Avis de confidentialité

Sociétés d’Iron Mountain en tant que responsables du traitement des données

Iron Mountain Information Management, LLC aux États-Unis et ses filiales (ci-après « Iron Mountain » ou « nous ») attachent une grande importance à la protection de votre vie privée. Le présent avis de confidentialité explique comment Iron Mountain recueille, utilise et partage les informations permettant d’identifier ses clients, ses prospects, ses fournisseurs, ses partenaires commerciaux et les visiteurs de son site Web (« données personnelles »), lorsque nous agissons en tant que responsable du traitement des données. Un responsable du traitement des données est une entité qui décide pourquoi et comment les données personnelles sont utilisées (traitées).

Normes mondiales et règles nationales d’Iron Mountain

Le présent avis de confidentialité énonce nos normes mondiales en matière de protection de la vie privée.

Outre les normes mondiales d’Iron Mountain, nous observons toutes les lois nationales pertinentes et applicables en matière de protection de la vie privée. Ainsi, selon la région où sont situées nos activités, Nous nous conformons, entre autres, au Règlement général sur la protection des données 2016/679 (RGPD de l’UE), et aux lois sur la protection des données applicables dans les pays de l’EEE où Nous opérons, au Règlement général sur la protection des données du Royaume-Uni (RGPD du Royaume-Uni) et à la loi sur la protection des données du Royaume-Uni 2018 (UK Data Protection Act); à la loi californienne de 2018 sur la confidentialité des consommateurs (California Consumer Privacy Act – CCPA), à la loi brésilienne de 2020 sur la protection générale des données (Brazil General Data Protection Law – LGPD); à la loi chinoise de 2021 sur la protection des informations personnelles (Personal Information Protection Law – PIPL), et loi singapourienne de 2012 sur la protection des données à caractère personnel (Singapore Personal Data Protection Act).

Déclarations spécifiques et avis de confidentialité nationaux

Certaines filiales d’Iron Mountain peuvent être tenues d’adhérer à des lois locales sur la protection des données qui exigent la divulgation de déclarations de confidentialité spécifiques à leur pays (qui vous sont généralement fournies par notre filiale locale d’Iron Mountain au moment de la collecte des données personnelles). Vous pouvez accéder aux déclarations de confidentialité spécifiques à chaque pays en cliquant sur le lien suivant :

• CCPA/California Consumer Privacy Act
• China

Pour la version traduite de cet Avis de confidentialité, veuillez consulter les sites Web des pays concernés. Par exemple, la version allemande de ce document est accessible sur nos sites Web en langue allemande.

Fondements juridiques du traitement

Nous menons nos activités en veillant au respect de la vie privée et à la protection des données. Nous nous assurons que le traitement repose sur une base légitime et qu’il est conforme à la législation applicable en matière de protection de la vie privée. Dans la plupart des cas, nous collectons et utilisons vos données personnelles sur la base des fondements juridiques suivants :

• Exécution de contrats : lorsque le traitement est nécessaire à la conclusion et à l’exécution de contrats avec nos clients, fournisseurs, partenaires commerciaux ou autres parties prenantes;
• Consentement : lorsque nous avons obtenu votre consentement pour le traitement de vos données personnelles (par exemple, pour l’envoi de communications marketing sur nos produits ou services ou pour le suivi de vos activités sur nos sites Web au moyen de cookies afin d’améliorer votre expérience client);
• Intérêt légitime : lorsque nous souhaitons atteindre nos objectifs commerciaux légitimes (par exemple, pour afficher le contenu du site Web en fonction de votre situation géographique ou le personnaliser de toute autre manière). Nous ne nous appuyons sur l’intérêt légitime que si celui-ci est proportionné et garantit un bon équilibre entre nos objectifs commerciaux et vos droits en matière de protection de la vie privée;
• Respect des lois applicables : lorsque le traitement est nécessaire pour se conformer aux obligations légales ou réglementaires qui nous incombent (par exemple, lorsque Nous devons partager des données personnelles avec l’administration publique et les autorités fiscales).

Collecte et utilisation des données personnelles

En fonction de votre relation avec Iron Mountain et sous réserve des lois et réglementations applicables, nous pouvons être amenés à collecter et utiliser vos données personnelles de la manière suivante :

• Coordonnées professionnelles (clients, prospects, vendeurs) : coordonnées professionnelles (par exemple, contact professionnel, adresse professionnelle, numéro de téléphone); données personnelles des représentants des clients et des vendeurs (par exemple, nom, coordonnées); données structurées (par exemple, données propriétaires); informations techniques (par exemple, portail client, identifiants et mots de passe, journaux d’accès), traitées aux fins principales suivantes : négociation et exécution de contrats, respect de la réglementation, évolution et relations commerciales, gestion des réclamations, administration, comptabilité, amélioration de nos services et fourniture de ceux-ci aux clients.
• Données personnelles dans le cadre d’audits, d’enquêtes et de vérifications préalables (clients, vendeurs) : nom, coordonnées (par exemple, adresse, numéro de téléphone, courriel), titre/fonction, numéro d’identification fiscale, informations bancaires ainsi que d’autres informations relatives à la relation avec le vendeur ou le client, traitées aux fins principales suivantes : audits, enquêtes, sécurité opérationnelle, conformité réglementaire, contrôles préalables, gestion des réclamations, litiges.
• Collecte en ligne de données personnelles (visiteurs de nos sites Web) : informations collectées via les sites Web d’Iron Mountain, telles que les coordonnées, les identifiants de connexion, les commentaires en ligne et les réactions provenant de forums et d’enquêtes en ligne, etc., traitées aux fins principales suivantes : permettre une utilisation efficace de nos sites Web, optimiser les fonctionnalités de ces sites Web, dialoguer avec les clients/prospects et les fournisseurs sur les forums en ligne, assurer et évaluer la satisfaction de la clientèle.
• Collecte de données personnelles à l’aide de la technologie (visiteurs de nos sites Web) : Les sites Web d’Iron Mountain utilisent des cookies et autres technologies similaires. Un cookie est un petit fichier texte placé sur votre appareil par les sites Web que vous visitez. Ces fichiers permettent aux sites Web d’Iron Mountain d’améliorer l’expérience utilisateur en proposant un contenu adapté à leurs centres d’intérêt et d’offrir d’autres fonctionnalités. Vous disposez de divers outils pour contrôler les données collectées par les cookies et autres technologies similaires. Iron Mountain n’utilise des cookies qu’après avoir obtenu votre consentement et dans la mesure où cela est nécessaire. Par exemple, les cookies qui vous fournissent un contenu personnalisé. Les sites Web d’Iron Mountain vous permettent de contrôler certains cookies par le biais des bannières de cookies ou des paramètres du navigateur. Pour plus d’informations sur la façon dont nous utilisons les cookies et sur leur gestion, veuillez consulter notre Politique de confidentialité en matière de cookies disponible sur nos sites Web où la loi l’exige.
• Données personnelles des enfants : Nous sommes particulièrement attachés à la sécurité des enfants sur Internet; c’est pourquoi nous ne collectons en aucune manière les données personnelles de mineurs (enfants de moins de 16 ans ou tout autre âge selon la législation en vigueur).
• Marketing direct (clients, prospects) : Nous pouvons utiliser vos coordonnées professionnelles (par exemple, votre courriel) pour vous fournir des informations sur nos produits et services dont nous pensons qu’ils pourraient vous intéresser. À cette fin, nous pouvons également être amenés à créer un profil personnel contenant des informations professionnelles sur l’entreprise pour laquelle vous travaillez ou sur les interactions que nous entretenons, dans le but de vous proposer, ainsi qu’à l’entreprise pour laquelle vous travaillez, des informations pertinentes et des offres adaptées concernant nos services et nos produits, et d’améliorer notre communication personnelle avec vous. Iron Mountain ne vous enverra de communications (par exemple, par courriel et/ou par téléphone) que si vous nous avez donné votre consentement préalable (« consentement à être contacté ») ou si nous y sommes autorisés jusqu’à ce que vous ayez choisi de ne vous désinscrire deces communications. Retrait du consentement ou désinscription des communications marketing : Si vous ne souhaitez plus recevoir de communications marketing, vous pouvez retirer votre consentement ou vous désinscrire à tout moment en cliquant ici.

Nous recueillons des données personnelles à partir des sources suivantes :

• clients et prospects (personnes morales et physiques)
• représentants et mandataires de nos clients (par exemple, personnes représentant l’entreprise dans le cadre de la gestion de contrats)
• visiteurs des sites Web d’Iron Mountain
• tiers (fournisseurs d’Iron Mountain)
• Sociétés et filiales d’Iron Mountain
• autorités gouvernementales chargées de l’application de la loi, y compris les autorités fiscales, tribunaux, autorités administratives, etc.
• sources accessibles au public (réseaux sociaux professionnels, registres officiels, etc.), dans la mesure autorisée par la législation et les réglementations en vigueur.

Collecte de données personnelles en tant que responsable du traitement des données

Nous traitons les données personnelles de nos clients en tant que responsable du traitement sans examiner le contenu ou l’origine de ces données. Nous sommes autorisés à collecter, stocker et traiter ces données personnelles uniquement pour le compte de nos clients et selon leurs instructions. Les clients qui utilisent nos services à cette fin sont des responsables du traitement des données et il leur incombe d’obtenir les consentements et les autorisations nécessaires à la collecte et à l’utilisation de ces informations, ainsi que de fournir les avis de confidentialité requis à cet effet.

Nous pouvons être amenés à partager vos données personnelles en interne (au sein du groupe Iron Mountain) et à l’extérieur (avec des tiers tels que nos fournisseurs, conseillers, et partenaires commerciaux). Sous réserve des lois et réglementations applicables, nous pouvons partager et/ou divulguer vos données personnelles comme expliqué dans la présente section.

Partage interne : Iron Mountain a son siège à Boston, Massachusetts (États-Unis), mais opère dans le monde entier. Ainsi, afin d’atteindre nos objectifs commerciaux et dans le strict respect de votre vie privée, nous pouvons être amenés à partager vos données personnelles avec d’autres filiales d’Iron Mountain, conformément au présent avis et dans les conditions décrites.

Partage à l’extérieur : Nous sommes également susceptibles de partager vos données personnelles avec des tiers, y compris :

• Fournisseurs d’Iron Mountain : la prestation de services à Iron Mountain peut nécessiter le traitement de vos données personnelles (par exemple, pour fournir un outil de gestion de la relation client ou une assistance informatique, distribuer des documents marketing, etc.). Dans ce cas, ces entités peuvent recevoir et traiter vos données personnelles uniquement selon les instructions d’Iron Mountain et dans le but de fournir des services pour notre compte.
• D’autres tiers à des fins de vente, de fusion, de transfert d’activité ou de division : cela comprend également les objectifs de vérification préalable qui peuvent également nécessiter la divulgation de données personnelles aux consultants ou aux auditeurs financiers d’Iron Mountain.
• Autorités gouvernementales : Nous pouvons également être légalement tenus de divulguer vos données personnelles, même sans votre autorisation. Les objectifs de ces divulgations visent notamment à : (a) satisfaire aux demandes légales des autorités gouvernementales, des régulateurs et des autorités chargées de l’application de la loi et (b) protéger les droits et les propriétés d’Iron Mountain.

Normes d’Iron Mountain relatives au partage de données

Nous ne partagerons pas vos données personnelles avec des tiers sans votre consentement, sauf pour : (a) remplir un objectif commercial légitime d’Iron Mountain (par exemple, utiliser un service d’un fournisseur); (b) répondre aux demandes dûment autorisées des autorités gouvernementales; (c) nous conformer aux lois et réglementations en vigueur; (d) faire respecter/protéger les droits et les propriétés d’Iron Mountain; ou; (e) protéger les droits de nos employés et des autres personnes utilisant la propriété d’Iron Mountain lorsque cela est autorisé et, dans chaque cas, conformément à la loi en vigueur. Nous ne commercialisons et ne commercialiserons jamais vos données personnelles.

Vos données personnelles peuvent être transférées ou consultées par d’autres sociétés et filiales d’Iron Mountain et par des tiers dans le monde entier. Les destinataires de ces données peuvent être situés dans des pays qui n’offrent pas un niveau de protection adéquat de vos données personnelles par rapport au pays d’origine.

Nous veillons à ce que les données personnelles transférées soient protégées de manière adéquate, conformément aux lois applicables en matière de protection des données dans le pays d’origine. Nous avons mis en place les garanties suivantes lors du transfert de vos données personnelles :

• Clauses contractuelles types (Standard Contractual Clauses – « SCC ») pour les transferts internationaux de données personnelles , le cas échéant (par exemple, transfert de données personnelles de l’UE/du Royaume-Uni/de la Suisse vers des pays tels que les États-Unis et l’Inde). Pour obtenir de plus amples informations sur les garanties applicables et/ou recevoir une copie des SCC pour examen, veuillez nous contacter à l’adresse suivante : global.privacy@ironmountain.com.

• Lorsque la loi en vigueur l’exige, nous demandons votre consentement pour le transfert de vos données personnelles.
• Iron Mountain a signé un accord inter-entreprises sur le transfert et le traitement des données personnelles au sein de son groupe afin de permettre le transfert des données personnelles en interne.
• Iron Mountain adhère aux principes des cadres du Privacy Shield UE-États-Unis et Suisse-États-Unis, bien que, conformément à la législation européenne, Iron Mountain ne se fonde plus sur le cadre du bouclier de protection de la vie privée UE-États-Unis en tant que base juridique pour les transferts de données personnelles.

Nous conserverons vos données personnelles pendant la durée raisonnablement nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été collectées, comme expliqué dans le présent avis. Dans certaines circonstances, nous pouvons être amenés à conserver vos données personnelles plus longtemps, par exemple lorsque nous sommes tenus de le faire conformément à des exigences légales, réglementaires, fiscales ou comptables. Dans certaines circonstances, nous pouvons conserver vos données personnelles plus longtemps afin de disposer d’un registre précis de vos transactions avec nous en cas de réclamation ou de contestation, ou si nous avons des raisons de penser qu’il existe une possibilité de litige liée à vos données personnelles ou à vos transactions.

Les données personnelles que nous avons obtenues afin de vous fournir des informations commerciales sur nos produits et services seront conservées tant que vous souhaitez continuer à recevoir ces informations ou, si la loi l’exige, seront supprimées plus tôt si vous ne manifestez aucun intérêt pour nos produits et services à la suite de nos communications (c’est-à-dire si vous êtes inactif) afin d’éviter toute sollicitation future à des fins de marketing. Nous maintenons un avis de conservation des données que nous appliquons aux dossiers dont nous avons la charge. Nous supprimons vos données personnelles lorsqu’elles ne sont plus nécessaires, soit en effaçant les fichiers électroniques et en détruisant les dossiers physiques, soit en les rendant anonymes de manière à ce que nous ne puissions plus vous identifier. Iron Mountain dispose de politiques internes spécifiques qui lui permettent de se conformer aux règles de conservation.

Nous nous engageons à protéger vos données personnelles conformément aux normes de sécurité les plus strictes. Afin de préserver vos données personnelles de la perte ou de l’utilisation, de l’accès ou de la divulgation non autorisés, nous avons mis en place des mesures techniques, organisationnelles et administratives appropriées. Parmi celles-ci : l’obligation de confidentialité imposée aux membres de notre personnel et à nos prestataires de services et la destruction ou l’anonymisation permanente des données personnelles si elles ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées. Nous veillons au respect des normes actuelles du secteur (normes ISO) et Nous nous tenons informés des mesures de sécurité les plus récentes en fonction du risque lié à la protection de vos données personnelles.

Nous respectons les droits des personnes concernées/consommateurs et, conformément aux lois applicables en matière de protection de la vie privée, vous pouvez exercer votre (vos) droit(s) à :

1. accéder à vos données personnelles et en obtenir une copie - veuillez noter que nous pouvons être amenés à vérifier votre identité au préalable afin d’éviter toute divulgation à une personne non autorisée et de respecter le droit à la vie privée d’autrui lorsque nous vous fournissons l’accès à vos données personnelles ou une copie de celles-ci;
2. rectifier ou effacer vos données personnelles si elles sont inexactes ou incomplètes;
3. restreindre le traitement de vos données personnelles, notamment lorsque vous mettez en doute l’exactitude du traitement ; dans ce cas, nous limitons le traitement uniquement jusqu’à ce que votre demande soit vérifiée;
4. supprimer ou anonymiser vos données personnelles (en vertu du « droit à l’oubli » du RGPD), sauf exceptions, par exemple lorsque la loi nous autorise à procéder à un tel traitement;
5. assurer la « portabilité des données »; Iron Mountain peut, à votre demande, « transférer » vos données personnelles à une autre organisation/société si le traitement est basé sur votre consentement ou sur l’exécution d’un contrat;
6. vous opposer au traitement de vos données personnelles; par exemple, lorsque nous traitons vos données personnelles sur la base de notre intérêt légitime ou à des fins de marketing direct et que le traitement est effectué par des moyens automatisés;
7. obtenir une copie des garanties relatives aux données personnelles appliquées pour les transferts en dehors de votre pays - par exemple, copie des SCC;
8. déposer une plainte auprès de votre autorité de surveillance locale : Autorité de protection des données, par exemple l’ICO au Royaume-Uni;
9. retirer votre consentement au traitement de vos données personnelles (cela n’affecte toutefois pas la légalité du traitement fondé sur le consentement avant son retrait).

Sous réserve de considérations légales et d’autres considérations admissibles, nous ferons tous les efforts raisonnables pour répondre à votre demande dans les plus brefs délais (en tout état de cause dans les délais requis par la loi) ou vous informer si nous avons besoin d’informations supplémentaires pour répondre à votre demande. Dans certains cas, votre capacité à accéder à vos données personnelles ou à les gérer est limitée, comme l’exige ou l’autorise la législation applicable. Nous pouvons vous demander des informations supplémentaires pour vérifier votre identité et à des fins de sécurité, avant de vous divulguer les données personnelles demandées. Nous nous réservons également le droit de facturer des frais lorsque la loi le permet, par exemple si votre demande est manifestement infondée ou excessive.

Pour toute préoccupation, plainte ou question relative à la protection de la vie privée, veuillez contacter Iron Mountain :

Conformité et confidentialité globale
Responsable mondial de la confidentialité
Administrateur de la sécurité des données du Groupe pour l’EEE/le Royaume-Uni
global.privacy@ironmountain.com

Pour connaître le nom de notre filiale locale et ses coordonnées, cliquez ici (pour les entités Crozier, cliquez ici) et sélectionnez la région et le pays. Nous veillerons à ce que votre plainte soit résolue de manière rapide et appropriée et nous traiterons vos demandes et plaintes de manière confidentielle. Notre représentant vous contactera dans un délai raisonnable après la réception de votre plainte, après vérification de l’existence éventuelle de règles locales prévoyant un délai à respecter.

Nous publierons une version révisée de cet avis de confidentialité à chaque mise à jour, en indiquant la date de révision. En cliquant sur le lien de l’avis ou de la politique de confidentialité présent sur chaque site Web d’Iron Mountain, vous accéderez facilement à la version la plus récente.