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Gestion des dossiers et de l'information
Solution Smart Sort d'Iron Mountain
Trier, organiser et gérer des dossiers physiques à grande échelle
Trier les dossiers mélangés
Les dossiers mélangés et les documents désorganisés ne sont pas seulement une nuisance. Ils constituent un handicap qui peut gonfler les coûts de conservation, augmenter les risques de recherche et de litige et entraver le flux d'informations essentielles.
Mais que se passerait-il si vous pouviez organiser efficacement vos fichiers mélangés et savoir ce qu'il faut conserver, détruire de manière justifiable, numériser ou fournir pour un dessaisissement, une affaire juridique ou tout autre besoin de votre entreprise? Que diriez-vous si vous pouviez faire toutes ces tâches sans un projet de recherche complexe et laborieux?
Smart Sort d'Iron Mountain vous permet de le faire. Smart Sort est une solution simple et économique pour vous aider à prendre enfin le contrôle de votre stock de documents.
Avantages de Smart Sort d'Iron Mountain
✓ Trouver des documents rapidement et avec précision
✓ Prendre des décisions justifiables sur les documents à conserver, détruire ou numériser
✓ Réduire les coûts et les risques liés à la conservation des documents
✓ Faciliter les reconfigurations et les fermetures de bureaux
✓ Accélérer la transformation numérique
✓ Naviguer rapidement dans les fusions, les acquisitions et les dessaisissements
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Remettre de l’ordre dans le chaos; assurer la conformité et réduire les coûts
Prenez le contrôle de votre inventaire de documents avec smart sort d'iron mountain
Iron Mountain Smart Sort offre une solution simple et économique pour trier et organiser les fichiers physiques.
Fermeture d’une salle d’archives?
Foire aux questions
Smart Sort concerne-t-il uniquement les documents entreposés chez Iron Mountain?
Que se passe-t-il si j'ai des documents entreposés dans plusieurs emplacements ou chez différents fournisseurs?
Nous consoliderons le stock dans une installation d'Iron Mountain, puis nous mènerons le projet Smart Sort. À la fin du projet, nous entreposons uniquement les dossiers qui doivent être conservés. Le processus Smart Sort identifie les dossiers qui ont satisfait aux exigences de conservation et qui peuvent être détruits de manière défendable. Avec un stock nettoyé, vous pouvez réduire vos coûts d'entreposage en conservant uniquement les fichiers qui doivent l'être pour les exigences de conformité.
Que faut-il faire pour démarrer le processus Smart Sort?
Smart Sort prend-il en charge plusieurs politiques de conservation des documents et types de documents?
Quels types de documents sont recommandés et quels sont ceux qui ne le sont pas pour un projet Smart Sort?
- Vous tirerez le plus grand profit d'un projet Smart Sort avec les documents essentiels de l'entreprise soumis à des règles de conservation en fonction de la date de l'événement (prêts, polices, réclamations, dossiers de patients, dossiers d'affaires, dossiers des RH, etc.
- Les documents généraux et commerciaux de l'entreprise ne sont pas recommandés (dossiers de paie, factures, etc.).
Suis-je obligé d'utiliser Smart Sort sur l'ensemble de mon stock ou puis-je procéder par étapes?
J'ai besoin d'un processus justifiable pour la destruction des dossiers. Comment Smart Sort peut-il m'aider ?
- Le processus Smart Sort s'appuie sur votre calendrier et vos règles de conservation pour créer une méthodologie standardisée d'examen et de traitement des dossiers. Cette approche basée sur des règles nous permet de fournir un résultat cohérent et justifiable.
- À la fin du processus Smart Sort, nous fournirons un rapport qui vous donnera une visibilité au niveau des dossiers et l'élimination correspondante pour chaque dossier. Ce rapport vous permet de défendre les actions menées sur chaque dossier.
- Pour plus d'informations, veuillez lire Le Smart Sort offre une voie vers une disposition défendable.
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