Entreposage de documents hors site

Conseils pratiques et gestion complète hors site des documents à l'intention des entreprises qui offrent une maîtrise et un entreposage sécuritaire et conforme

Que vous œuvriez dans une société ouverte ou dans un secteur fortement réglementé, la gestion de vos documents commerciaux n'a jamais revêtu autant d'importance. Si vous conservez des documents à plusieurs endroits, le défi n'en n'est que plus difficile à relever. Les exigences réglementaires complexes et la hausse du nombre de litiges confèrent un caractère critique à la gestion des documents.

Iron Mountain, grâce à la portée de services la plus étendue du secteur, offre les services d'entreposage pratiques et sécuritaires pour vos documents commerciaux. Que vous désiriez obtenir des services d'établissement de politiques en matière de gestion de documents, des services d'entreposage sécuritaire et conforme ou de l'aide pour convertir vos documents commerciaux papier au format électronique, Iron Mountain a des solutions qui vous aideront à réduire les risques et les couts liés à la gestion de l'information.

Des outils et des conseils pratiques pour assurer la conformité

Notre processus éprouvé en six étapes aide nos clients à se conformer à la réglementation et à demeurer conformes. Nous pouvons évaluer votre programme actuel en fonction des pratiques exemplaires du secteur en vue d'en améliorer l'uniformité, l'accès, l'application et la responsabilisation. Grâce à ce processus, nous pouvons vous aider :

• à vous conformer aux lois et aux règlements portant sur la conservation et la protection des renseignements sensibles;
• à réduire les frais de communication de la preuve et des litiges découlant de la récupération de documents et de courriels aux fins de la présentation de preuves;
• à soutenir les démarches de fusion et d'acquisition, à suivre les approbations réglementaires et à collaborer à la récupération des documents en temps opportun;
• à réduire les couts de gestion de documents grâce à une meilleure efficacité opérationnelle.

Maîtrise accrue

Vous pouvez facilement obtenir tout ce dont vous avez besoin pour administrer votre programme de gestion de documents à partir de votre bureau. Notre portail en ligne hébergé Iron Mountain Connect^MC facilite l'accès aux documents et leur gestion. Si vous recherchez une maîtrise unifiée de votre information, notamment de vos documents électroniques sur place et hors site, l'application Accutrac^MD d'Iron Mountain centralise la gestion de vos documents, peu importe leur format et l'endroit où ils se trouvent.

Fiable

Votre réussite repose sur un accès rapide et sans erreurs à vos renseignements. Le déroulement des opérations d'Iron Mountain allie des procédures normalisées au balayage multiple du code à barres pour assurer un traitement exact de vos documents. Nous évaluons régulièrement nos processus de contrôle de la qualité afin de les améliorer continuellement. Nous offrons des services de récupération « pour le jour suivant », « demi-journée » et « urgent » et nous pouvons même numériser vos documents et vous les retourner sous forme électronique. Lorsque vous désirez récupérer une partie ou la totalité de vos documents, vous pouvez facilement et rapidement faire une demande de récupération en ligne.

Sécuritaire

Depuis 1951, Iron Mountain établit la norme en matière d'entreposage fiable et sécuritaire hors site et peut être considérée comme le chef de file mondial de la sécurité. Votre information est protégée conformément aux principes de protection complète des installations d'Iron Mountain. Cette protection comprend :

• des systèmes d'alarme et de détection d'intrusion;
• des systèmes de contrôle de l'accès physique;
• des systèmes de détection et d'extinction des incendies;
• une surveillance centralisée permanente des systèmes de protection.

Pour en savoir plus sur les services de gestion et d'entreposage de documents:

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