Iron Mountain collabore avec des entreprises désireuses de planifier pour assurer la poursuite des activités et d'opter pour des pratiques exemplaires à cet égard.

Voici les dix étapes essentielles à réaliser pour que vous soyez prêt à assurer la poursuite des activités.

1. Assurez-vous de pouvoir communiquer avec les employés advenant une perturbation des activités. Même si vos téléphones tombent en panne, que votre serveur rend l'âme ou que vos ordinateurs baignent dans 15 centimètres d'eau, il vous faut communiquer pour continuer. Établissez un plan initial, puis prévoyez un plan B. Prévoyez également une solution de rechange pour votre plan B.

2. Tenez à jour les coordonnées de vos employés et de vos clients. Un sinistre n'est jamais la bonne occasion pour découvrir que les coordonnées que vous avez en main ne sont plus à jour.

3. Assurez-vous que votre personnel est en sûreté. Faire le nécessaire pour que votre entreprise tienne bon advenant un ouragan, une inondation ou une tempête ne suffit pas. Maintenir le contact avec les employés, qu'ils soient ou non au travail, est important pour vérifier s'ils sont en sûreté et leur communiquer le plan qui permettra de reprendre les activités.

4. Prévoyez l'aménagement d'une installation éloignée. Si un incident perturbe le fonctionnement de l'entreprise, il est possible que vous ne puissiez vous rendre sur place pour vous mettre au travail. Ayez à votre disposition un centre de secours où vous pourrez accéder aux renseignements essentiels de l'entreprise. Cet emplacement doit être suffisamment éloigné pour ne pas être affecté par le même événement perturbateur.

5. Établissez l'ordre de priorité de ce qui doit être protégé. En période de crise, les communications sont essentielles. Veillez à ce que le courriel fonctionne en permanence et prévoyez un plan de communication pour maintenir le contact. De toutes les applications de l'entreprise, le courriel est celle sur laquelle vous devez pouvoir compter.

6. Rien ne peut justifier un manquement aux règles de conformité. L'existence d'un système d'archivage garantit la récupération de toutes les opérations. Il se révèle essentiel de disposer de systèmes de secours pour les courriels, car si les employés doivent se rabattre sur des comptes de courriel personnels, toutes les opérations ne respecteront plus l'obligation de confidentialité.

7. Une chaîne n'est jamais plus solide que son maillon le plus faible. Menez une vérification auprès de vos fournisseurs et découvrez quels sont leurs plans de reprise après sinistre. Songez à faire héberger certains de vos services à l'extérieur de la région pour que, lorsqu'une perturbation survient, vos systèmes demeurent à l'abri et stables.

8. Il ne s'agit pas d'un essai. Le seul moyen de savoir si votre système de reprise fonctionne est de vérifier s'il fonctionne en réalité. Effectuez des exercices de sûreté après les heures de travail et mettez à l'épreuve chacun des éléments de votre plan.

9. Établissez un plan exceptionnel, puis recommencez. Un plan d'urgence ne se révèle utile que s'il est possible de le mettre en pratique. Prévoyez ce qui pourrait entraver sa mise en œuvre. Établissez des plans de rechange et intégrez-y des redondances. Prévoyez d'avoir toujours à votre disposition une solution de rechange.

10. Établissez des priorités. Déterminez quels sont les systèmes prioritaires de votre entreprise. Qu'est-ce qui doit fonctionner pour que les activités se poursuivent? Protégez ces systèmes en premier lieu. Soyez prêt à fonctionner avec le minimum en vous concentrant sur les systèmes absolument essentiels à l'entreprise.