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STOCKAGE DE DOCUMENTS HORS SITE

Conservez et protégez vos documents dans des installations conformes et hautement sécuritaires.
  1. Iron Mountain Canada
  2. Stockage sécurisé
  3. Stockage de documents et de médias
  4. Stockage de documents hors site

FAITES CONFIANCE AUX EXPERTS EN GESTION DES DOCUMENTS ET DE L’INFORMATION (GDI)

Les documents et les informations sont la pierre d’assise de toute organisation. La gestion et la protection de ces précieux actifs sont indispensables.

Les professionnels de la GDI d’Iron Mountain travailleront avec vous pour déterminer les documents devant être relocalisés dans nos installations de stockage hors site sécuritaires. Une fois sur place, ils seront identifiés et classés à l’aide de notre technologie. Ils seront ensuite suivis à l’aide d’étiquettes RIFD et vous pourrez y accéder à partir de notre portail Web intuitif Iron Mountain ConnectMC pour que vous puissiez trouver et récupérer vos informations rapidement lorsque vous en avez besoin.

La preuve est faite!

Les centres d’archivage d’Iron Mountain respectent ces exigences d’installation critiques :

  • Sécurité – Construction sécurisée, périmètre de sécurité, sécurité à l’entrée, sécurité intérieure et planification de la sécurité.
  • Prévention des incendies – Construction résistante aux incendies et sources d’approvisionnement en eau fiables.
  • Contrôles environnementaux – Contrôle total sur l’environnement pour protéger vos documents contre les intempéries.

Chaîne de traçabilité uniforme

Iron Mountain a développé des flux de travail éprouvés pour offrir le niveau le plus élevé de sécurité et de précision. De plus, notre solution InControlMD protège vos informations pendant le transport grâce à des caractéristiques de sécurité et un suivi brevetés.

Des gens en qui vous pouvez avoir confiance

Iron Mountain respecte des exigences de sécurité strictes. Nous effectuons des vérifications approfondies des antécédents, un filtrage des employés et de la formation officielle pour nous assurer que les normes de sécurité les plus élevées sont maintenues lorsque nous protégeons et stockons vos documents.

Hors site ne signifie pas hors ligne

L’application de gestion des documents The Iron Mountain ConnectMD offre la gestion en ligne de vos boîtes et de vos fichiers, y compris les métadonnées, la recherche, le suivi et le traitement des demandes de service. En seulement quelques clics, vous pouvez effectuer une recherche dans votre inventaire hors site, trouver les éléments nécessaires pour répondre à une demande interne ou externe et faire en sorte que ceux-ci soient numérisés ou livrés rapidement par l’un de nos employés approuvés et formés. Vous pouvez libérer des biens immobiliers et du personnel précieux en déplaçant des boîtes et des fichiers dans les installations d’Iron Mountain, et ce, sans sacrifier la visibilité de vos actifs informationnels. De plus, vous aurez un accès rapide à des fichiers à haute activité en utilisant notre solution de stockage de fichiers à rayons ouverts.

STOCKAGE CONÇU POUR VOS BESOINS

STOCKAGE SPÉCIALISÉ

Si vous avez des besoins particuliers en matière de stockage, par exemple la conservation de grands volumes de documents ou de matériel qui nécessitent des contrôles environnementaux spécialisés, Iron Mountain peut concevoir et créer une chambre forte personnalisée pour répondre à vos exigences.

Ces caractéristiques spécialisées comprennent :

  • le stockage à température contrôlée pour le matériel qui nécessite des conditions environnementales et une humidité relative définitives;
  • le stockage dans une chambre forte séparée pour les films, les supports magnétiques et les supports mixtes afin de prévenir la contamination croisée.
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STOCKAGE SOUTERRAIN


  • Sécurité exceptionnelle – Des gardiens armés, une surveillance 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 et une technologie à la fine pointe.
  • Protection environnementale – Les chambres fortes maintiennent la température et l’humidité relative précisées pour des conditions de stockage à moyen et à long terme.
  • Options de chambres fortes privées ou partagées.

SERVICES POUR VOS PROJETS

Lorsqu’il est question de mettre en œuvre des projets ponctuels, périodiques ou continus, les professionnels de la gestion de documents d’Iron Mountain possèdent l’expertise dont vous avez besoin. L’équipe du projet agit en tant que prolongement simple de votre organisation et peut gérer des projets du début à la fin, ce qui permet à votre personnel de mieux gérer son temps et ses ressources.

Voici quelques exemples de l’aide que nous pouvons vous apporter :

SERVICES DE RELOCALISATION D’INVENTAIRE

Les spécialistes d’Iron Mountain peuvent trier, emballer et offrir un transfert d’un point à un autre des boîtes et des dossiers de votre installation vers ses centres d’archivage. Nous pouvons emballer vos documents dans des boîtes de rangement à étiquette d’identification par radiofréquence Iron Mountain et recueillir des métadonnées pour décrire le contenu des boîtes, avec l’option de dresser une liste de chaque dossier qui se trouve dans la boîte.

INDEXATION DES FICHIERS

L’équipe de saisie de données d’Iron Mountain peut ajouter des descriptions spécifiques aux dossiers afin de vous aider à gérer votre inventaire de dossiers.

PRÉPARATION DE LA TRANSMISSION DES BOÎTES

Vous pouvez passer en revue le contenu des boîtes et saisir les métadonnées qui y sont associées. Ces informations vous permettent de trouver les documents dont vous avez besoin plus rapidement et au moment où vous en avez besoin.

CONSOLIDATIONS ET RELOCALISATION DE BUREAU

Vous pouvez améliorer l’utilisation de vos biens immobiliers en libérant de l’espace précieux qui est actuellement occupé par des salles d’archivage et de stockage de dossiers. Iron Mountain peut vous aider à déterminer les dossiers qui peuvent être relocalisés dans une installation d’Iron Mountain.

CONSOLIDATIONS À RAYONS OUVERTS

En l’absence de travaux de tri et de transferts planifiés périodiquement, la capacité de votre salle des dossiers sera rapidement dépassée. L’équipe de projet d’Iron Mountain peut effectuer un tri sélectif pour assurer que votre programme reste à jour.

SERVICES D’AUDIT D’INVENTAIRE

Il est important de connaître votre inventaire pour que vous puissiez réagir aux enquêtes ou aux autres événements. Les services d’audit d’Iron Mountain offrent un espace dédié dans nos centres d’archivage pour effectuer des audits. En plus de vous offrir de l’espace, nous pouvons vous aider à effectuer l’inventaire de vos boîtes, à préparer les dossiers et à manipuler le matériel.

SERVICES DE RÉCUPÉRATION DE DOCUMENTS

Iron Mountain peut nettoyer et restaurer vos actifs informationnels endommagés par des catastrophes naturelles et humaines, des contaminants, de la poussière, de la moisissure, de l’eau et des infestations d’animaux.

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Notre section Service à la clientèle peut aider à donner des réponses à vos questions dès que possible, et n'hésitez pas à nous contacter à votre convenance.