain pour ce projet en raison de sa méthode et de sa solution en deux phases qui prévoyait le transfert des documents à une installation économique et la mise sur pied d’un système complet de numérisation. Pendant la période du déménagement, tous les documents ont été répertoriés, vérifiés et munis d’étiquettes avec code à barres. Nous avons vérifié le déroulement à chacune des étapes afin de nous assurer que les dossiers étaient transférés efficacement et avec précision de l’établissement de l’assureur à notre installation.

Le système d’imagerie conçu à l’intention du client permet de créer, de stocker et de diffuser plus de 30 000 images quotidiennement, ce qui fournit un accès rapide et efficace aux dossiers de police d’assurance tant au personnel des succursales qu’à celui du siège social.

L’assureur a réalisé des économies et a amélioré la qualité du service ainsi que l’accès aux documents grâce à la mise en place d’une nouvelle technologie et à une procédure de gestion de documents fondée sur des pratiques exemplaires. En outre, ce système a raccourci le délai de récupération de documents imprimés, le faisant passer de trois jours à 24 heures, en procurant un accès instantané aux documents et aux dossiers numérisés des polices.

« L’assureur a raccourci le délai de récupération de documents imprimés, le faisant passer de trois jours à 24 heures, grâce à un accès instantané aux documents et aux dossiers numérisés des polices. »

Une entreprise mondiale du secteur de l’énergie

Le Défi du Client

Une entreprise mondiale du secteur de l’énergie cherchait à récupérer des locaux très utiles et à établir des méthodes plus judicieuses de gestion et de diffusion des contrats qu’elle conservait sur place dans plus de 40 classeurs. Elle désirait également améliorer sa capacité à localiser et à fournir des documents demandés à l’interne.

La Solution Proposée par Iron Mountain

La société a demandé à Iron Mountain de l’aider à mettre au point un programme de conversion efficace pour la numérisation des documents antérieurs et quotidiens, car elle avait pris conscience qu’il lui fallait accélérer la récupération et le transport de documents. Nous avons collaboré avec la société pour dresser un plan de gestion de l’emballage et de la classification des documents physiques sur place, ainsi que du transport, de l’entreposage et de la numérisation des documents papier antérieurs et quotidiens à notre installation.

Les Retombées

Cette solution globale de gestion de documents a aidé la société à améliorer la qualité générale de son programme de gestion de documents, à faciliter l’accès aux documents importants, à accélérer les processus opérationnels, à accélérer le traitement des requêtes internes et à consacrer plus d’énergie aux activités principales de l’entreprise.

Une firme de services financiers

Le Défi du Client

Une firme de services financiers de premier plan, qui exerce ses activités dans plus de 100 pays, désirait impartir ses tâches de gestion de documents afin d’en améliorer la conformité, de rationaliser ses processus, d’économiser et de donner à ses ressources internes la latitude voulue pour se consacrer aux tâches essentielles.

La Solution Proposée par Iron Mountain

Déjà cliente d’Iron Mountain, la firme a décidé d’étendre son partenariat en collaborant avec nous à la création d’une équipe chargée de la gestion complète du programme de gestion de documents. À ce titre, nous avons délégué des membres clés de notre équipe qui travaillent au sein du siège social et des principaux centres d’exploitation de la firme. Là, les employés d’Iron Mountain participent à diverses tâches du programme de gestion de documents, dont la définition de politiques et de procédures, l’établissement de calendriers de conservation et de destruction, et plus encore.

Les Retombées

Maintenant qu’elle a confié en impartition la gestion de son programme de gestion de documents, la firme est en mesure d’aider les utilisateurs à devenir plus autonomes, de rationaliser l’élaboration et l’adoption de calendriers de conservation, de mener à bien des fermetures et des déménagements de bureau ainsi que des ventes et des acquisitions.

Une maison d’édition

Le Défi du Client

Une maison d’édition de classe mondiale d’ouvrages scientifiques, techniques et médicaux devait normaliser et rationaliser la gestion, l’administration et l’archivage des contrats entre l’éditeur et les auteurs, afin de traiter plus efficacement le versement des droits d’auteur et de répondre avec plus d’exactitude aux requêtes des auteurs..

La Solution Proposée par Iron Mountain

Lorsque la maison d’édition a compris que son approche décentralisée et peu uniforme de la gestion et de l’archivage de contrats nuisait à sa capacité de fonctionner efficacement et limitait la qualité de son service – surtout si l’on songe à un projet visant à transférer quelque 32 000 dossiers juridiques regroupant 575 000 pages –, elle s’est tournée vers Iron Mountain pour obtenir de l’aide. Nous lui avons proposé une solution qui fait appel aux pratiques exemplaires en matière de gestion de la procédure de conversion de documents, y compris le formatage et le téléchargement vers le référentiel d’entreprise servant de dépôt d’images.

Les Retombées

Aujourd’hui, cette maison d’édition de première importance jouit des avantages d’un référentiel de contrats centralisé et facile d’accès qui augmente la productivité et vient faciliter et appuyer les relations entre l’éditeur et les auteurs au moyen de documents uniformisés et correctement indexés.

Schering-Plough Corporation

Le Défi du Client

Schering-Plough, une importante société pharmaceutique internationale, voulait moderniser son système de traitement des comptes fournisseurs fonctionnant par microfilms dans le but d’accélérer le traitement, d’améliorer la productivité et de fournir des fonctions libre-service à ses employés.

La Solution Proposée par Iron Mountain

En s’inspirant des succès obtenus par Iron Mountain lorsqu’elle a aidé des entreprises similaires à numériser et à entreposer efficacement et en toute sécurité des documents essentiels, Schering-Plough a fait appel à nos services pour diriger ce projet. Nous avons conçu et mis en place une solution de numérisation capable de numériser et de stocker quotidiennement environ 6 000 documents relatifs aux comptes fournisseurs, les rendant ainsi accessibles à la demande à des centaines d’employés autorisés dans les établissements de la société répartis partout au pays.

Les Retombées

Notre solution de numérisation de documents a aidé Schering-Plough à économiser et à améliorer son efficacité opérationnelle. En outre, la société a étendu l’utilisation de la solution aux formulaires portant sur les actifs, aux procédures liées à l’immobilier et à l’équipement ainsi qu’aux autorisations, pour n’en nommer que quelques-uns.

« Maintenant, nous comprenons la puissance des Solutions de gestion de documents d’Iron Mountain, nous voulons les exploiter au maximum. »

— Carl McVoy, cadre supérieur des Services administratifs mondiaux chez Schering-Plough Corporation

Une société de services professionnels d’envergure mondiale

Le Défi du Client

Devant faire face au déménagement imminent de son centre de services partagés à un établissement beaucoup plus petit, un chef de file mondial des services professionnels devait transférer des documents essentiels comme des formulaires de candidature internes et des dossiers du personnel à une nouvelle installation d’entreposage sans nuire à sa capacité de répondre rapidement aux requêtes émanant des instances de l’entreprise et des employés.

La Solution Proposée par Iron Mountain

Après avoir évalué les besoins de la société, fait visiter deux installations d’Iron Mountain aux principales personnes-ressources du client et fait la démonstration de notre procédure de numérisation, de notre chaîne de possession et de nos mesures de sécurité, nous avons aidé la société à mettre en place un référentiel d’images hébergé (fondé sur le Digital Record Center pour l’archivage numérique d’Iron Mountain) qui procure un accès sûr et rapide aux versions numérisées de ses documents essentiels.

Les Retombées

Grâce à notre aide, cette société de services professionnels a été en mesure de libérer des locaux dans le nouveau centre de services partagés aux dimensions plus modestes, d’atténuer les préoccupations liées à la sécurité, à la conformité et à la chaîne de possession, d’obtenir un accès rapide aux documents à partir des bureaux éloignés et de répondre rapidement aux requêtes émanant des employés et des instances de l’entreprise.

Une institution financière d’envergure mondiale

Le Défi du Client

À la suite d’un événement déterminant, une institution financière d’envergure mondiale était désireuse de restructurer son programme de gestion de documents afin de le rendre plus sûr et plus conforme tout en facilitant l’accès aux renseignements des ressources humaines pour les employés des bureaux éloignés.

La Solution Proposée par Iron Mountain

Cliente d’Iron Mountain depuis 1989, la société s’est une fois de plus tournée vers nous pour mener à bien ce nouveau programme. Ainsi, nous avons collaboré avec l’institution afin d’établir une solution de gestion de documents mixte qui prévoit la numérisation et le téléchargement des documents les plus importants vers un référentiel d’images accessible à la demande. À la suite de cette première étape, nous avons aidé la société à numériser et à stocker le reste de ses documents liés aux ressources humaines pour en assurer la récupération plus efficace dans l’ensemble de l’entreprise.

Les Retombées

Depuis cette dernière mise en oeuvre, l’institution a numérisé plus de cinq millions de documents, sauvegardé chaque dossier au format électronique et stocké le tout dans un référentiel d’images centralisé qui accélère le traitement des requêtes liées aux ressources humaines.

« Une fois que les documents sont téléchargés, les gens peuvent y accéder au besoin à partir de leur ordinateur. J’ai trouvé là un avantage inestimable; en effet, avoir immédiatement accès à l’information sans devoir la demander. »

— Vice-président, gestion de documents, institution financière mondiale

60 % des employés perdent une heure ou plus à refaire le travail que d’autres ont déjà fait.

Une entreprise de TI d’envergure mondiale

Le Défi du Client

Après avoir accumulé des tonnes d’images sur microfiches de dossiers des ressources humaines datant de plusieurs décennies, une entreprise de TI d’envergure mondiale a compris que le temps était venu d’instaurer un nouveau modèle prévoyant la numérisation de ces dossiers essentiels, l’élimination de l’équipement désuet nécessaire à leur visionnement, l’élargissement de l’accès aux documents et l’accélération du traitement des demandes croissantes en matière de ressources humaines.

La Solution Proposée par Iron Mountain

Nous avons collaboré avec l’entreprise de TI pour mettre au point une solution mixte qui prévoyait la numérisation d’une partie des microfiches et le stockage des dossiers restants dans l’une de nos voûtes à ambiance contrôlée d’où il est possible de les numériser selon les besoins de l’entreprise. En outre, la solution comprenait le téléchargement de tous les documents numériques vers des archives numériques, où ils peuvent être consultés à la demande par tous les employés des services des ressources humaines et des avantages sociaux de l’entreprise.

Les Retombées

Grâce à la mise en place de la solution mixte, la société de TI est en meilleure position de satisfaire aux exigences de conformité associées aux dossiers des ressources humaines, de réaliser des gains d’efficience, de répondre rapidement aux requêtes liées aux ressources humaines et de fournir un service de meilleure qualité à ses employés.