Domaines d'application des pratiques exemplaires – Vérification et reddition de comptes
Un programme de gestion de documents est incomplet — et risque souvent de ne pas être conforme — si les employés ne sont pas tenus responsables du respect des politiques. La mise en œuvre de mesures de vérification et de reddition de comptes contribuera à assurer le respect des procédures de conformité à l'échelle de votre entreprise.
La responsabilisation
La vérification et la reddition de comptes peuvent être considérées comme les deux balises de la gestion de documents. Au moment de concevoir votre programme, vous souhaitez y intégrer un processus de reddition de comptes, de manière à établir clairement les responsabilités liées à la gestion de documents à l'échelle de l'organisation. Il est essentiel de développer des politiques et des procédures complètes qui favorisent la mobilisation des employés et le respect de la réglementation dans toute votre entreprise :
- Évaluer vos méthodes actuelles
- Mettre à jour les politiques et procédures
- Collaborer à la mise en œuvre, notamment aux activités de communication et de formation qui favorisent la participation des employés
La mesure de la conformité
De nombreuses organisations ne savent pas exactement quelle est la meilleure pratique en matière de vérification et de reddition de comptes. Au cours d'une enquête sur la conformité dans l'industrie menée par Iron Mountain auprès de près de 2 000 organisations, 36 % ont déclaré ne pas surveiller la conformité ou avoir adopté des procédures qui n'étaient pas efficientes, et 28 % ont dit surveiller la conformité de façon sporadique. Nous pouvons vous aider à surmonter ces obstacles en collaborant avec vous à l'élaboration et à la mise en œuvre d'un système de vérification solide qui :
- de démontrer votre bonne foi et de surveiller vos progrès vers la conformité;
- jette les bases d'une infrastructure de vérification efficace;
- répond aux obligations réglementaires;
- renforce constamment la reddition de comptes en mesurant la performance de l'entreprise, des unités fonctionnelles et des personnes en regard des paramètres clés de vérification;
- allège le fardeau que représentent les vérifications externes et les évaluations réglementaires.
Apprenez tout sur les principes directeurs qui soutiennent cette pratique exemplaire.
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