Politique de confidentialité du site Web d'Iron Mountain

LE RESPECT DE VOTRE VIE PRIVÉE EST IMPORTANT POUR IRON MOUNTAIN.

Cette politique a été adoptée par les entités suivantes : Iron Mountain, ses filiales participantes et ses coentreprises qui fournissent des services pour le compte d'Iron Mountain, ainsi que toute autre entité contrôlée directement ou indirectement par Iron Mountain (chacune de ces entités étant une société affiliée qui sont toutes désignées collectivement sous le nom d'Iron Mountain).

Nous comprenons que la préservation de la confidentialité des renseignements que vous soumettez sur ce site Web d'Iron Mountain peut vous préoccuper. La présente politique de confidentialité comprend des explications sur les renseignements qui sont recueillis et pistés sur ce site Web, sur leur usage et sur les personnes à qui ils sont divulgués. Vous pouvez également consulter les principes de la protection des renseignements personnels adoptés par Iron Mountain, dans lesquels l'entreprise énonce clairement son engagement à protéger la vie privée de ses clients et de ses employés, que ce soit en ligne ou hors connexion. En cas de disparité entre la présente politique et les principes de la protection des renseignements en ligne, les dispositions de la présente politique auront préséance.

Renseignements recueillis

Iron Mountain recueille deux types de renseignements sur les utilisateurs de son site Web : des « renseignements personnels » (dont les noms, adresses, numéros de téléphone et adresses de courriel) et des « renseignements d'ensemble », qui sont anonymes et ne permettent pas de révéler l'identité des personnes (par exemple, le nombre de visiteurs sur notre site Web). À l'exclusion de l'information que vous fournissez de votre plein gré ou de renseignements recueillis au moyen de témoins de la manière décrite dans la présente politique, Iron Mountain n'effectue pas la collecte de renseignements personnels à votre sujet dans le cadre de votre utilisation du site Web.

Veuillez lire attentivement la présente politique afin de savoir comment vous pouvez vérifier l'exactitude des renseignements personnels qui sont en notre possession et de quelle manière demander à ce que ces renseignements personnels soient supprimés ou corrigés.

Pour nous permettre de répondre à une demande de renseignements de votre part, nous vous demandons de nous fournir votre nom, votre titre, le nom de votre entreprise (s'il y a lieu), votre adresse de correspondance, votre numéro de téléphone et votre adresse de courriel. Si vous le souhaitez, vous pouvez également nous indiquer le moment qui vous convient le mieux pour que nous communiquions avec vous, les recettes annuelles de l'entreprise avec laquelle vous êtes en association, son nombre d'employés ainsi que tout autre commentaire pertinent, si un champ de commentaires fait partie du formulaire de demande de renseignements utilisé.

Utilisation des renseignements recueillis

Nous utilisons les renseignements que vous nous fournissez pour (a) répondre à une demande précise de votre part; (b) vous faire parvenir de la documentation supplémentaire au sujet d'Iron Mountain et des services qui sont susceptibles de vous intéresser, si c'est là votre souhait; (c) gérer le site Web; et (d) satisfaire des besoins décrits dans la présente politique.

Iron Mountain peut, de temps à autre, communiquer vos renseignements personnels à des conseillers en marketing. Le cas échéant, ces conseillers devront s'abstenir d'utiliser ces renseignements pour d'autres besoins que d'aider Iron Mountain à vendre ses services et ses produits. De plus, ces conseillers doivent respecter les dispositions de la présente politique.

Utilisation des témoins et d'autres technologies

Généralités – Lorsque vous visitez ce site, des renseignements au sujet de votre navigateur, de votre système d'exploitation, de votre adresse IP et du nom de domaine à partir duquel vous accédez au site (par ex., yahoo.com) sont recueillis. De plus, nous pouvons obtenir des renseignements au sujet de vos habitudes de navigation, comme le nombre, la date et la durée de vos visites du site. Iron Mountain pourrait également effectuer le suivi de votre réponse à ses publicités, à ses courriels et au contenu de son site Web, déterminer votre capacité à recevoir des courriels en format HTML, se renseigner sur le nombre d'utilisateurs qui ont ouvert un courriel et permettre à ses fournisseurs de services de compiler des statistiques globales sur l'une de ses campagnes publicitaires par courriel. Ces renseignements servent uniquement pour des besoins de gestion interne du site et dans le but d'améliorer son fonctionnement, ainsi que pour nous aider à mieux cibler notre publicité interactive et, ainsi, améliorer le service à la clientèle et l’utilisation du site Web. La collecte de tels renseignements, qu’elle soit faite par nous ou par un agrégateur de données, est soumise aux conditions stipulées dans la présente politique.

Fichiers GIF transparents – En plus de nos propres témoins, nous utilisons des pixels, ou des fichiers GIF transparents, sur nos sites pour nous aider à gérer notre publicité interactive et nos messages de marketing par courriel. Ces fichiers GIF sont fournis par un ou plusieurs tiers fournisseurs de services, selon nos exigences quant à leur utilisation. Ils permettent à nos fournisseurs de services de reconnaître un témoin particulier dans votre navigateur Web, ce qui nous permet, ainsi qu’aux fournisseurs de services, de savoir quelle publicité ou quel courriel vous amène à notre site Web et comment vous utilisez le site.

Voici quelques exemples d'opérations que peuvent effectuer Iron Mountain et ses tiers fournisseurs de services grâce aux fichiers GIF :

• Faire le suivi de la réaction des clients à nos publicités, à nos courriels et au contenu de notre site Web.
• Déterminer votre capacité à recevoir des courriels en format HTML. Cela nous permet, ainsi qu'à nos fournisseurs de services, de vous envoyer des courriels dans un format que vous pouvez lire.
• Connaître le nombre d’utilisateurs qui ouvrent un courriel, ce qui permet à nos fournisseurs de services de compiler des statistiques globales sur l'une de nos campagnes publicitaires par courriel.
• Mieux cibler la publicité interactive; améliorer le service à la clientèle et la convivialité du site Web; et vous proposer des offres et des promotions que nous croyons susceptibles de vous intéresser, si vous nous en avez donné l'autorisation.

Pour réaliser, entre autres, les opérations mentionnées ci-dessus, nos fournisseurs de services ou nous pouvons parfois établir un lien entre les renseignements personnels que vous nous avez déjà fournis (par exemple votre nom ou votre adresse courriel) et les renseignements que nous fournissent les fichiers GIF sur votre façon de consulter, de parcourir et de quitter nos sites.

Votre droit de refuser les témoins

La première fois que vous accéderez au site Web, vous aurez le choix d'accepter ou de refuser l’utilisation des témoins sur le site Web, dans une fenêtre contextuelle qui apparaîtra. Vous pouvez refuser les témoins [notre service fonctionnera toujours si vous choisissez cette option]. Cependant, cela pourrait restreindre votre accès à certains services du site Web.

Renseignements divulgués

Sous réserve des lois en vigueur, nous, ainsi que nos fournisseurs de services (définis ci-dessous), pouvons divulguer vos renseignements personnels :

• à Iron Mountain et à ses sociétés affiliées;
• à des tierces parties indépendantes qui sont liées par contrat à Iron Mountain en vue d'exécuter des services pour son compte ou en son nom (les fournisseurs de services) et qui ont l'obligation de respecter et de maintenir en vigueur des politiques régissant la confidentialité et le traitement de vos renseignements personnels (par ex., les fournisseurs hébergeant la section des relations avec les investisseurs, COMAC, les services d'Iron Mountain Digital ou les aspects de ce site Web touchant la gestion de la propriété intellectuelle par Iron Mountain ou tout autre fournisseur offrant des services visés par cette politique de confidentialité);
• à une tierce partie dans le cadre d’une vente, d’une fusion ou d’un transfert, proposé ou conclu, complet ou partiel d'une entreprise ou d'une division;
• à toute autre personne conformément à ce qu'autorisent ou exigent les lois et la réglementation en vigueur.
• Nous faisons affaire avec de tierces parties pour le traitement des paiements effectués par carte de crédit. Ces tierces parties auront uniquement accès aux renseignements personnels que vous leur fournirez directement lors d’un paiement par carte de crédit. En vertu de leur contrat avec Iron Mountain, ils sont tenus de traiter ces renseignements personnels de façon sécuritaire et conformément aux lois sur la confidentialité et la protection des données.

Ces renseignements seront consultés aux seules fins pour lesquelles ils ont été transmis à Iron Mountain ou à ses fournisseurs de services. Iron Mountain, ses sociétés affiliées et ses fournisseurs de services sont installés dans le monde entier. Vos renseignements personnels peuvent donc être envoyés dans des pays dont les lois en matière de protection des renseignements personnels peuvent différer des lois en vigueur aux États-Unis ou dans votre pays. Par exemple, si vous demandez des renseignements au sujet des services offerts par Iron Mountain en France ou au Brésil, nous transmettrons votre requête aux installations situées dans ces pays. À votre demande, Iron Mountain vous fournira de l'information au sujet des entreprises et des pays auxquels ont été transmis vos renseignements.

Liens à d'autres sites Web

La présente politique ne s'applique qu'à ce site Web. Ce site comporte des liens vers les sites Web de nos sociétés affiliées ainsi que des sites Web d'autres sociétés, qui donnent accès aux renseignements, aux produits et aux services de ces sociétés affiliées et autres. Dans certains cas, l'accès à ces autres sites est transparent et ces derniers pourront sembler faire partie du présent site Web. Même si certaines des entités responsables de ces sites sont liées par contrat avec Iron Mountain, nous vous recommandons fortement de prendre connaissance des politiques et dispositions en matière de respect de la vie privée de chaque site Web lié à notre site avant de fournir des renseignements personnels.

Comment se faire exclure d'une liste d'envoi ou demander des modifications<>

Vous pouvez demander qu'Iron Mountain :

• vous fournisse une copie des renseignements personnels vous concernant qui sont en sa possession;
• cesse d'utiliser une partie ou la totalité de vos renseignements personnels, selon vos directives, pour des besoins de marketing direct;
• corrige toute erreur présente dans ces renseignements personnels;
• mette à jour ces renseignements selon les besoins.

Si vous désirez recevoir une copie de vos renseignements personnels en notre possession parce que vous nous les avez soumis par l'intermédiaire de ce site Web, ou si vous ne souhaitez plus recevoir des messages de nature promotionnelle de notre part, veuillez faire parvenir votre demande à l'adresse www.ironmountain.ca/fr/optout. Si vos renseignements personnels comportent des erreurs ou sont incomplets, veuillez nous le faire savoir en envoyant une demande à webmaster@ironmountain.com et nous ferons tout ce qui est possible pour corriger ou mettre ces renseignements à jour dans les plus brefs délais, à moins que nous n'ayons besoin de vous demander des éclaircissements en vue de répondre à votre demande. Vous pouvez également nous demander de retirer votre nom et d'autres renseignements personnels de nos bases de données. Dans les cas mentionnés précédemment, nous ferons tout pour répondre à votre demande rapidement, sous réserve des questions de loi ou de toute autre considération justifiée.

Si vous ne recevez aucun accusé de réception de votre demande de la part du webmestre webmaster@ironmountain.com, ou si vous n'êtes pas satisfait de la réponse donnée à votre demande, vous devriez d'abord communiquer avec le directeur de la protection des renseignements personnels d'Iron Mountain, à l’adresse global.privacy@ironmountain.com. Si vos questions sont restées sans réponse, vous pouvez présenter une demande de médiation relative à une question de protection de la vie privée en ligne auprès de l'organisme suivant : American Arbitration Association, 335 Madison Avenue, 10th Floor, New York, New York 10017-4605, USA; téléphone : 212 716-5800; télécopieur : 212 716-5905; et courriel : websitemail@adr.org. Les discussions auront lieu à un endroit agréé par les deux parties et leur convenant. S'il est impossible d'obtenir un accord de gré à gré, la discussion sera tenue à un endroit choisi par la partie qui n'a pas déposé la demande de médiation.

Avis de changement

Iron Mountain peut, à son gré et en tout temps, mettre à jour cette politique en affichant la politique modifiée dans son site Web. Si nous apportons des changements importants à la présente politique qui modifient le traitement de vos renseignements personnels, nous vous ferons parvenir un avis par courriel ou par la poste et nous vous offrirons la possibilité d'accepter les dispositions de la politique révisée. Tout renseignement personnel recueilli après l'entrée en vigueur de la politique révisée sera régi par les dispositions de cette dernière et tout renseignement personnel recueilli auparavant sera traité selon la réponse que vous aurez fournie à l'avis envoyé : si vous avez donné votre accord, les dispositions de la nouvelle politique seront suivies, si vous avez refusé votre accord, les dispositions de l'ancienne politique seront respectées. Si les changements apportés à la politique n'ont aucune répercussion sur le traitement de vos renseignements personnels, la politique révisée sera en vigueur dès sa mise en ligne. Votre visite du site Web après la mise à jour de la politique sera considérée comme un consentement à cette mise à jour. Si vous avez demandé à recevoir du matériel promotionnel ou autre et si vous recevez régulièrement des courriels de notre part, les changements apportés à la politique pourraient vous être communiqués par courriel. Nous vous recommandons fortement de consulter régulièrement la présente page, plus particulièrement si vous vous apprêtez à entrer des renseignements personnels dans ce site Web. La présente politique ne peut être modifiée d'aucune autre façon sans le consentement écrit donné au préalable par Iron Mountain. La dernière mise à jour de la politique a eu lieu le 14 juillet 2011.

Protection et stockage de vos renseignements personnels

Iron Mountain prend au sérieux la protection des renseignements qu'elle recueille. C'est la raison pour laquelle elle a installé des outils technologiques et adopté des politiques et procédures de protection, convenant à la nature des données recueillies qui visent à réduire les risques d'une perte ou d'une destruction accidentelle de renseignements ainsi que les risques de divulgation ou d'accès non autorisés à ces renseignements. De plus, Iron Mountain a obtenu un certificat de conformité aux règles refuge (Safe Harbor) conçues pour répondre à l'exigence de protection adéquate mise de l'avant dans la Directive relative à la protection des données de la Commission des Communautés européennes.

Les renseignements personnels recueillis par l'intermédiaire du site Web sont stockés dans des serveurs situés aux États-Unis. Ces serveurs sont assujettis aux politiques et procédures d'Iron Mountain en matière de sécurité des systèmes informatiques. Si vous résidez dans un autre territoire de compétence, vous devez savoir que vos renseignements personnels, une fois recueillis, seront transmis à nos serveurs situés aux États-Unis, où les lois en ce qui a trait à la protection des données ne sont pas uniformes.

Enfants

Iron Mountain se préoccupe de la sécurité des enfants sur Internet et ne recueille jamais sciemment de renseignements personnels auprès des personnes mineures (enfants de moins de 13 ans ou tel qu'il est défini par la loi), sans l’accord préalable vérifiable des parents. Si nous découvrons qu'un mineur tente de transmettre des renseignements personnels à ce site Web ou qu'il l'a fait, nous aviserons cet utilisateur que nous refuserons ces renseignements. Nous supprimerons ensuite tous les renseignements personnels de cette nature de nos dossiers.

Programme d'éthique professionnelle d'Iron Mountain

Les divulgations faites dans le cadre du programme d’éthique professionnelle d'Iron Mountain sont protégées en vertu du Code de déontologie et de conduite d'Iron Mountain qui a préséance sur la présente politique.

Questions au sujet de cette politique

Si vous avez des questions au sujet de la présente politique, veuillez communiquer avec notre vice-président de la protection des renseignements personnels, au 1 800 935-6966, poste 8477 (si vous appelez à partir des États-Unis) ou au 617 535-8477 (si vous appelez de l'extérieur des États-Unis) ou par courriel, à l'adresse global.privacy@ironmountain.com, ou encore par la poste à l'adresse suivante : vice-président of Privacy, Iron Mountain, 745 Atlantic Avenue, Boston, MA 02111, U.S.A.

Principes de protection des renseignements personnels d'Iron Mountain

Iron Mountain s'engage à respecter les obligations suivantes :

• Iron Mountain recueille seulement l’information dont elle a besoin. Auprès de ses clients, Iron Mountain recueille l’information qui lui est nécessaire pour gérer leurs comptes, offrir des renseignements de marketing sur les produits et services d’Iron Mountain, fournir des documents de présentation technique comprenant des articles utiles pour les clients, obtenir des renseignements qui pourraient aider Iron Mountain à gérer et à améliorer son site Web, et pour satisfaire à toute exigence législative ou juridique. Nous informons nos clients sur le type de renseignements recueillis et de quelle façon nous les utilisons.

Auprès de ses employés, Iron Mountain recueille l’information qui lui est nécessaire pour gérer les avantages sociaux et les régimes connexes, pour l'aider dans la gestion des ressources humaines, la formation des employés et les questions d’immigration, ainsi que pour satisfaire à toute exigence législative ou juridique.

• Pour qu'Iron Mountain puisse utiliser les renseignements d'un client en ligne, ce dernier doit d'abord donner son accord. Vous avez le choix de fournir ou non à Iron Mountain des renseignements qu'elle pourra utiliser pour vous envoyer de l’information, que ce soit dans le cadre d'activités de marketing en ligne, par téléphone, par télécopieur ou par la poste. Vous pouvez en tout temps vous désabonner; Iron Mountain fera alors tout en son pouvoir pour cesser dans les plus brefs délais le traitement des renseignements personnels que vous aurez fournis. En ce qui concerne les activités hors ligne d'Iron Mountain, le client peut simplement aviser Iron Mountain par écrit qu’il ne désire plus recevoir d’information (se faire exclure de la liste d’envoi) et Iron Mountain fera tout en son pouvoir pour satisfaire rapidement à cette demande.
• Iron Mountain emploie des procédures et des mesures de protection qu'elle juge appropriées compte tenu de la nature des renseignements personnels que lui fournissent ses clients et ses employés. L’objectif d’Iron Mountain est d’empêcher l’accès non autorisé aux données, de maintenir l’exactitude des données, d'assurer une utilisation appropriée de l’information et l’emploi des normes professionnelles de l’industrie pour se protéger contre les pertes, l’utilisation abusive ou la modification des renseignements sous sa responsabilité qui sont en lien avec ses services de gestion de l’information.
• Divulgation des renseignements. En plus d’utiliser les renseignements des clients et des employés pour répondre à leurs demandes, Iron Mountain peut divulguer l’information qui lui a été fournie lorsque la loi ou un organisme de réglementation l'exige. De plus, Iron Mountain peut communiquer, s'il y a lieu, à ses filiales, à de tierces parties non affiliées qui sont liées par contrat pour la prestation de services pour Iron Mountain ou en son nom (fournisseurs de services) (qui sont tenus de respecter et maintenir des politiques en ce qui concerne la confidentialité et le traitement des renseignements personnels) ou à de tierces parties dans le cadre d’une vente, d’une fusion ou d’un transfert, proposé ou conclu, complet ou partiel d'une entreprise ou d'une division.
• Attentes d’Iron Mountain envers ses fournisseurs de services. Iron Mountain attend de ses fournisseurs de services qui, dans le but de fournir des services à Iron Mountain, ont accès aux renseignements personnels fournis à Iron Mountain par ses clients ou ses employés qu'ils respectent les principes de confidentialité définis dans le présent document lorsqu'ils accèdent aux renseignements des clients et des employés. Iron Mountain tient compte de leur engagement à respecter la confidentialité et la sécurité dans son processus décisionnel de sélection à l’égard des fournisseurs de services comme partenaire d’affaires.

Si vous avez des questions au sujet de notre politique de confidentialité, veuillez communiquer avec notre vice-président de la protection des renseignements personnels au 1 800 935-6966, poste 8477 (si vous appelez à partir des États-Unis) ou au 617 535-8477 (si vous appelez de l'extérieur des États-Unis) ou par courriel, à l'adresse global.privacy@ironmountain.com, ou encore par la poste à l'adresse suivante : vice-président of Privacy, Iron Mountain, 617 Atlantic Avenue, Boston, MA 02111, U.S.A.