Un dépôt d'images offrant un accès rapide aux documents électroniques

Le service d'automatisation du déroulement des opérations de facturation électronique des CF d'Iron Mountain offre une solution complète de bout en bout capable de régler vos problèmes actuels de factures sur papier, tout en vous fournissant un guide clair sur la véritable facturation électronique.

Logiciel de groupe en nuage, portail des fournisseurs et réseau de facturation électronique à la pointe de la technologie

Nous comprenons les défis et les problèmes relatifs aux processus manuels et basés sur le papier en lien avec les CF. Ils prennent du temps, sont difficiles à gérer et peuvent avoir de graves conséquences sur vos résultats nets.

Le service d'automatisation du déroulement des opérations de facturation électronique des CF d'Iron Mountain offre une solution complète de bout en bout capable de régler vos problèmes actuels de factures sur papier, tout en vous fournissant un guide clair sur la véritable facturation électronique.

La facturation électronique d'Iron Mountain fonctionne de la manière suivante :

E Invoice

  • Toutes les factures papier arrivent vers une boite postale centralisée et sont reçues dans une installation Iron Mountain sécurisée. Comme vos vendeurs ne vous envoient plus directement ces documents, la paperasse disparait dès le premier jour. Notre solution prévoit également une intégration directe avec vos plus gros fournisseurs, ainsi qu'un portail en ligne pour les autres vendeurs. Ainsi, la facturation électronique est mise en place dans l'ensemble de la structure et les factures papier sont entièrement éliminées.
  • Dès sa réception, notre personnel dument formé ouvre et trie le courriel, et il gère les exceptions afin d'alimenter nos services de conversion de documents. Notre processus de numérisation et de saisie permet de convertir ces factures papier en images électroniques et d'extraire les métadonnées de ces documents pour ensuite alimenter notre logiciel d'automatisation du déroulement des opérations en nuage.
  • Factures basées sur les BC : nous appliquons des règles de rapprochement sur deux ou trois points en vue de traiter automatiquement ces factures et d'attirer l'attention du personnel en charge des CF et des destinataires sur les exceptions seulement. Factures non basées sur les BC : nous appliquons des règles configurables basées sur vos besoins commerciaux en vue d'acheminer les factures vers les utilisateurs compétents afin qu'ils les codent, les examinent et donnent leur approbation. Le système renforce la délégation de pouvoir, les limites d'approbation et la pleine visibilité à des fins de suivi et de vérification.
  • Une fois le rapprochement effectué ou l'approbation donnée, le codage des factures est automatiquement transféré à votre système de PRE afin de garantir un paiement rapide, sans qu'aucune saisie de donnée ne soit requise. Les images des factures sont disponibles à partir du dépôt pour une durée qui varie en fonction des besoins de vérification ou de conservation. Le document physique peut ensuite être détruit grâce à nos services de déchiquetage protégé ou conservé pour un entreposage de longue durée, au besoin.

La mise en place de la solution de facturation électronique d'Iron Mountain vous permet d'augmenter votre productivité, de réduire la quantité de paperasse que vous devrez traiter et d'acquérir une plus grande visibilité sur le cheminement des factures au sein de l'entreprise.