Domaines d'application des pratiques exemplaires – Gestion conforme de documents

• Conservation – L'établissement d'un calendrier de conservation des documents est la première étape de l'élaboration d'une stratégie de gestion de documents qui vous permet de répondre efficacement aux exigences de conformité. Ce calendrier doit indiquer les documents qui doivent être conservés pour des raisons commerciales et réglementaires ainsi que la durée d'archivage et le moment où ils doivent être détruits. Nos experts peuvent vous aider à développer un programme digne de foi fondé sur une solide recherche juridique.
• Politiques et procédures – La deuxième étape consiste à définir, à établir et à appliquer des politiques de gestion de documents qui favorisent la conformité, ce qui comprend la définition des rôles, des responsabilités et des procédures. Ces politiques doivent aussi être communiquées clairement et uniformément à l'échelle de l'organisation, ce qui amène vos employés à collaborer activement à vos efforts de conformité à la réglementation.
• Indexation et accessibilité — La valeur de votre investissement dans un programme de gestion conforme de documents se mesure à votre capacité à récupérer rapidement l'information pour des questions d'affaires, de litige et de conformité. Les systèmes exclusifs d'Iron Mountain, dont Iron Mountain ConnectMD, peuvent vous procurer les outils nécessaires pour récupérer rapidement l'information exacte dont vous avez besoin, ce qui réduit les risques et les frais liés aux amendes, aux litiges et à la divulgation.
• Élimination — Trop souvent négligée, l'élimination des documents est un élément vital de votre programme de gestion conforme de documents. Une élimination cohérente, au moment opportun, ferme la boucle de la conformité tout en réduisant les couts d'entreposage et les risques juridiques. Iron Mountain peut vous aider à établir de bonnes pratiques applicables à votre calendrier de conservation de documents.
• Vérification et reddition de comptes – Le dernier domaine d'application des pratiques exemplaires porte sur la responsabilisation nécessaire du personnel à l'échelle de l'entreprise au chapitre de la gestion de documents et de l'intégration de la gestion de documents au processus de vérification interne. Iron Mountain peut vous aider à mettre en place des mécanismes — comme le parrainage par la direction — qui vous permettront d'atteindre ces objectifs.

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