Domaines d'application des pratiques exemplaires – Élimination

Une stratégie d'élimination des documents, un élément essentiel du programme de gestion de documents conforme d'Iron Mountain, est trop souvent négligée. Un programme complet et appliqué systématiquement d'élimination des documents et des données, notamment par déchiquetage protégé, peut contribuer à réduire les risques et les couts liés à la non-conformité.

De nombreuses organisations sont soucieuses de ne pas détruire leurs documents prématurément, mais, ce faisant, oublient que le fait de conserver les documents plus longtemps qu'il n'est nécessaire ou de les détruire de façon désordonnée peut :

• violer les règlements sur la protection des renseignements personnels;
• engendrer des risques juridiques importants;
• entraîner des couts inutiles d'entreposage et de gestion.

Au cours d'un sondage réalisé en 2007 par Iron Mountain, 43 % des répondants reconnaissaient ne pas avoir mis en place de programme de destruction des renseignements confidentiels tandis que 31 % d'entre eux affirmaient que les documents papier étaient systématiquement détruits par certaines unités fonctionnelles, mais pas toutes. Ces chiffres laissent entrevoir un schéma de risque évitable, qui peut facilement être contré par l'adoption d'une stratégie judicieuse d'élimination.

Dernière étape du processus de conservation

Iron Mountain peut vous aider à réduire ces risques en se chargeant de la dernière étape du processus de conservation. En collaboration avec votre équipe, nos experts de confiance peuvent élaborer un programme complet de retrait et d'élimination de documents qui comprend :

• le déchiquetage protégé de tous les documents physiques actifs et inactifs;
• la destruction sécuritaire des données électroniques;
• l'application systématique du programme à l'échelle de l'entreprise;
• l'exécution du programme sur place, à vos installations, ou hors site, aux installations d'entreposage d'Iron Mountain.

Apprenez tout sur les principes directeurs qui soutiennent cette pratique exemplaire.

Pour en savoir plus sur l'évaluation des risques:

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