Programme de gestion conforme de documents

Nos experts de confiance en gestion de documents ont tiré parti des décennies d'expérience d'Iron Mountain dans la gestion de documents et de l'information pour créer un ensemble de cinq Domaines d'application des pratiques exemplaires, qui définissent les éléments fondamentaux d'un programme véritablement conforme. Ces domaines d'application des pratiques exemplaires, adaptés aux entreprises de toutes tailles, forment le fondement de notre programme de gestion conforme de documents, qui procure aux entreprises le soutien et les ressources nécessaires pour devenir et demeurer conformes.

Conférez à la gestion de documents une valeur stratégique

Bien que de nombreuses organisations perçoivent la gestion de documents comme un centre de couts, Iron Mountain estime que vous pouvez transformer votre programme en une source de valeur stratégique. Que votre contenu soit constitué d'images médicales, de données d'études géologiques ou de documents financiers, un programme de conformité des documents d'entreprise vous permettra :

• de rendre l'information utile en améliorant votre capacité à y accéder lorsque vous en avez besoin;
• de réduire les risques et de respecter les lois et les règlements en matière de conservation et de protection des renseignements de nature délicate;
• de soutenir les initiatives clés de l'organisation grâce à la récupération au moment opportun de documents dans le cadre de projets de fusion et d'acquisition, d'approbation réglementaire et de collaboration avec vos partenaires;
• d'assurer l'efficacité opérationnelle de votre programme de gestion de documents et de réduire ainsi vos couts;
• de réduire les couts liés à la divulgation et aux litiges qu'entraînent la récupération et l'envoi par courriel de documents devant être présentés comme preuves.

Maîtrisez et gérez le risque lié à l'information

Aujourd'hui plus que jamais, vous devez maîtriser les risques liés à l'accumulation nécessaire de renseignements d'entreprise. Le service d'évaluation des risques d'Iron Mountain est un outil diagnostique du programme de gestion conforme de documents qui permet d'isoler les points de vulnérabilité de votre entreprise et de dresser ensuite un plan d'action pour organiser, évaluer, élaborer, mettre en œuvre, administrer et vérifier un programme complet de gestion conforme de documents au sein de votre organisation. Votre représentant d'Iron Mountain peut vous aider à déterminer si votre entreprise pourrait tirer profit d'une évaluation des risques.

L'évaluation des risques est un outil diagnostique sans frais en trois étapes destiné aux entreprises qui comprend :

• une évaluation en personne de votre environnement actuel de gestion de documents qui permettra d'isoler les aspects qui présentent le risque le plus important sur le plan de la conformité;
• des rapports sur votre environnement actuel de gestion de documents, dont un rapport diagnostique et un sommaire comparatif, dans lequel on compare les efforts de conformité de votre organisation à ceux de votre industrie et de votre secteur d'activité;
• une réunion de suivi au cours de laquelle on discute des résultats de l'évaluation des risques, on explique les conclusions, on énonce les mesures qui doivent être prises et on établit leur ordre de priorité.

Pour en savoir plus sur :

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