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NUMÉRISATION DE DOCUMENTS POUR LES PETITES ENTREPRISES

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VOTRE ENTREPRISE, VOTRE SOLUTION

Avez-vous réellement besoin d’un accès quotidien et physique à la totalité des documents que vous entreposez sur place? Probablement pas. L’intégration de pratiques de numérisation à votre processus de gestion des documents et de l’information vous permet de partager facilement et rapidement vos informations importantes à l’échelle de votre organisation.

Grâce à nos services de numérisation de documents, vous pouvez déplacer une plus grande quantité de documents et de dossiers physiques hors site et demander des copies numérisées des documents que vous utilisez souvent. Le reste de vos documents est entreposé de manière sécuritaire et vous pouvez y accéder ou les numériser quand vous en avez besoin.

Vous pourrez :

  • libérer de l’espace de bureau;
  • assurer un accès aux documents dont vous avez besoin et entreposer ceux dont vous ne vous servez pas;
  • réduire votre dépendance au papier;
  • augmenter votre efficacité.

Un processus de gestion des documents et de l’information rigoureux comprend trois volets importants : l’entreposage, le déchiquetage et la numérisation. Un expert-conseil en gestion de l’information travaillera avec vous pour déterminer les documents à numériser, ceux à entreposer et ceux à détruire. Gérez vos documents et votre information, dans n’importe quel format, de la création à la destruction, en combinant ces trois services de la façon que vous le voulez.

Iron Mountain créera une solution unique qui conviendra parfaitement à vos besoins.

Numérisation dans le bon format

Numérisez les documents dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin

Les entreprises s’alimentent d’information, mais une grande portion de cette information est encore sur papier. Seulement 25 % des organisations mentionnent mener leurs activités à des bureaux libres dans un milieu de travail pratiquement sans papier1. Le papier est encore un sous-produit important pour les entreprises, et les règles qui régissent la durée de conservation des documents papier se complexifient.

Un accès numérique à toutes vos informations constitue la solution parfaite. Toutefois, les projets de numérisation d’envergure représentent un investissement considérable. Vous payeriez de grosses sommes pour convertir des boîtes et des boîtes de documents en octets et octets de données, mais cela ne signifie pas non plus que vos documents et vos informations sont quelque chose que vous garderez physiquement pour toujours; vous devez déterminer ce qui convient le mieux à votre entreprise.

1AIIM Market Intelligence: Paper-Free: Are we there yet? - 2016

NUMÉRISATION – FONCTIONNEMENT

Passer au numérique n’est pas une solution « tout ou rien ».  

Le service Image on DemandMC d’Iron MountainMD vous confère un accès numérique aux documents dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin. Lorsque vous avez besoin d’un document qui se trouve dans notre espace d’entreposage hors site, il n’est pas nécessaire de récupérer la boîte entière. À l’aide de Iron Mountain ConnectMC, notre outil de gestion de compte en ligne, vous pouvez demander des copies numériques des documents que vous souhaitez avoir en main. Ce service payable à l’utilisation permet de minimiser les coûts, en vous proposant de numériser uniquement les documents papier dont vous avez besoin.

Iron Mountain facilite la gestion de vos documents. Fini le déplacement de boîtes lourdes ou le transport de boîtes remplies de dossiers entre votre bureau et votre espace d’entreposage. La gestion des documents en quelques étapes simples :


Vous passez une commande au moyen de Iron Mountain Connect.

L’équipe d’Iron Mountain récupère, prépare et numérise le document demandé.

Vous recevez une copie numérique de ce document.

La copie papier est replacée à son lieu d’entreposage original.

Des services de récupération des dossiers « jour suivant », « demi-journée » et « urgence » sont offerts. Nous pouvons même numériser vos dossiers et vous les renvoyer en format électronique. Lorsque vous avez besoin d’une partie ou de la totalité de vos dossiers, vous pouvez passer une commande en ligne, rapidement et facilement.

Pourquoi choisir Iron Mountain?

  • Solutions d’entreposage flexibles pour les petites entreprises
  • Plus de 60 ans d’expérience dans la prestation de services aux petites et moyennes entreprises
  • Gestion de votre inventaire en ligne
  • Gestionnaires de compte dévoués et service à la clientèle disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7
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