Records management Glossary

Veuillez noter que le présent glossaire définit les termes s'appliquant à votre entente, au présent site et aux activités de l'ensemble de notre entreprise. Ces définitions précisent clairement les notions et les termes clés liés à la tarification. Elles font partie intégralement de l'entente que vous avez signée, à moins d'indication contraire conclue par écrit par vous et Iron Mountain.

Iron Mountain peut à l'occasion ajouter ou retrancher des termes du glossaire ou en modifier la définition. Le glossaire, sous la forme existant à la date de l'entrée en vigueur ou du renouvellement d'une entente, comprend les termes s'appliquant à une telle entente conclue avec le client.

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B

Boîte standard d'archivage. Type de boîte préféré et recommandé pour l'entreposage dans les installations d'Iron Mountain. La boîte standard d'archivage est destinée à l'entreposage d'un volume correspondant au contenu de la moitié d'un tiroir de dossiers de format 8,5 p sur 11po ou de 8,5 po sur 14 po, et dont les dimensions hors tout sont d'environ 16,25 po sur 12,75 po sur 10,25 po. Iron Mountain recommande les boîtes standard d'archivage parce qu'elles demeurent intactes au cours de la manutention, du transport et de l'entreposage à long terme.

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Boîte(s). Boîte ou contenant servant à stocker les dossiers.

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Boîtes de transfert initial. Boîtes comprises dans le transfert initial effectué à partir de l'emplacement du client ou du fournisseur du client.

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C

Colis. Sac, enveloppe ou contenant utilisé pour assurer un transport protégé des dossiers individuels. Dans le cas où les clients envoient à Iron Mountain des dossiers qui ne sont pas contenus dans une boîte, ou dans le cas où Iron Mountain renvoie au client un dossier dans le cadre d'un service de récupération, Iron Mountain insérera le dossier dans un colis. Ce processus a pour but de préserver l'intégralité des documents au cours du transport.

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Conteneur protégé de collecte. Contenant servant à stocker dans les bureaux ou dans d'autres lieux de travail des documents en attente d'être soumis au service de déchiquetage protégé. Les conteneurs protégés de collecte sont conçus pour être verrouillés et fermés solidement et sont généralement offerts en dimensions et formes diverses, comme des bacs, des consoles et différentes unités sélectionnées pour s'adapter aux besoins du client.

Cueillette normale. .Service dans le cadre duquel Iron Mountain assure la cueillette des éléments à l'emplacement d'un client pour les transporter vers les installations d'Iron Mountain. Le service est fait à la demande et non pas selon un horaire établi de transport périodique. Les demandes faites avant 16 h, heure locale, un jour ouvrable, donneront lieu à une cueillette dans les deux jours ouvrables suivants. Cet horaire de livraison s'applique dans le cas de demande ne dépassant pas cinq cent (500) éléments par jour et par installation d'un client.

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Cueillette urgente – jour ouvrable.Service accéléré de cueillette par Iron Mountain dans les installations d'un client et dont la prestation est prévue le jour ouvrable suivant dans le cas d'une demande acheminée à 16 h au plus tard, heure locale, un jour ouvrable.

Cycle de facturation.. Période s'écoulant entre les relevés de facturation. Les frais d'entreposage sont facturés à l'avance et les boîtes reçues pendant le mois sont facturées de façon rétroactive. Les frais de service et de transport sont facturés de façon rétroactive.

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D

Date limite de fin de mois. Date précise de fin de mois déclenchant la fin du cycle de facturation. Aux fins de la comptabilité, Iron Mountain calcule la facturation des services à une date précise qui est établie annuellement à l'avance et se situe quelques jours avant la fin du mois afin d'assurer un traitement rapide des factures. Les services exécutés ou les boîtes ajoutées après la date limite de fin du mois seront facturés le mois suivant. Sur demande, Iron Mountain avisera le client des futures dates limites de fin de mois.

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Déchiquetage hors site. Service de déchiquetage protégé exécuté dans une usine. Le service comprend l'utilisation de conteneurs protégés de collecte, la collecte du contenu de ces conteneurs, le transport et le déchiquetage protégé exécuté de manière à rendre les documents pratiquement illisibles et impossibles à reconstituer. Dans le cadre du service de déchiquetage protégé hors site, Iron Mountain ramasse et transporte les documents imprimés du client dans une installation de déchiquetage où elle les traite et les détruit pour les rendre non récupérables en faisant appel à des procédures exclusives et à un équipement industriel. Le service de destruction exécuté dans les installations de déchiquetage convient parfaitement aux clients dont les activités exigent l'élimination d'une grande quantité de documents.

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Déchiquetage sur place. Service de déchiquetage protégé de documents exécuté au moyen d'une unité mobile de déchiquetage dans les installations du client. Le service comprend l'utilisation de conteneurs protégés de collecte, la collecte du contenu de ces conteneurs et le déchiquetage protégé exécuté de manière à rendre les documents pratiquement illisibles et impossibles à reconstituer.

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Demande. Demande faite par un client pour obtenir un service lié au traitement de ses documents. Différentes demandes de service reçues à divers moments peuvent devenir des demandes multiples même si les services sont fournis au même emplacement de client lorsque le répartiteur d'Iron Mountain ne peut combiner les demandes en raison de l'horaire ou du type de service demandé.

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Demande spéciale de transport. Demande de livraison hors des paramètres habituels de livraison en ce qui a trait aux délais ou à la distance. Iron Mountain exécutera les demandes spéciales de transport qu'elle jugera réalisables et établira des prix correspondant à ces services.

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Déplacement. Service consistant en la prestation de la livraison ou de la cueillette à l'emplacement du client ou service lié aux services de déchiquetage protégé.

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Destruction des documents inactifs. Processus consistant à assurer le service de déchiquetage protégé des boîtes entreposées dans les installations d'Iron Mountain avec l'autorisation du client. Ce processus comprend la récupération, la préparation des documents et le déchiquetage protégé visant à les rendre pratiquement illisibles et impossibles à reconstituer. Les documents déchiquetés sont recyclés. Après l'exécution du processus, une déclaration certifiant la destruction des documents (Certificat de destruction) est ajoutée sur la facture du client comme preuve que le service de destruction protégée a été fourni. Les tarifs s'appliquant à la destruction des documents inactifs tiennent compte du fait que les boîtes contiennent principalement divers documents administratifs imprimés. Des frais supplémentaires liés à la destruction peuvent s'appliquer aux boîtes à détruire comportant d'importants éléments contaminants et des supports autres que le papier.

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Documents. Boîte, dossier ou autre document visé par un service, transporté ou entreposé dans les installations d'Iron Mountain. Un document peut être une boîte, un dossier individuel ou un autre élément à entreposer. Le document est aussi appelé Élément(s).

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Dossier(s). Document ou groupe de documents contenus dans un dossier. Les dossiers peuvent être entreposés sur des étagères ou sur des rayons ouverts d'entreposage.

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Dossiers intercalés. Nouveau dossier ou document envoyé à l'entreposage et intercalé dans une boîte ou un dossier existant.

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E

Élément(s). Boîte, dossier ou autre document visé par un service, transporté ou entreposé dans les installations d'Iron Mountain. L'élément peut être une boîte, un dossier individuel ou un autre document destiné à l'entreposage. Aussi connu comme Document.

Emplacement du client. Point où une preuve de livraison ou de cueillette (par exemple, une signature) est requise. À l'occasion des déplacements de livraison et de cueillette, le personnel d'Iron Mountain inscrit les activités de service au moyen d'un lecteur manuel ou sur un formulaire imprimé. Au moment de la livraison ou de la réception, le représentant du client reconnaît, par signature numérique avec le lecteur ou par signature directe des formulaires imprimés, que le service a été rendu. Pour répondre aux besoins du client, le livreur d'Iron Mountain peut centraliser la livraison ou la cueillette à un quai de chargement ou il peut effectuer plusieurs déplacements à différents points situés dans l'édifice. Chacun des arrêts où l'employé d'Iron Mountain effectue un service de cueillette ou de livraison et obtient la signature du client est considéré un emplacement distinct.

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Entente. Entente intervenue entre Iron Mountain et son client, comprenant habituellement une série de conditions de base, un document de tarification (souvent appelé Annexe A) et le glossaire définissant les termes employés dans le document de tarification et dans la description des services. En cas d'incohérence entre les éléments de l'entente, c'est le sens des termes utilisés dans l'entente de base qui prévaut sur celui des termes contenus dans le document de tarification et dans le glossaire; le sens donné aux termes contenus dans le document de tarification prévaut sur celui des termes du glossaire.

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Entreposage. Entreposage des documents des clients dans les installations d'Iron Mountain, qu'ils soient classés dans des boîtes fournies par les clients ou dans des classeurs à rayons ouverts, selon les besoins du programme des clients.

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Entreposage dans des classeurs à rayon ouvert. Entreposage d'éléments glissés dans des chemises (et non dans des boîtes) généralement utilisés pour les documents exigeant des consultations fréquentes, comme les dossiers médicaux. Voir Pied(s) Linéaire(s) et Longueur (en PL).

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Entreposage, normal. Mention figurant sur une facture indiquant les frais récurrents d'entreposage des documents dans une installation d'Iron Mountain.

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Entreposage, nouveau. Mention figurant sur une facture indiquant les frais d'entreposage de nouvelles boîtes dans une installation d'Iron Mountain dont le calcul est fait en fonction du nombre de pieds cubes et qui s'appliquent à compter du mois de réception du matériel pour se poursuivre jusqu'au cycle suivant de facturation.

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Entreposage, PL.Mention figurant sur une facture indiquant les frais du service d'entreposage de dossiers sur rayons ouverts dans une installation d'Iron Mountain et dont le calcul est fait en fonction du nombre de pieds linéaires.

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F

Frais administratifs. Des frais mensuels exigés par compte et s’appliquant aux services de gestion et d'administration de chacun des comptes d'un client. Les services de gestion et d'administration comprennent, entre autres, l'accès 24 heures sur 24 au centre d'appels, le portail Iron Mountain ConnectMC et la production de rapports standard par le Centre de rapports.

Frais de déplacement. Frais figurant sur la facture d'un client et correspondant au service de transport calculés par déplacement.

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Frais de manutention. Frais s'appliquant à l'utilisation de la charge utile d'un véhicule, aux services de préparation des éléments en prévision du transport ainsi qu'au chargement dans les véhicules d'Iron Mountain et au déchargement de ceux-ci au moment de la cueillette ou de la livraison. Les frais de manutention sont calculés selon le nombre de pieds cubes des éléments transportés. Aux fins du transport, les dossiers sont groupés en colis. Les frais de manutention en ce qui a trait aux colis correspondent à un pied cube par colis. Des frais minimaux de manutention correspondant à un pied cube s'appliquent à toutes les boîtes.

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Frais de remballage. Iron Mountain peut remplacer une boîte lorsque l'état de celle-ci ne permet pas d'empiler d'autres boîtes par-dessus dans une configuration d'entreposage standard, ou lorsque la boîte n'est pas sécuritaire pour le transport ou la manutention. Les frais de remballage comprennent le prix de la boîte de remplacement et de la main-d'œuvre, ce dernier correspondant à la prestation du service de remballage calculé selon un tarif par boîte. Des frais de remballage figureront sur votre facture comme « Frais de remballage » en plus des frais associés à la nouvelle boîte.

Frais minimaux d'entreposage. Frais minimaux d'entreposage mensuels s'appliquant lorsque les frais d'entreposage sont inférieurs au montant minimal des frais d'entreposage prévu dans l'entente conclue avec le client.

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Frais minimaux par demande de service. Frais minimaux de service par demande : il s'agit des frais minimaux applicables lorsque les frais de prestation de service, exclusion faite des frais liés au transport, sont inférieurs au montant minimal par demande prévu dans la tarification.

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H

Heure. Unité de facturation s'appliquant à certains services définis à « l'heure ». Les frais correspondant à la période de temps nécessaire pour effectuer le service sont calculés par tranches de quinze minutes.

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Heures d'ouverture. Horaire : de 8 h à 17 h, heure locale, les jours ouvrables. Les services de transport peuvent être assurés en dehors des heures d'ouverture.

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J

Jours ouvrables. Du lundi au vendredi, à l'exclusion des jours de congé.

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K

Kilogramme ou livre. Unité de poids servant au calcul des tarifs de certains programmes de déchiquetage protégé non standard. Le poids en kilogrammes (ou en livres) est évalué en fonction du volume de papier stocké dans un conteneur individuel et du poids moyen correspondant à ce volume de papier dans ce type de conteneur, ou dans le cas des boîtes, en fonction du poids moyen du papier dans ce type de boîte.

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L

Liste individuelle. Processus de saisie des données descriptions des dossiers standard dans le système SafeKeeperPLUS®.

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Livraison demi-journée. Service de livraison d'éléments au client prévu le même jour ouvrable dans le cas de demandes faites avant 10 h, heure locale, un jour ouvrable; dans le cas de demandes de service faites après 10 h, mais avant 15 h un jour ouvrable, la livraison est prévue au plus tard à midi le jour ouvrable suivant. Cet horaire de livraison s'applique à une demande de service ne comportant pas plus de cinquante (50) éléments et dont la destination de livraison se situe à trente (30) milles (48,2 kilomètres) ou moins des installations d'Iron Mountain.

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Livraison le jour suivant. Service de livraison d'éléments prévu le jour ouvrable suivant s'appliquant aux demandes faites avant 15 h, heure locale. Cet horaire de livraison s'applique à une demande de service ne comportant pas plus de cinquante (50) éléments et dont la destination de livraison se situe à trente (30) milles (48,2 kilomètres) ou moins des installations d'Iron Mountain.

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Livraison urgente – fins de semaine, congés, après les heures d'ouverture. Service accéléré de livraison de documents par Iron Mountain aux installations d'un client dans le cas où les demandes sont reçues après 14 h, heure locale un jour ouvrable, ou la fin de semaine ou un jour férié. Le service de livraison est prévu au plus tard quatre (4) heures après l'entrée de la demande. Cet horaire de livraison ne s'applique qu'aux demandes ne comportent pas plus de quarante (40) éléments et dont la destination de livraison se situe à trente (30) milles (48,2 kilomètres) ou moins des installations d'Iron Mountain. Les demandes ne répondant pas à ce critère peuvent être traitées comme des demandes spéciales de transport.

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Livraison urgente – jour ouvrable. Service accéléré de livraison de documents aux installations d'un client exécuté par Iron Mountain. La livraison des éléments demandés au plus tard à 14 h un jour ouvrable est prévue trois (3) heures au plus tard après l'entrée de la demande. Si une demande est entrée après 14 h, heure locale un jour ouvrable, le service sera fait en tant que « Livraison urgente – Fins de semaine/Jours fériés/Après les heures d'ouverture » dans une plage de 4 heures le même jour ou, en tant que Livraison urgente – Jour Ouvrable, le jour ouvrable suivant à 11 h au plus tard. Cet horaire de livraison s'applique aux demandes ne comportant pas plus de quarante (40) éléments et dont la destination de livraison se situe à trente (30) milles (48,2 kilomètres) ou moins des installations d'Iron Mountain où les éléments sont entreposés.

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M

Main-d'œuvre. Temps nécessaire à l'exécution de tout service demandé par un client qui n'est ni décrit, ni fourni précisément dans son document de tarification ou dans la section Services supplémentaires du présent site Web (facturé par tranches de quinze minutes).

Modification des enregistrements. Service offert par Iron Mountain lorsque le client communique avec nous pour nous demander de mettre à jour manuellement la description d'un ou de plusieurs articles gérés dans notre système d'inventaire. Les mises à jour de base effectuées dans le cadre d'une Modification des enregistrements sont facturées en fonction du nombre d'articles. Lorsque la modification résulte d'un transfert ou d'une modification en vrac de nombreux articles, le travail effectué est facturé à l'heure. Ces frais seront indiqués sur votre facture en tant que Modification des enregistrements. En vertu de sa politique, Iron Mountain ne facture pas au client les mises à jour effectuées en raison d'une erreur qu'elle a commise.

P

Pied(s) cube(s) et volume (en PC). Unités de mesure servant au calcul des frais d'entreposage et du service des boîtes. Le volume en pieds cubes associé à une boîte ou à un type de boîtes en particulier peut différer de la dimension réelle. Pour consulter la liste des volumes réels comparés aux volumes destinés à la fa cturation de certains types de boîtes, cliquez ici.

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Pied(s) linéaire(s) et longueur (en PL). Unité de mesure s'appliquant au calcul des frais d'entreposage et de service touchant le format à rayons ouverts. Le calcul des pieds linéaires comprend l'espace dans le rayonnage attribué à un client en fonction du volume de dossiers transférés au départ, en plus de la croissance du volume de dossiers. Le nombre de pieds linéaires attribué à un client ne varie pas en fonction de la récupération temporaire ou du retrait permanent, sauf si le client demande un projet de regroupement en vue de réduire le rayonnage prévu dans le cadre du programme.

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Projet de regroupement. Processus selon lequel Iron Mountain adapte sur demande l'espace en pieds linéaires dans un rayonnage réservé à un client en vue de l'entreposage de dossiers sur rayon ouvert. Les frais d'entreposage de dossiers sur rayon ouvert sont calculés en fonction du nombre de pieds linéaires de rayons ouverts prévu au programme d'un client ou d'une séquence de dossiers, et non pas en fonction du nombre de pieds linéaires occupés en réalité par des dossiers à une période donnée. Les dossiers peuvent donc être récupérés de façon temporaire, détruits ou retirés de l'entreposage de façon permanente sans que soit affecté le nombre de pieds linéaires attribué. Si le volume nécessaire au client pour l'entreposage de dossiers sur rayon ouvert dépasse celui qui a été attribué, nous l'augmentons automatiquement pour l'adapter à la croissance des besoins. Lorsque les besoins du programme changent, le client peut demander un projet de regroupement afin de fusionner le nombre de pieds linéaires réservé à l'entreposage sur rayons ouverts et de réduire les frais d'entreposage. Les frais liés aux projets de regroupement sont établis à l'avance et sont calculés en fonction des coûts de la main-d'œuvre nécessaire à la réalisation du projet.

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Projet spécial. Service fourni à la demande d'un client en dehors des services habituels. Notons par exemple les services suivants : imagerie, emballage et tri, remballage, réétiquetage, gestion de la salle des dossiers, reclassement de feuilles libres et interclassement, correction des données dans la base de données. Les projets spéciaux font l'objet d'une offre particulière à chaque projet. Les tarifs s'appliquant aux services de base indiqués dans le document de tarification peuvent différer lorsque ces services sont exécutés dans le cadre d'un projet spécial.

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R

Réception et saisie – Boîtes. Traitement de nouveaux documents qui entraînent une augmentation du volume entreposé au moment où ils sont reçus dans une installation d'Iron Mountain. Le traitement comprend la réception comme telle des documents, le traitement, l'attribution d'un emplacement d'entreposage et le classement dans cet emplacement. Les éléments doivent être entrés dans la base de données d'Iron Mountain trois jours ouvrables au plus tard après la cueillette. Ces tâches excluent le listage individuel des dossiers, s'il y a lieu.

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Réception et saisie – classeur à rayon ouvert. Traitement de nouveaux dossiers au moment où ils sont reçus dans une installation d'Iron Mountain. Les frais de service de réception et saisie sont calculés selon le nombre de pieds linéaires attribué aux dossiers traités (figurant sur votre facture sous la rubrique Réception et saisie). Ces frais ne comprennent pas le listage individuel des dossiers, s'il y a lieu.

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Recherche. Temps nécessaire pour repérer un dossier ne figurant pas dans la base de données d'Iron Mountain ou, lorsque le client ne sait pas précisément de quelles boîtes ou de quels dossiers il a besoin, temps consacré par les employés d'Iron Mountain pour faire la recherche de différents documents à la demande du client. Les frais s'appliquant à la recherche sont calculés en fonction du temps que la main-d'œuvre consacre à cette tâche.

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Reclassement.Boîte, dossier ou élément déjà récupéré par un client et qui est retourné en entreposage dans une installation d'Iron Mountain.

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Récupération. Traitement d'une demande de récupération et préparation des éléments à la livraison. Les services comprennent le repérage et l'extraction d'une boîte ou d'un dossier dans les installations d'entreposage d'Iron Mountain. La récupération est considérée comme le retrait temporaire d'un élément de son lieu d'entreposage. Les frais d'entreposage continueront d'être comptabilisés pour ce qui est des éléments récupérés jusqu'à ce que ceux-ci soient détruits ou retirés de façon permanente. Tout service fourni en sus de la récupération sera facturé séparément. Par exemple, les frais de retrait permanent, de destruction, de déchiquetage protégé, d'imagerie ou de télécopie seront inscrits sur une autre ligne de la facture.

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Récupération normale – Dossier Provenant d'un classeur à Rayons Ouverts. Traitement d'une demande de récupération d'un dossier provenant d'un classeur à rayons ouverts selon un délai de service standard. Le tarif s'applique au service de récupération de dossiers provenant d'un classeur à rayons ouverts dont la liste individuelle est contenue dans la base de données d'Iron Mountain. La récupération de dossiers non accompagnés d'une liste individuelle donnera lieu à des frais de recherche.

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Récupération sur rayon ouvert. Ce service consiste à repérer et à récupérer un ou des éléments provenant d'un classeur à rayons ouverts dans une installation d'Iron Mountain selon les critères précisés dans la demande du client.

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Récupération temporaire. Récupération temporaire d'éléments du lieu d'entreposage et dont le retour en entreposage est prévu. L'entreposage des éléments qui se trouvent «en attente» continue d'être facturé puisque l'emplacement de l'entreposage est retenu en prévision du retour des éléments.

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Récupération urgente – Dossier d'un Rayon Ouvert. Traitement d'une demande de récupération urgente d'un dossier provenant d'un classeur à rayons ouverts exécuté dans un délai correspondant à un service urgent. Le tarif s'applique aux services de récupération de dossiers provenant d'un classeur à classeur à rayons ouverts dont la liste individuelle est contenue dans la base de données d'Iron Mountain. La récupération de dossiers non accompagnés d'une liste individuelle donnera lieu à des frais de recherche.

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Récupération urgente. Traitement de la récupération et de la préparation d'éléments en vue d'un service de transport urgent.

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Retrait définitif. L'acte de traiter une demande de retrait définitif afin de préparer et confirmer les articles récupérés au quai d'Iron Mountain en vue du transport et de mettre à jour le statut de l'article dans le système d'inventaire. Le retrait définitif s'applique à des articles qui ne seront pas retournés à Iron Mountain pour l'entreposage, mais qui ne doivent pas être détruits par Iron Mountain. Des frais de retrait définitif sont perçus lorsque les articles sont retirés de chez Iron Mountain et ne sont pas retournés, que le retrait ait lieu pendant la durée du contrat, à la fin de la durée du contact, à l'expiration du contrat ou à la suite de la résiliation du contrat par un client (par non-renouvèlement ou autre). Les dépôts traités en vue du retrait définitif n'apparaissent pas sur la facturation d'entreposage à la fin du mois au cours duquel le processus a eu lieu. Des frais de retrait définitif ainsi que des frais de récupération pour chaque article à retirer sont facturés pour le processus de retrait définitif. Le traitement du retrait définitif comprend les étapes suivantes : balayage de chaque dépôt pour confirmer le changement au statut de retrait définitif, préparation en vue de l'expédition, chargement dans un véhicule sécuritaire pour le transport, et enfin, finalisation de la demande dans le système (jusqu'au volume de destruction mensuel standard de 4,800 pied cube par marché d'Iron Mountain). Dans le cas d'un client terminant sa relation avec Iron Mountain et fermant son compte, que ce soit du fait de l'expiration du contrat, du non renouvellement du contrat, de la résiliation du contrat ou pour tout autre raison, alors le nombre maximum de boites transférées par Iron Mountain audit client (ou au nouveau fournisseur dudit client) est de 4,800 pied cube par mois, par marché d'Iron Mountain.

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S

Service urgent. Catégorie de service attribuée à une demande particulière lorsque la livraison doit se faire plus rapidement que selon le niveau de service standard. Le document de tarification et les descriptions des services individuels fournies dans le présent glossaire indiquent un horaire précis de livraison dans le cas d'un service urgent.

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Services divers. Frais associés à certains services demandés par un client qui ne sont ni décrits, ni fournis précisément dans le document de tarification ou dans la section Services supplémentaires du présent site Web. Les services divers sont facturés selon le taux horaire de la main-d'œuvre prévu à l'entente conclue avec le client. Voir Main-D'œuvre.

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Surprime sur le carburant. Frais supplémentaires applicables aux déplacements qui sont liés à l'augmentation du prix du carburant. Pour obtenir des détails supplémentaires, cliquez ici.

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Survol du programme Image on Demand. Les documents papier à convertir sont entreposés à Iron Mountain. Pour récupérer un fichier qui a été converti au format numérique, le client doit présenter une demande à cet effet par l'intermédiaire d'Iron Mountain Connect, le portail en ligne d'Iron Mountain destiné aux clients. C'est également dans Iron Mountain Connect que sont vérifiés les justificatifs d'identité des utilisateurs autorisés, qui sont les seules personnes autorisées à présenter une demande de numérisation dans le cadre du programme Image on Demand. À la réception d'une telle demande du client, Iron Mountain récupère le fichier à son emplacement d'entreposage, le prépare en vue de sa numérisation, le numérise, puis le reclasse à son emplacement d'entreposage de départ. Une fois la numérisation terminée, le demandeur en est avisé par courriel. Au moment de récupérer le document numérisé qui se trouve sur le serveur d'Iron Mountain, le demandeur voit ses justificatifs d'identité authentifiés de nouveau par le portail Iron Mountain Connect. Après cette authentification, l'utilisateur peut télécharger l'image numérisée sur son ordinateur. Seuls les utilisateurs autorisés d'Iron Mountain Connect peuvent demander la numérisation à la demande et récupérer des fichiers sur le serveur.

Le processus de conversion selon Image on Demand comporte plusieurs étapes : préparation, numérisation, contrôle de la qualité et reconstitution des documents (l'étendue de chacune des tâches est définie ci-dessous). Pour chaque fichier à convertir dans le cadre d'Image on Demand, on prévoit huit (8) minutes de travail; ce délai suffit amplement à la plupart des conversions de fichiers Image on Demand. Dans le cas de conversions faisant intervenir des processus plus complexes, des coûts de main-d'œuvre supplémentaires peuvent s'appliquer (facturés par tranche de 15 minutes aux taux horaires de la main-d'œuvre établis dans l'entente conclue avec le client).

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(a) Préparation des documents. Le fichier visé par la demande est récupéré, puis transmis au centre d'imagerie où on le prépare en vue de sa numérisation. Les tâches de préparation comprennent typiquement l'insertion d'une feuille de séparation, le retrait des attaches et des reliures, le lissage des coins pliés, le recadrage du document, les réparations mineures et la correction de la position des documents de petite taille. La numérisation à l'aide d'un numériseur à plat peut être nécessaire pour certains documents. Ce service fait alors l'objet d'une facturation à la page (ainsi, des frais de photocopie s'appliquent). Une feuille de séparation standard est utilisée pour chaque fichier traité.

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(b) Numérisation et traitement de l'image. Les documents de base physiques sont convertis en une image noir et blanc de 300 ppp de plusieurs pages au format électronique PDF. Les images sont numérisées en mode recto verso avec suppression automatique des pages vierges à 5 Ko ou moins par page; une image de plus 5 Ko qui ne comporte aucune information appréciable est néanmoins considérée comme une image numérique viable. La correction du désalignement, l'orientation automatique et l'épuration des contours sont toutes automatisées. Le résultat issu du processus automatisé est accepté tel quel.

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(c) Contrôle de la qualité Image on Demand. Iron Mountain contrôle la qualité en comparant chacune des pages physiques (100 % du volume) avec l'image numérique produite correspondante.

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(d) Reconstitution des documents. Au terme du processus de numérisation, on retourne les documents dans leur dossier d'origine, en respectant l'ordre initial des pages, sans reliure (advenant que des reliures aient été retirées pour les besoins de la conversion).

T

Tarif courant. Les tarifs de l'entreposage et des services courants publiés de temps à autre par Iron Mountain.

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Tarif normal de récupération. Tarif associé à la récupération d'éléments exécutée selon un délai standard.

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Taux de réduction. Pourcentage de réduction offert par Iron Mountain au client qui est applicable aux tarifs courants. Le taux de réduction obtenu par le client est déterminé par Iron Mountain et est calculé en fonction du montant total facturé par Iron Mountain et payé par le client pour l'entreposage de documents et les services rendus aux États-Unis depuis les 12 derniers mois. Les tarifs courants, modifiés en fonction du taux de réduction applicable au client seront calculés jusqu'à la troisième décimale. Si un tarif courant ainsi calculé comporte une quatrième décimale autre que zéro, le tarif réel sera arrondi. Par exemple, si le tarif courant, réduit en raison de taux de réduction accordé au client, est de 0,3581 $, le tarif réel du client sera arrondi à 0,359 $.

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Temps d'attente. Durée servant au calcul des frais ajoutés lorsqu'un livreur d'Iron Mountain doit retarder l'exécution de ses tâches par la faute d'un client. Le temps d'attente est facturé selon le taux horaire de la main-d'œuvre établi dans le document de tarification du client. Les retards peuvent être causés par la préparation inappropriée de l'envoi ou par l'incapacité d'accéder aux monte-charges (ou ascenseurs) ou aux quais de chargement à l'emplacement du client. Aux fins de la facturation, le temps d'attente commence à être facturé 15 minutes après l'arrivée du livreur au site du client et se termine au moment où le livreur peut entreprendre le service prévu.

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Transfert initial. Dans le cas d'un nouveau client, transfert initial chez Iron Mountain d'éléments destinés à l'entreposage, ce qui comprend les tâches habituelles de cueillette, de transport, de réception et de saisie ainsi que le classement dans le lieu d'entreposage. La période de transfert initial est établie dans le document de tarification, mais ne dépasse pas quarante-cinq (45) jours habituellement. Le nombre maximal d'éléments compris dans le transfert initial peut aussi être établi dans le document de tarification. Pour que les tarifs prévus s'appliquent, les boîtes du client doivent être prêtes à la cueillette sur un quai (palettisées, emballées et inventoriées) avant l'arrivée du véhicule d'Iron Mountain.

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U

Unité mobile de déchiquetage (UMD). Véhicule commercial équipé de fonctions de déchiquetage.

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