Explorer les perspectives: redécouvrir les archives de données

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Aujourd'hui, les archives ont acquis une nouvelle importance. Traditionnellement, ces archives n'étaient conservées qu'à des fins juridiques ou de conformité à la réglementation, de vérification pour les besoins de reprise après sinistre ou de poursuite des activités ou de communication de la preuve électronique. Mais, les entreprises souhaitent désormais utiliser les mégadonnées et l'analytique pour obtenir un avantage concurrentiel sur leurs marchés et améliorer le service à la clientèle grâce à ce qu'IDC nomme la « troisième plateforme ». Cette plateforme s'appuie sur l'infonuagique, les technologies mobiles et les mégadonnées pour offrir aux entreprises un aperçu jusqu'à ici inégalé de leurs données d'archives. Dans cette nouvelle ère, des perspectives inédites s'ouvrent aux entreprises de mettre leurs archives de données à profit et de rentabiliser l'information.

Mining for Insights: Rediscovering the Data Archive » (Explorer les perspectives : redécouvrir les archives de données), une enquête réalisée par IDC et commanditée par Iron Mountain, indique que les entreprises florissantes du monde entier utilisent l'archivage de données pour des visées autres que les seules fins juridiques, réglementaires et de conformité habituelles. Ces entreprises explorent leurs archives pour y découvrir les facteurs clés qui leur permettront d'améliorer leurs résultats commerciaux. En outre, elles améliorent également leur service à la clientèle et les flux de revenus. Les résultats de cette exploration des données se révèlent plus qu'intéressants. Parmi les entreprises ayant répondu à l'enquête, 15 % d'entre elles ont attribué directement la hausse de plus de dix millions de dollars américains (soit environ 12 317 000 dollars canadiens) de leurs recettes à l'exploration de leurs archives de données l'an dernier.

Les archives de données recèlent une grande valeur commerciale, mais celle-ci demeure largement inexploitée. En effet, nombre d'entreprises ne disposent pas de la structure adéquate pour rentabiliser véritablement leurs archives. La plupart des entreprises gèrent au moins six sites d'archives et y conservent de nombreux types de renseignements, comme des courriels, des fichiers texte ou des comptes rendus de sécurité. Mais seulement 12 % d'entre elles ont mis en place un processus uniforme leur permettant de contrôler le type et la date des données archivées. Cela veut dire que 88 % des entreprises se heurtent à des difficultés lorsqu'elles tentent de déterminer l'importance des renseignements et d'y accéder au moment nécessaire.

Lorsque des entreprises tentent de déterminer l'importance des renseignements et d'y accéder au moment nécessaire, 88 % d'entre elles se heurtent à des difficultés.

Outre ces problèmes, il existe un manque flagrant de connexion organisationnelle, en particulier entre les services informatiques et les services juridiques et de conformité, en ce qui concerne la reddition de comptes et les rapports hiérarchiques pour ce qui touche l'archivage. Les services responsables des questions juridiques et de conformité utilisent les archives de données dans des cas graves, comme lorsqu'il faut accéder aux données pour la divulgation de documents électroniques ou l'évaluation préliminaire d'un cas, pour répondre aux obligations d'un audit réglementaire ou pour trouver de l'information en vue d'étayer une position juridique. Pourtant ces services se montrent souvent critiques à l'égard des stratégies d'archivage de leur organisation. Ils n'accordent pas la même valeur commerciale aux archives que les services informatiques et les autres secteurs d'activité et se déclarent généralement insatisfaits de la gestion des archives par les TI, citant notamment la capacité à retrouver immédiatement une information lorsque les évènements l'exigent.

La valeur des données archivées n'apparaît pas toujours au premier coup d'oeil. Pour être efficaces, les plans d'archivage doivent accorder autant d'importance aux données structurées qu'aux données semi-structurées ou non structurées. Les entreprises ne sont pas toutes aussi avancées dans chacun de ces domaines. Pour rentabiliser leurs archives, il leur faut acquérir les compétences requises pour gérer tous les types de données.

À PROPOS DE L'ENQUÊTE

Menée par IDC en collaboration avec Iron Mountain, l'étude citée se base sur un sondage effectué auprès de 1 011 cadres supérieurs et de direction concernés par l'archivage de données dans des entreprises de plus de 500 employés appartenant à divers secteurs d'activité. L'enquête a été menée dans huit pays : Allemagne, Australie, Canada, Espagne, États-Unis, France, Pays-Bas et Royaume-Uni. Les répondants appartenaient aux services informatiques et juridiques ou de conformité ainsi qu'à différents secteurs d'activité. Des questions leur ont été posées sur leurs procédures et stratégies d'archivage courantes, la valeur commerciale de leurs archives de données et leur degré de satisfaction à l'égard de l'accès à l'information archivée pour différents besoins commerciaux.