Contracts for federal agencies- Two people shaking hands

SOLUTIONS POUR LE SECTEUR PUBLIC CANADIEN

Partenaire avec un fournisseur de confiance.


  1. Iron Mountain Canada
  2. Solutions pour différents secteurs d’activité
  3. Solutions pour le secteur public canadien

Et si vous pouviez optimiser votre gestion des dossiers, numériser les dossiers sur demande, gérer les données électroniques peu importe leur format, leur support ou leur emplacement tout au long de leur cycle de vie, maintenir et hausser la conformité de la gestion des données. C'est possible.

Travaillez en partenariat avec Iron Mountain pour tirer profit des contrats gouvernementaux existants. Iron Mountain Canada détient trois OCPR fédérales qui couvrent l'ensemble du Canada, faisant de nous le seul fournisseur national pour les services de gestion des documents, de déchiquetage sécurisé et de gestion des données de même que les services d'imagerie et de numérisation. De plus, nous détenons trois contrats provinciaux de fournisseur officiel pour divers services de gestion des dossiers et de déchiquetage.

Avec un mouvement vers le gouvernement ouvert au Canada, les ministères et les organismes sont mis au défi de suivre les politiques liées à la gestion de l'information et à la gouvernance. Un des principaux défis est la forte croissance des documents en format papier et numérique. Cela signifie que les services ont besoin d'une capacité accrue pour gérer et appliquer les politiques et les procédures.

Optimisez vos informations tout au long de leur cycle de vie tout en relevant le défi que pose l'augmentation de la quantité des dossiers avec l'éventail de solutions complètes d'Iron Mountain. Nous pouvons vous aider à :

  • Appliquer en toute confiance et systématiquement les politiques et les procédures avec la solution de gestion des documents d'Iron Mountain tout en conservant le plein contrôle des documents et en pouvant les accéder au besoin.
  • Mieux profiter de vos investissements technologiques pour vous assurer d'atteindre vos objectifs en matière de conformité et autres obligations commerciales avec nos services d'imagerie de documents.
  • Numériser les documents de manière intelligente afin de satisfaire aux exigences en matière d'accès et de budget de votre service tout en libérant des ressources précieuses.
  • Tirer profit de notre solution de déchiquetage sécurisé pour assurer la destruction sécuritaire de vos documents papier après la période de conservation et gérer efficacement la croissance du volume des données et leur variété.
BARRE LATERALE – Contrats OCPR et Fournisseur officiel Les OCPR sont:
  • Centrale : E60LM-120024/001/LM
  • Atlantique : E60LM-12002/002/LM
  • Occidental : E60LM-140024/003/LM
Fournisseur officiel:
  • ONGOV VOR – SOUMISSION 7279 - Fournisseur officiel en Ontario pour les services de déchiquetage sécurisé
  • Fournisseur officiel pour les services de gestion des documents — Province de l'Ontario, Province de l'Alberta, Province de la Colombie-Britannique

Pour plus de renseignements sur l'OCPR ou tout autre contrat, veuillez cliquer sur Nous contacter.

Les services que nous fournissons

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Solutions Départ à neuf

Créer un environnement permettant de soutenir une manière nouvelle et moderne de travailler pour vos employés avec l'initiative du lieu de travail GC. Iron Mountain Clean Start® est un programme conçu pour transformer votre lieu de travail. Que vous ayez une étage, un bâtiment ou plusieurs emplacements, nous vous aiderons à faire face à une variété de changements immobiliers, y compris la fermeture de bureaux, l'occupation d'un nouvel espace ou la reconfiguration de votre espace actuel. Nous nous chargerons du processus de nettoyage du début à la fin ainsi que de faciliter la déconstruction sécurisée des matériaux ou équipements que vous ne souhaitez pas conserver et le stockage temporaire ou permanent des composants que vous souhaitez garder. De plus, nous emploierons du personnel détenant l'autorisation appropriée permettant d'accéder à vos installations.

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Stockage alternatif  – ce n'est pas juste une question de papier

Avec le système de stockage sécurisé pour entreprises, proposé par Iron Mountain  vous pouvez  stocker quasiment n'importe quoi dans nos installations de stockage sécurisé. Notre solution de stockage sécurisé est idéale pour les organisations et les départements qui cherchent à consolider les biens immobiliers ou réutiliser des zones d’entreposage sur site, entreposer à long terme des actifs précieux dont vous n’avez pas immédiatement besoin, accomoder des actifs en croissance en réponse à un espace sur place limité 

En tirant parti du logiciel d’inventaire d’Iron Mountain, vous serez capables de chercher, de retracer et de récupérer vos actifs au moyen d’une application unique et simplifiée. Les flux de travail de la chaîne de responsabilité d’Iron Mountain est à la pointe de l’industrie et assure une sécurité complète, de la visibilité ainsi qu’un contrôle sur l’emplacement de vos actifs en tout temps. 

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Solutions pour les services bibliothécaires

Les gouvernements fédéraux doivent remplir les exigences strictes de Bibliothèques et Archives (BAC). Iron Mountain propose des solutions bibliothécaires évolutives qui vous aideront à gérer vos collections physiques. Notre réseau d'installations d'entreposage des dossiers fédéraux conformes aux BAC propose des services peu coûteux de stockage et de gestion de dossiers pour les agences fédérales, qui satisfont à toutes les exigences et vous assurent en plus une tranquillité d'esprit. Les ministères et agences provinciaux sont assurés que ces mêmes pratiques sécuritaires conformes aux principes d'Iron Mountain contribueront également à vous permettre d'atteindre vos objectifs. Protéger et maintenir l'accès à vos collections tout en réduisant les coûts. Chaque bibliothèque est différente. C'est la raison pour laquelle nous travaillerons avec vous pour créer une solution satisfaisant à vos exigences en termes de déménagement, de stockage et d'accès.

Solutions de gestion de dossiers actifs

Avec les capacités étendues de Gestion de Dossiers et d'Informations d'Iron Mountain, votre département peut libérer du temps, des ressources ainsi que de l'espace de stockage physique et précieux de bureau et sur place. En même temps, vous garderez entièrement le contrôle et l'accès aux dossiers si nécessaire.  La solution File Room d'Iron Mountain reproduit votre salle de dossiers sur place à l'intérieur d'un environnement de stockage sécurisé hors site. Vos dossiers actifs sont stockés sur des rayonnages spécialisés dans nos centres d'archivage sécurisés et conformes, où les dossiers actifs sont gérés conformément à votre système d'archivage.   Les opérations de retrait, de reclassement, d'interclassement et d'archivage par dépôt sont toutes réalisées par notre personnel ayant été autorisé à travailler sur les projets gouvernementaux.   Lorsque vous travaillez avec Iron Mountain, votre programme de gestion des archives fonctionnera parfaitement de sorte que les informations soient transmises aux personnes, qui en ont besoin quand elles en ont besoin.   Ainsi, le gouvernement sera plus efficace, ouvert et numérique.

CAS D’UTILISATION

Défi:

Au Royaume-Uni, la trésorerie a examiné des dossiers du gouvernement et a réduit le cycle de 30 à 20 ans nécessitant ainsi l’achèvement de la transition vers la règle des 20 ans d’ici 2024. Cela signifie donc que la trésorerie a dû doubler le rythme auquel les dossiers ont été examinés tout en adhérant à ses exigences rigoureuses et d’autres principaux organismes de réglementation.

Aptitudes:

Iron Mountain a démontré une compréhension approfondie des exigences et des activités impliquées dans le programme grâce à sa solution de gestion des documents et de l’information. Iron Mountain a assuré une gestion efficace de la collaboration tripartite avec le Trésor et d’autres organismes de réglementation d’où les progrès peuvent être facilement être suivis dans les rapports personnalisés générés et produits sur demande.

Valeur Prop:
  • amélioration des rapports et suivi du progrès
  • prestation cohérente par rapport aux objectifs fixés
  • conformité aux exigences rigoureuses en matière de conservation permanente des documents
Défi:

Un ministère au Royaume-Uni a généré plusieurs documents et devait identifier les dossiers à conserver en permanence. Le délai pour communiquer les informations sur les dossiers au public a également été réduit de 30 ans à 20 ans, ce qui a imposé des exigences supplémentaires au département. Puisque les dossiers publics devaient être rendus publics, le ministère s’est mis à la recherche d’une efficacité accrue.

Aptitudes:

Iron Mountain a collaboré avec le client sur la conception d’une solution personalisée pour la gestion des dossiers. En confiant toute la gestion des documents à Iron Mountain, le ministère a normalisé les processus, a réduit les coûts de stockage, et a rendu la boîte ou le dossier accessible avec une livraison standard au lendemain grâce à la solution d’entreposage hors-site d’Iron Mountain.

Valeur Prop:
  • meilleure utilisation et efficacité de stockage
  • récupération et livraison des dossiers réussie à 99 %
  • économie de 10 % prévue sur les coûts de stockage
Défi:

Un grand ministère du gouvernement fédéral avait de la difficulté à assurer la gestion et le suivi de l’information à mesure que celle-ci augmentait. Il y avait une pénurie d’espace causée par des tâches inutiles et des articles physiques tels que des dossiers, des boîtes et du vieux matériel informatique. Un autre enjeu important pour le client, était de faire le meilleur usage possible de l’espace dont il disposait.

Aptitudes:

Iron Mountain a offert:

  • un processus de bout en bout avec sa solution Départ à neuf qui analysait les dossiers
  • de faire la révision des principaux flux de travail gouvernementaux afin d’évaluer la pertinence d’un passage à des processus numériques.
  • de coordonner la disposition des documents sécurisés et des biens électroniques TI afin de libérer de l’espace précieux
Valeur Prop:
  • de maximiser l’espace et amélioration des processus.
  • d'élaborer un plan de pratiques optimales qui aidera à atteindre les objectifs des biens immobiliers, des dossiers et la sauvegarde des informations
  • réclamé des biens immobiliers, et a contribué à atteindre les objectifs de la « Politique d’empreintes
  • de réduire la quantité d’information sur site et le risque de conformité en détruisant les dossiers périmés

IRON MOUNTAIN CONNECT

Le portail Iron Mountain Connect est le point d'accès clientèle en ligne vers les outils et technologies innovantes dont vous avez besoin pour gérer vos informations. Vous pouvez utiliser cet outil pour passer des commandes, exécuter des rapports d'activité et accéder aux données sur votre inventaire, en tout temps, où que vous soyez.

Connectez-vous à www.ironmountainconnect.com

Pour passer une commande ou pour de l'aide en lien avec nos services:

Téléphone: 1-800-327-8345

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