Informations de stockage

Entreposage de boîtes

Carton storage is our most common method for storing archival documents and, for most records, provides the perfect balance between cost effective storage of documents and their efficient, timely access.

Entreposage sur rayon ouvert

Dans certains cas, l'entreposage sur rayon ouvert peut être plus pratique pour vous que le recours aux boîtes pour stocker vos dossiers.

Entreposage de boîtes

L'entreposage de boîtes est notre mode de stockage de documents d'archives utilisé le plus couramment. Il assure un parfait équilibre entre un mode d'entreposage abordable et un accès rapide et efficace aux documents.

Accès aux documents assuré en tout temps et en toute exactitude

Quand viendra le moment d'élaborer votre programme de gestion de documents, l'une des boîtes ou des dossiers décisions majeures que vous aurez d'abord à prendre sera de choisir l'indexation des boîtes ou des dossiers. Ces deux méthodes comportent chacune leurs avantages. Pour des dossiers nécessitant une recherche et une récupération très précises, il est préférable d'opter pour l'indexation des dossiers, appelée liste individuelle. Si vous devez récupérer des boîtes entières plutôt que des dossiers individuels, il serait alors préférable de choisir d'indexer vos documents en tant que contenu d'une boîte.

Que vous optiez pour l'une ou l'autre de ces solutions, vous trouverez réponse à vos besoins en accédant à Iron Mountain, notre portail destiné aux clients. Iron Mountain Connect vous permet de préciser les renseignements concernant chaque boîte ou chaque dossier, ce qui vous assurera de repérer cette information sans difficulté au moment où vous en aurez besoin.

Nous vous offrons aussi la possibilité de laisser Iron Mountain se charger de la saisie des données descriptives de vos boîtes ou dossiers, si vous le préférez. Veuillez noter que la saisie des données descriptives de vos dossiers sera facturée séparément et figurera à titre de « Liste individuelle - IM » sur votre facture.

Conformité des données

De nombreux clients s'aperçoivent que la qualité de la description de leurs documents est au cœur d'un programme efficace de gestion de documents. C'est la raison pour laquelle Iron Mountain propose des outils et des services qui facilitent le maintien de la qualité de vos données d'inventaire, notamment :

  • Iron Mountain. Vous pouvez établir des règles de saisie qui exigeront l'entrée de données dans certains champs lorsque des utilisateurs saisiront des données dans Iron Mountain Connect pour décrire des documents. Vous pourrez ainsi vous assurer que les utilisateurs qui décrivent des documents incorporent toujours une description, un code de service ou un code de document. En établissant ces règles, Iron Mountain Connect assure l'observation de votre politique.
  • Services d'assurance de la conformité de la saisie des données. Lorsqu'Iron Mountain saisit les données pour vous, vous pouvez demander qu'elle valide la description des documents. Dans le cadre de ce modèle, le personnel de saisie d'Iron Mountain peut s'assurer que les formulaires reçus renferment l'information exigée, comme le code de service, le code de document, des descriptions ou des plages de dates. Si nous recevons un formulaire qui n'est pas conforme à votre programme, nous communiquons avec vous pour résoudre le problème. Pour en savoir davantage sur ce processus, consultez les procédures d'assurance de la conformité de la saisie des données.
  • Programmes personnalisés d'assurance de la conformité des données. Vous désirez adopter un système sur mesure pour assurer la conformité de vos données? Nous pouvons peut-être vous aider. Iron Mountain pourrait vous proposer un programme personnalisé de validation des données qui répond à vos besoins particuliers.

Procédures d'assurance de la conformité de la saisie des données

Si vous avez décidé d'utiliser nos services d'assurance de la conformité de la saisie des données, Iron Mountain appliquera la procédure suivante si les documents reçus ne renferment pas l'information exigée :

  • Le personnel d'Iron Mountain affecté à la saisie des données communiquera avec vous dans les 72 heures qui suivent la réception de la boîte, si aucune donnée n'a été fournie, ou 24 heures après la saisie des données, pour vous aviser de la non-conformité des données. Si nous pouvons vous joindre, nous échangerons avec vous au téléphone pour corriger la situation. Sinon, nous vous laisserons un message vous demandant de communiquer avec nous pour résoudre ce cas d'exception. Veuillez prendre note que les mises à jour des documents effectuées par Iron Mountain seront indiquées sur votre facture en tant que modification des enregistrements. En vertu de sa politique, Iron Mountain ne facture pas au client les mises à jour effectuées en raison d'une erreur qu'elle a commise.
  • LSi le problème n'est pas résolu dans les 5 jours, nous communiquerons de nouveau avec vous.
  • LS'il n'est pas résolu dans les 15 jours qui suivent la réception de l'article, Iron Mountain résoudra le cas d'exception.

Iron Mountain utilise des boîtes de tous les types et de toutes les dimensions pour stocker les documents. Cependant, afin d'assurer un entreposage efficace et une protection optimale des documents des clients, nous recommandons les boîtes standard d'archivage (cliquez ici pour voir le tableau ).

La boîte standard d'archivage est le modèle le plus en demande. Conçues pour loger la moitié du contenu d'un tiroir (de format lettre ou grand format), ces boîtes protègent adéquatement les documents au cours du transport et ne s'affaissent pas, même si l'entreposage est de longue durée. Les autres types de boîtes offrent une efficacité moindre et, une fois classées, elles sont souvent trop lourdes pour bien protéger vos documents à long terme. Elles peuvent aussi présenter des risques pour les employés qui les manipulent

Toutefois, si vous préférez un autre type de boîtes, Iron Mountain suivra votre choix, en particulier dans le cas du programme initial de dépôts, si vos pratiques antérieures vous ont habitué à différents types de boîtes. Iron Mountain remplacera toutes les boîtes qui semblent endommagées au point de ne plus assurer une protection adéquate de vos documents ou de représenter un risque de blessure pour les employés. ( Consultez la définition du terme frais de remballage ).

Êtes-vous prêt pour l'arrivée des boîtes munies de l'identification par radiofréquence? Cliquez ici pour en apprendre davantage sur ces nouvelles boîtes et consulter notre guide sur la préparation des boîtes en vue du ramassage.

La configuration des installations d'entreposage d'Iron Mountain est adaptée au stockage efficace des boîtes standard d'archivage. Le déroulement des opérations, nos coûts et notre tarification sont établis en fonction des Boîtes standard d'archivage. (Cliquez ici document pour voir les types de boîtes les plus courants.) Les dimensions des différents types de boîtes, y compris les boîtes standard d'archivage, peuvent varier selon le fabricant, le style du modèle, la capacité de chargement en poids, l'usure et la détérioration normales causées par le stockage et la récupération.

Aux fins de facturation, Iron Mountain tient compte de plusieurs facteurs pour déterminer le volume en pieds cubes d'une boîte : le volume déplacé dans les installations et l'espace d'étagère utilisé par rapport aux boîtes standard d'archivage, la masse chargée, les ententes convenues avec nos clients, et les pratiques antérieures acquises des fournisseurs précédents de services d'entreposage.

Types de boîte et classement par dimension

 
Type de boîte

Utilisation prévue
Intérieur

Extérieur

Volume déplacé d'entreposage *** PC Équivalence en nombre de boîtes standard d'archivage Volume en pieds cubes à facturer
Dimensions* PC

Dimensions**PC

PC
standard archive Boîtes standard d'archivage (format lettre ou grand format) Contenu de la moitié d'un tiroir (format lettre ou dossier grand format) 15 po sur 12 po sur 10 po 1,0 16,25 po sur 12,75 po sur 10,25 po 1,2

1,2

1

1,2

Letter Transfer Boîte de transfert de documents de format lettre Contenu total d'un tiroir - format lettre 24 po sur 12 po sur 10 po 1,7 25,5 po sur 13 po sur 10,25 po 2,0

2,7

2

2,4

 Letter Transfer Boîte de transfert de grand format Contenu total d'un tiroir - grand format 24 po sur 15 po sur 10 po  2,1 25,5 po sur 16 po sur 10,25 po  2,4  3,5
 3
 3,6

Legal Transfer
Legal Transfer

 


Les dimensions des boîtes sont en exprimées pouces.

*Intérieur : dimensions nominales pour des boîtes neuves, vides.

**Extérieur : dimensions approximatives calculées selon les dimensions moyennes des boîtes de différents fabricants, pleinement chargées de dossiers.

***Le volume déplacé d'entreposage correspond au volume en pieds cubes nécessaire au stockage de boîtes de formats divers sur des étagères; ce volume est déterminé en fonction du volume en pieds cubes qui serait facturé dans le cas de boîtes standard d'archivage stockées sur des étagères aménagées de la même manière. Ce volume est obtenu en divisant le volume total en pieds cubes occupé par des boîtes standard d'archivage stockées sur nos étagères standard (3 sur 9 sur 3) par le nombre de boîtes non standard habituellement stockées dans le même espace.

PROTECTION DE VOS DOSSIERS

QUE SONT LES PROCÉDURES OPÉRATIONNELLES D’INTÉGRITÉ DE L’INVENTAIRE D’IRON MOUNTAIN?

Iron Mountain demande à ses clients d’utiliser des boites en bon état, capables de supporter le poids d’autres boites placées au-dessus. Une des procédures opérationnelles d’intégrité de l’inventaire d’Iron Mountain consiste à identifier et isoler les boites endommagées pendant la réception et la sortie.

Une boite est considérée endommagée si elle est déchirée, si le couvercle de la boite ne protège plus son contenu, si le fond ne tient plus ou si les côtés s’écroulent ou risquent de s’écrouler, si elle est écrasée, maintenue par du ruban adhésif, présente des dégâts d’eau ou est tellement pleine que le couvercle ne peut être fermé. Reportez-vous à l’illustration des boites qui doivent être remplacées.

POURQUOI IRON MOUNTAIN A ÉTABLI DES PROCÉDURES OPÉRATIONNELLES D’INTÉGRITÉ DE L’INVENTAIRE?

Assurer un entreposage sécurisé de votre information est notre priorité chez Iron Mountain. Les dossiers conservés dans une boite détériorée sont en danger, que ce soit dans nos installations ou pendant le transport. Quand de telles boites sont en transit, vous courez le risque de compromettre ou de perdre votre information. Et même si les dossiers se trouvent dans notre centre de dossiers, une boite excessivement détériorée ou endommagée représente un risque inacceptable. Si une boite s’écroule sous le poids d’autres boites sur les étagères, vos dossiers et ceux des autres clients peuvent être endommagés.

POURQUOI LES BOITES TOMBENT-ELLES?

Mauvaise conception. Plusieurs types de boites différents sont proposés sur le marché, mais la plupart de ces boites ne sont pas conçues pour l’entreposage d’archives à long terme. Une façon d’évaluer la qualité d’une boite consiste à empiler du poids dessus pour savoir ce qu’elle est capable de supporter. D’autres critères affectent la qualité, comme la qualité du carton utilisé, le type d’adhésif et certains éléments de la conception, comme la direction de la cannelure. La profondeur du couvercle est également un facteur. Plus le couvercle est profond, plus il renforce la structure de la boite et en permet la manipulation. Un couvercle plus profond protège aussi la forme de la boite et réduit la tension sur les poignées.

Âge. Peu importe la qualité de la conception de la boite, elle finira par se détériorer. En fonction de sa fabrication et des conditions environnementales (moisissure et humidité), la durée de vie d’une boite s’étend entre 6 mois et 10 ans.

Trop remplies. Les boites trop remplies subissent trop de pression et leur durée de vie s’en trouve réduite.

Pas assez remplies. Comme les boites trop remplies, celles qui ne le sont pas assez ont une durée de vie réduite. Quand une boite est pleine, son contenu aide à soutenir l’intégrité de la structure et évite que les côtés s’effondrent sous le poids des boites placées au-dessus.

Manipulation. Plus une boite est manipulée, plus elle se détériore rapidement. Une boite mieux fabriquée durera plus longtemps.

QUE PUIS-JE FAIRE POUR RÉDUIRE LE REMPLACEMENT DES BOITES À L’AVENIR?

  • Utilisez des boites conçues pour la manipulation et l’entreposage à long terme.
  • Remplacez les boites endommagées avant de les envoyer à Iron Mountain.
  • Ne remplissez pas trop les boites.
    • Les couvercles qui ne peuvent être correctement fermés s’abiment plus facilement.
    • Un couvercle non correctement fermé s’ouvrira et laissera vos dossiers exposés aux risques.

QUEL GENRE DE BOITES DOIS-JE RECHERCHER?

  • Construction à double paroi
  • Couvercles profonds (3 po, 7,5 cm)
  • Grande résistance à l’empilement
  • Conseil : n’utilisez pas de boites inappropriées, comme des boites de rames de papier, les boites d’expédition, les boites de fruits et les cageots ou boites sans couvercles.

QUELLES SONT MES OPTIONS EN MATIÈRE DE REMPLACEMENT DE BOITES?

Vous pouvez choisir entre les quatre options suivantes de remplacement des boites endommagées. Les clients peuvent changer d’option à tout moment en communiquant avec le service à la clientèle.

Toujours remplacer les boites. Iron Mountain remplace automatiquement les boites endommagées.

Toujours remplacer les boites avec avis. Iron Mountain remplace automatiquement les boites endommagées. Vous recevez également un courriel* avec la liste des boites remplacées.

Décision du client. Avant de procéder au remplacement de la boite, Iron Mountain vous envoie un courriel* avec la liste des boites qui doivent être remplacées. Vous disposez ensuite de 14 jours pour décider de l’action à prendre pour chaque boite :

  • Iron Mountain remplace la boite.
  • Iron Mountain renvoie la boite pour que vous la remplaciez.
  • Iron Mountain détruit la boite en l’étiquetant « Ne pas remplacer » avant de suivre la procédure normale de demande de destruction.

Toujours récupérer. Toutes les boites endommagées vous sont automatiquement renvoyées dans des suremballages afin que vous puissiez les remplacer vous-même.

QUELLES SONT LES PROCÉDURES POUR LE REMPLACEMENT DES BOITES?

Processus Toujours remplacer les boites.

  • La boite est retirée du rayon par un spécialiste des centres de dossiers d’Iron Mountain.
  • Le contenu de la boite originale est rangé par le spécialiste dans le même ordre dans une nouvelle boite.
  • Une nouvelle étiquette pour la boite, avec le même identifiant que la boite originale, est ensuite imprimée et collée sur la nouvelle boite.
  • Tout identifiant unique ou tout renseignement écrit présent sur la boite originale est transféré sur la boite de remplacement. Les renseignements écrits sont écrits à nouveau sur la nouvelle boite, ainsi que les identifiants uniques, et le recto de l’ancienne boite est découpé et placé dans la nouvelle.
  • La boite est ensuite entreposée ou préparée pour expédition.

Processus Toujours remplacer les boites avec avis.

  • La boite est retirée du rayon par un spécialiste des centres de dossiers d’Iron Mountain.
  • Le contenu de la boite originale est rangé par le spécialiste dans le même ordre dans une nouvelle boite.
  • Une nouvelle étiquette pour la boite, avec le même identifiant que la boite originale, est ensuite imprimée et collée sur la nouvelle boite.
  • Tout identifiant unique ou tout renseignement écrit présent sur la boite originale est transféré sur la boite de remplacement. Les renseignements écrits sont écrits à nouveau sur la nouvelle boite, ainsi que les identifiants uniques, et le recto de l’ancienne boite est découpé et placé dans la nouvelle.
  • La boite est ensuite entreposée ou préparée pour expédition.
  • L’envoi de l’avis a lieu automatiquement une fois par semaine, avant le remplacement des boites. L’avis résume le travail à accomplir.
  • Si une boite qui fait l’objet d’une demande de récupération est identifiée comme ayant besoin d’être remplacée et qu’aucun avis n’a été envoyé au client, elle est placée dans un suremballage et expédiée pour éviter tout retard de livraison.

Processus Décision du client.

  • Lorsque nous remarquons des boites endommagées, un spécialiste d’Iron Mountain les étiquette dans notre système de suivi de l’inventaire comme candidates à un remplacement.
  • Iron Mountain envoie au client un courriel hebdomadaire avec la liste de toutes les boites candidates à un remplacement.
  • Le client dispose de 14 jours pour informer Iron Mountain, par courriel ou courrier, de l’action choisie pour chacune des boites. À la fin de cette période, Iron Mountain remplace les cartons conformément aux voeux du client.
  • Si le client ne répond pas dans les 14 jours, Iron Mountain remplace les boites.
  • Si une boite qui fait l’objet d’une demande de récupération doit être remplacée, elle est automatiquement placée dans un suremballage et expédiée pour éviter tout retard de livraison.

Processus Toujours récupérer.

  • La boite est retirée du rayon par un spécialiste des centres de dossiers d’Iron Mountain.
  • La boite originale est placée dans un suremballage par le spécialiste. Le suremballage sert à protéger le contenu des boites endommagées pendant l’expédition.
  • Le spécialiste met les instructions de retour et une étiquette de remplacement pour la nouvelle boite du client dans le suremballage.
  • La boite est ensuite chargée dans un camion qui vous la livre.
  • L’avis est automatiquement envoyé une fois par semaine avant la récupération et l’expédition des boites candidates, pour résumer le travail à accomplir.
  • Si une boite qui fait l’objet d’une demande de récupération doit être remplacée, elle est automatiquement placée dans un suremballage et expédiée pour éviter tout retard de livraison.

COMMENT LE REMPLACEMENT DES BOITES EST-IL FACTURÉ?

Iron Mountain remplace les boites. Les frais de remplacement des boites par Iron Mountain apparaissent sur votre facture mensuelle suivante. Les frais de remplacement comprennent le prix de la boite de remplacement, le prix est indiqué par boite, et celui de la main-d’oeuvre nécessaire. Les frais de remplacement des boites apparaissent sur votre facture en tant que « Frais de remballage », avec les frais des fournitures de la nouvelle boite.

Récupération Iron Mountain. Quand Iron Mountain vous renvoie des boites endommagées dans un suremballage, les frais apparaissent sur votre facture mensuelle suivante. Ils comprennent les frais standard de récupération et des frais standard pour le transport.

* Les courriels sont traités par lot chaque semaine et peuvent être envoyés à trois adresses électroniques au maximum.

Il suffit de placer une commande par l'intermédiaire d'Iron Mountain Connect ou d'appeler le Service de soutien à la clientèle pour demander la récupération de vos boîtes en tout temps. Consultez la section relative au transport de ce site Web pour obtenir les renseignements relatifs aux options de planification de votre demande.

Veuillez noter que la récupération temporaire de boîtes entreposées ne réduit pas le volume de l'espace d'entreposage établi pour les besoins de la facturation, puisque l'emplacement de l'entreposage est retenu en prévision du retour de ces éléments. Une boîte doit obligatoirement passer par le processus de destruction des documents inactifs ou de retrait permanent pour entraîner une diminution de l'espace d'entreposage.

Nous facturons des frais correspondant à un mois complet d'entreposage même si vous nous avez confié vos boîtes pour une durée de moins d'un mois. Les frais d'entreposage ne sont pas calculés au prorata du nombre de jours d'utilisation. Ces frais sont facturés un mois à l'avance, applicables sur la première facture émise au courant du mois suivant la réception d'une boîte. La facture affichera les frais rétroactifs pour le mois de la réception, avec la mention « entreposage, nouveau » et pour le mois qui suit avec la mention «entreposage, norma ». Par la suite, les frais d'entreposage seront facturés un mois à la fois pour cette boîte.

Inversement, aucuns frais d'entreposage ne s'appliqueront à la facture du mois au cours duquel une boîte est soumise au service de destruction des documents inactifs ou de retrait permanent; le volume d'entreposage à facturer sera donc recalculé en fonction de l'espace laissé inoccupé par cette boîte à la suite de la demande de destruction des documents inactifs ou du retrait permanent de celle-ci.

Dans ce cas, les frais mensuels d'entreposage à paraître sur votre facture porteront la mention « Entreposage, Normal »

Les services du programme sont décrits dans le document de tarification. Les termes utilisés dans le document de tarification sont décrits dans le glossaire.

Consultez la section services supplémentaires si vous recherchez des services qui ne sont pas énumérés dans le document de tarification.

Entreposage sur rayon ouvert

Dans certains cas, l'entreposage sur rayon ouvert peut être plus pratique pour vous que le recours aux boîtes pour stocker vos dossiers. Iron Mountain peut vous offrir ce service sur demande. Le service d'entreposage de dossiers sur rayon ouvert offre une plus grande souplesse et se prête mieux au stockage des dossiers faisant l'objet de récupérations fréquentes ou dont la destruction exige le traitement d'un dossier à la fois, plutôt que de boîtes entières de dossiers. Les programmes d'entreposage sur rayon ouvert sont particulièrement utiles dans le cas de dossiers de nature médicale ou juridique, de dossiers concernant des prêts personnels ou hypothécaires, ou de divers autres dossiers particuliers.

Frais d'entreposage de dossiers sur rayon ouvert

Les frais d'entreposage de dossiers sur rayon ouvert sont calculés en fonction du nombre de pieds linéaires de rayons ouverts associé à un programme ou à un ensemble de dossiers entreposés pendant une période donnée. Puisque les frais d'entreposage sont calculés en fonction de l'espace alloué et non de l'espace utilisé, la récupération, le retrait permanent , ou la destruction des documents inactifs ne viendront pas modifier cet espace. Si le volume nécessaire à l'entreposage de vos dossiers sur rayon ouvert dépasse celui qui a été attribué, nous l'augmentons automatiquement pour l'adapter à la croissance de vos besoins. Si vous désirez apporter des modifications à votre programme, vous pouvez demander un projet de regroupement pour regrouper la surface en pieds linéaires qui vous est attribuée et réduire ainsi vos frais d’entreposage.

Les frais d'entreposage sur rayon ouvert apparaissent sur votre facture avec la mention « entreposage, PL».

Les services offerts dans ce programme sont décrits dans le document de tarification. Les termes utilisés dans le document de tarification sont décrits dans le glossary.

Consultez la section services supplémentaires si vous recherchez des services qui ne sont pas énumérés dans le document de tarification.