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Iron Mountain A 60 Ans
Richard Reese, président et directeur général, évoque le passé, le présent et le futur de la gestion de l'information.
Depuis aout 1951, les choses ont beaucoup changé dans la façon dont les compagnies gèrent leur information. C'est en effet à cette date qu’Herman Knaust a converti sa ferme de champignons située à l'intérieur d'une ancienne mine de fer pour en faire un abri souterrain pour l'information.
Il y a soixante ans, le monde avait peur de la bombe atomique, et les entreprises recherchaient une enceinte impénétrable pour protéger leurs documents essentiels. Ayant pris conscience de ce besoin, Knaust, qui se proclamait le « Roi du champignon », envoya les premières équipes de dynamitage et de construction dans sa mine le 26 décembre 1950. Huit mois plus tard, la mine était rouverte sous le nom d’Iron Mountain Atomic Storage, Inc.
Six décennies plus tard, les entreprises continuent de prendre des précautions pour protéger leurs données. Mais la protection de l'information n'est plus leur unique souci; c'est juste un besoin parmi de nombreux autres qu'ont aujourd'hui les entreprises pour leurs données. Même un visionnaire comme Knaust n'aurait pas pu imaginer la façon dont les gestionnaires de l'information utilisent maintenant les données pour améliorer leurs entreprises.
Depuis l'époque où le premier client d'Iron Mountain, la East River Savings Bank, cherchait un moyen de stocker les copies sur microfilm de ses dossiers de dépôts, les relations des entreprises avec leurs données ont connu plusieurs stades d'évolution. Les compagnies, pour qui l'information était quelque chose à cacher, en sont venues à la considérer comme un relevé des activités de l'entreprise. Cette plus grande importance accordée à la documentation a donné naissance à une ère de conformité avec des règlementations de plus en plus nombreuses augmentant la complexité de la gestion de l'information. Aujourd'hui, les entreprises reconnaissent que l'information peut promouvoir l'efficacité et l'opportunité de croissance de leurs activités.
Le président et directeur général d'Iron Mountain, Richard Reese, a été témoin d'une grande partie de cette évolution. Au cours de ses 30 ans de service dans la compagnie, il l'a vue croitre; elle était au début une compagnie en grande partie nord-américaine avec un revenu brut de $3 millions de dollars par an, elle est aujourd'hui un leader mondial de la gestion de l'information avec 3 milliards de dollars de revenu annuel. Dans une récente entrevue commémorant le soixantième anniversaire d'Iron Mountain, Richard Reese a évoqué l'évolution de l'industrie et les tendances de la gestion de l'information qui sont à surveiller.
Q. : L'histoire de la création d'Iron Mountain est, pour le moins, unique. Comment la culture des champignons a-t-elle amené Herman Knaust à se rendre compte de l'intérêt que pouvait avoir la protection de l'information?
Richard Reese : C'est grâce à la confluence de certaines observations perspicaces. Il avait vu combien de réfugiés venant d'Europe essayaient de refaire leur vie en Amérique sans leurs certificats de naissance, leurs passeports ou leurs diplômes, qui avaient été perdus ou détruits pendant la Seconde Guerre mondiale. Pour lui, cela montrait à quel point il était important de protéger les documents uniques.
En même temps, le monde était hanté par le spectre d'une attaque nucléaire. De nombreuses entreprises craignaient de ne pas pouvoir survivre à un tel désastre sans avoir un lieu sûr pour la protection de leurs documents essentiels. Ayant entendu ces préoccupations de ses amis et de ses partenaires d'affaires, Knaust ne tarda pas à se rendre compte qu'il pouvait transformer sa ferme de champignons pour en faire un abri souterrain pour protéger l'information. C'est ainsi que fut créée la compagnie.
Richard Reese parle de l'explosion constante de l'information :
« Le passage de l'information analogique à l'information numérique a créé une avalanche de données qui submerge la plupart des compagnies. La technologie à rendu l'information trop facile à créer, à copier et à diffuser. »
Q. : Il y a soixante ans, gérer l'information voulait dire la protéger et s'assurer de pouvoir la récupérer en totalité. Comment les besoins des compagnies en matière d'information ont-ils évolué au cours des années?
Richard Reese : En 1951, la gestion de l'information consistait simplement à la conserver en lieu sûr pour pouvoir redémarrer les activités d'une entreprise après une explosion atomique ou une autre catastrophe majeure. Aujourd'hui, les gestionnaires de dossiers ont beaucoup plus de problèmes à résoudre, car les progrès technologiques et les règlementations ont créé de nouveaux problèmes et de nouvelles exigences.
Le passage de l'information analogique à l'information numérique a créé l'avalanche de données qui submerge la plupart des compagnies. La technologie à rendu l'information trop facile à créer, à copier et à diffuser.
Ajoutez à cela des lois historiques comme le règlement 26 des règles de procédure civile fédérales, clarifiant pour les entreprises le processus de production de données électroniques pertinentes avant un procès. Avec des règlements comme celui-là, on était obligé de classer et de stocker les données beaucoup plus soigneusement. Il fallait soudain avoir une meilleure compréhension de l'information, et être capable de la retrouver rapidement si on ne voulait pas faire face à des pénalités et risquer de compromettre la réputation de l'entreprise.
Cette collision de croissance du volume de données et de règlementation légale a totalement remodelé la façon dont les compagnies gèrent l'information. Elles doivent désormais prendre en compte la totalité de leurs données, et pas seulement les documents essentiels qu'elles doivent protéger. Et au lieu de concevoir l'information comme une chose à protéger, elles la voient à la fois comme un atout vital et une sérieuse responsabilité.
Richard Reese parle des meilleures pratiques de gestion des dossiers :
« Dans de nombreux cas, les compagnies ne peuvent consacrer du temps ou de l'argent à se demander pour chaque information si elle constitue un dossier. C'est le problème classique de l'aiguille dans la botte de foin, mais compte tenu de la quantité et de la diversité des données, il est plus difficile de déterminer quelles aiguilles méritent l'attention d'une compagnie. »
Q. : Compte tenu de cette croissance rapide de l'information, est-ce plus difficile maintenant de décider ce qui constitue un dossier, et ce qui mérite d'être conservé ou non?
Richard Reese : Oui. Les compagnies ont de l'information à n'en savoir que faire et elle est éparpillée dans tous les coins de leur entreprise. Elles doivent aussi tenir compte de divers médias, documents sur papier, fichiers électroniques, messages instantanés, blogues de compagnie, tweets et autres. Dans de nombreux cas, les compagnies ne peuvent consacrer du temps ou de l'argent à se demander pour chaque information si elle constitue un dossier. C'est le problème classique de l'aiguille dans la botte de foin, mais compte tenu de la quantité et de la diversité des données, il est plus difficile de déterminer quelles aiguilles méritent l'attention d'une compagnie.
Richard Reese parle du risque associé à la gestion de l'information :
« …De nombreuses compagnies ne font pas d'analyse de risques et se contentent de traiter tous les dossiers de la même façon. Cela coute cher…. »
Q. : Comment une entreprise s'attaque-t-elle à ce dilemme?
Richard Reese : En un mot, en segmentant. Tout d'abord en séparant l'information à haut risque et de grande valeur. Quels sont les secteurs de votre compagnie les plus vérifiés ou règlementés? Quels secteurs connaissent une croissance plus rapide que les autres? Ce sont les dossiers que vous souhaitez surveiller le plus étroitement, en établissant des politiques et procédures claires pour l'accès, la conservation et l'élimination de ces dossiers.
Malheureusement, de nombreuses compagnies ne font pas cette analyse de risques et essaient simplement de traiter tous les dossiers de la même façon. Ceci est couteux parce qu'elles paient invariablement pour stocker plus de données qu'elles n'en ont besoin tout en passant plus de temps à rechercher les bonnes données. Contre-intuitive pour certains, cette approche égalitaire de gestion des dossiers rend également la compagnie plus vulnérable au manque de conformité et aux pénalités légales, puisqu'elle n'a pas pris le soin de séparer les dossiers à haut risque et d'établir des politiques claires pour ces dossiers, comme des mises en suspens pour raisons juridiques.
Richard Reese parle du lieu de travail convivial :
« …Les utilisateurs s'attendent à des interfaces plus intuitives, à des commentaires plus immédiats et à une expérience plus souple en général. Une compagnie intelligente va comprendre cette réalité et construire une infrastructure de TI lui permettant d'évoluer avec le même niveau de sophistication que la technologie personnelle actuelle. »
Q. :Aujourd'hui, quels sont les premiers sujets de préoccupation parmi vos clients?
Richard Reese : Les budgets de TI restent un point préoccupant. De nombreuses compagnies donnent aux gestionnaires de l'information la tâche de réduire les couts, alors même que le volume des données continue de croitre et que les demandes des utilisateurs augmentent. C'est pourquoi nous recommandons aux entreprises de concentrer leur temps et leurs ressources sur l'information qui compte le plus.
Il y a une autre tendance qu'on observe : une nouvelle génération d'employés s'attend de plus en plus à ce que la technologie de l'entreprise reflète la forme et la fonction la technologie du consommateur, un phénomène que certains appellent « consommateurisation des TI. » C'est un point douloureux pour les services de TI des entreprises; leurs utilisateurs s'attendent à des interfaces plus intuitives, à des commentaires plus immédiats et à une expérience plus souple en général. Dans certains cas, un employé peut même essayer de contourner le service des TI pour glisser de façon insidieuse des applications sur son bureau et sur les serveurs de la compagnie. Une compagnie intelligente va comprendre cette réalité et construire une infrastructure de TI lui permettant d'évoluer avec le même niveau de sophistication que la technologie personnelle actuelle.
Richard Reese parle des réseaux sociaux et de la législation :
« Les acheteurs d'information partagent des informations qui les concernent et ces interactions sont riches de connaissances...[mais] il faut faire attention aux données qu'on saisit et ne pas oublier d'en soupeser les risques et les avantages. »
Q. : Quelles autres tendances en ce qui concerne la conformité méritent en ce moment l'attention des entreprises?
Richard Reese : Les réseaux sociaux représentent un des plus grands scénarios de risques et d'avantages pour les compagnies aujourd'hui. Nous avons tous vu ces dernières années des compagnies lancer des blogues, afficher des publication sur Facebook et envoyer des tweets afin de mieux motiver leurs clients. Les acheteurs d'information partagent des informations qui les concernent et ces interactions sont riches de connaissances. Mais lorsque les compagnies mettent le doigt dans cet engrenage pour saisir ces données, je suis à peu près certain qu'elles en sont propriétaires, ce qui les rend responsables de tout ce qui peut en découler.
Souvenez-vous : La loi dit que c'est le contenu de l'information, et non pas son format, qui détermine si elle constitue un dossier. Et puisque les tribunaux et les autorités de règlementation continuent de renforcer la responsabilité légale et de préciser les exigences, la leçon est la suivante : faire attention aux données qu'on saisit et ne pas oublier d'en soupeser les risques et les avantages.
Richard Reese parle des réseaux sociaux et de votre infrastructure :
« C'est la prochaine vague de croissance dans la gestion des dossiers et de l'information, c'est certain. Et si vous pensez que la croissance de volume de la dernière vague était forte, vous n'avez encore rien vu. »
Q. : Les réseaux sociaux ressemblent à une formidable nouvelle étape pour l'information. Mais que signifient-ils pour les gestionnaires de l'information?
Richard Reese :C'est la prochaine vague de croissance dans la gestion des dossiers et de l'information, c'est certain. Et si vous pensez que la croissance de volume de la dernière vague était forte, vous n'avez encore rien vu. La croissance du volume des données des réseaux sociaux est tout simplement phénoménale. Sous plusieurs aspects, nous assistons à une confluence de défis comme autrefois, une autre époque marquée par une forte croissance du volume de données, avec des règlements incertains sur la façon de conserver et d'utiliser les données.
Q. : Si Knaust était encore en vie, pensez-vous qu'il serait surpris par certains aspects des activités d'Iron Mountain?
Richard Reese : Absolument. Il serait probablement étonné par l'expansion de notre rôle de soutien à nos clients. Iron Mountain est maintenant partenaire avec plus de 150 000 clients dans 35 pays et stocke de l'information dans plus de 1 000 installations, y compris dans la cave à champignons de ses débuts. Nous aidons ces entreprises à réduire leurs frais de stockage, à remplir les critères de conformité, à accélérer les enquêtes préalables et à accéder rapidement à l'information critique, sans épuiser leurs temps ni leurs ressources humaines ou financières.
Q. : Par ailleurs, qu'aurait-il peut-être anticipé?
Richard Reese :Le concept de l'information comme un atout. En fin de compte, c'est en prenant conscience de ce concept qu'il a fondé la compagnie. Cette idée est toujours vraie aujourd'hui.
Q. : Après six décennies de gestion de documents, quelle est la plus précieuse règle de sagesse institutionnelle qu'a pu acquérir Iron Mountain?
Richard Reese : J'ai beaucoup parlé de ce qui a changé, les nouvelles technologies, les nouveaux formats de médias, les nouvelles règles et les nouveaux besoins et problèmes des entreprises. Pourtant, l'approche pour relever ces défis reste en grande partie inchangée : segmenter les données en fonction des profils de risque. Élaborer des processus cohérents pour l'accès, la conservation et l'élimination de dossiers. Former les employés. Et vérifier la conformité. C'est tout. Tout comme la bonne vieille méthode de régime alimentaire et d'exercice physique est la meilleure voie pour la santé à long terme, les bons vieux processus et procédures sont la meilleure voie pour la santé à long terme de l'information.