Domaines d'application des pratiques exemplaires – Indexation et accès

Indexez les documents pour assurer une récupération sécuritaire et sans erreurs

Lorsque vous devez récupérer rapidement des documents à la suite de mesures réglementaires ou à des fins de divulgation pour des raisons judiciaires, de fusion ou de vente d'éléments d'actifs, les mêmes questions se posent.

• Pouvez-vous trouver toute l'information dont vous avez besoin, même si elle est disséminée dans toute votre entreprise, stockée hors site ou enfouie sous des téraoctets de courriels archivés?
• Pouvez-vous la repérer rapidement et efficacement sans obliger votre groupe de TI ou le personnel affecté à la conformité à travailler le soir et les fins de semaine?
• Pouvez-vous protéger cette information contre les employés non autorisés et les intrus malveillants?

Un système d'indexation bien conçu, soutenu par la technologie et qui fait l'objet d'un suivi périodique, améliore considérablement votre capacité à repérer et à récupérer les documents rapidement et de façon économique, un à la fois ou par lots. Ainsi, les dossiers peuvent être repérés au moyen de critères comme le sujet, l'auteur, la méthode ou le système de création, le destinataire prévu ou la date de création.

L'indexation permet la production de rapports exacts sur l'inventaire de vos documents et la vérification des activités de gestion de documents. En combinant une indexation appropriée à des politiques et à des méthodes d'accès solides, Iron Mountain peut vous aider à mieux protéger vos renseignements confidentiels et à répondre aux exigences de protection de la vie privée.

Apprenez tout sur les principes directeurs qui soutiennent cette pratique exemplaire.

Pour en savoir plus sur l'évaluation des risques:

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