Renseignements sur la facturation

How to Read Your Invoice Page 1
How to Read Your Invoice Page 2

Outre l'explication de nos méthodes de prestation de service et de facturation que vous trouverez dans ce site Web, la présente section vise à vous aider à mieux comprendre les frais qui figurent sur votre facture.

La copie de versement constitue la première page; celle-ci comporte tous les renseignements sommaires dont vous avez besoin pour remettre un paiement à Iron Mountain. Lorsque vous acquittez votre facture d'Iron Mountain, la copie de versement doit être jointe à votre paiement. Si vous ne joignez pas la copie de versement à votre paiement, veillez à inscrire au moins le numéro de facture sur votre chèque. La deuxième page consiste en la copie du client, soit une copie exacte de la copie de versement, que vous devriez conserver dans vos dossiers.

Cliquez ici pour agrandir la page de versement

  1. DATE DE PAIEMENT: Il s'agit de la date à laquelle le montant doit être payé à Iron Mountain.
  2. ADRESSE DE VERSEMENT: Il s'agit de l'adresse à laquelle les paiements doivent être envoyés afin qu'ils soient imputés à votre compte le plus rapidement possible.
  3. CODE DE CLIENT: Il s'agit d'un code unique d'identification attribué à votre compte. Vous devez fournir votre code de client dans toute votre correspondance et toutes les demandes que vous soumettez à Iron Mountain, de même que lorsque vous envoyez un paiement.
  4. LISTE DES FACTURES: Il s’agit des factures comprises dans le rapport Facturation/Activités. Veuillez joindre ce renseignement à votre paiement.
  5. SOLDE COURANT: Il s'agit du montant de la facture courante. Ce montant ne comprend pas les sommes en souffrance.
  6. FRAIS DE RETARD APRÈS LA DATE DE PAIEMENT: Il s'agit des frais d'intérêts imputés lorsque la facture est acquittée après la date de paiement.
  7. MONTANT À PAYER APRÈS LA DATE DE PAIEMENT: Il s'agit du montant de la facture auquel s'ajoutent les frais de retard.
  8. CERTIFICAT DE DESTRUCTION: La formule de certification de la destruction figure sur la copie de versement de la facture ainsi que sur la copie du client lorsque des demandes de déchiquetage faites par des clients sont facturées.
  9. COORDONNÉES D'IRON MOUNTAIN: Il s'agit du nom et du numéro de téléphone du représentant de la facturation d'Iron Mountain qui est en mesure de répondre avec précision et rapidité à vos questions.
Divers rapports peuvent s'ajouter à la facture. Ces rapports sont destinés à soutenir votre programme de gestion des documents au moyen d'options permettant d'obtenir des renseignements sommaires et détaillés. Iron Mountain propose d'autres méthodes d'envoi des rapports de facturation, dont le portail de gestion de documents Iron Mountain et la transmission de fichiers par courriel. Le rapport Facturation/Activité illustré ci-dessous est le rapport le plus couramment inclus avec votre facture. Ce rapport comprend la description de chaque type d'activité, le nombre total d'activités du même type et le montant total des frais. Ce rapport peut être produit pour des comptes multiples, pour un seul compte de client ou pour chaque division ou service. Il s'avère fort utile pour effectuer un suivi des renseignements sommaires relatifs aux activités de service et d'entreposage.

Cliquez Ici pour Agrandir le Rapport Facturation/Activité

Le Rapport des totaux indique le montant des frais totaux de tous les comptes, de toutes les divisions ou de tous les services au sein de votre entreprise. Habituellement, ce rapport est demandé par des clients qui veulent obtenir une vue sommaire de la répartition des frais figurant sur la facture. Ces données vous fourniront les renseignements nécessaires pour appliquer les frais à l'interne par division ou par service (centre de coûts). Cet affichage de données peut être téléchargé et envoyé à votre adresse de courriel mensuellement.

Cliquez Ici pour Agrandir le Rapport des Totaux
Le Rapport détaillé des transactions facturées fournit des renseignements sur les demandes à l'intention des clients qui nécessitent ce niveau de détail. Les clients peuvent consulter ces renseignements en ligne en accédant au portail de gestion de documents Iron Mountain Connect ou ils peuvent recevoir ce rapport par courriel.

Cliquez Ici pour Agrandir le Rapport détaillé des transactions facturées

La répartition des frais de service, de fournitures ou d'entreposage par division ou par service est offerte sur demande.
Il existe deux modèles de répartition: selon le service qui a soumis une demandetooltip ou selon le service responsable de l'élément

  • Répartition selon le service qui a soumis la demande. Dans ce modèle, tous les frais de service et les coûts des fournitures sont attribués au service associé à la personne qui a soumis la demande. Les frais d'entreposage peuvent être attribués soit au service principal, soit au service responsable des éléments en entreposage.
  • Répartition selon le service responsable. Dans ce modèle, toutes les demandes de service et les frais d'entreposage sont attribuées au service responsable des éléments en entreposage. Les demandes de fournitures sont attribuées au service demandeur.

Dans l'un ou l'autre des cas ci-dessus, vous devez indiquer une division ou un service valide afin d'assurer la répartition appropriée des frais. Toutes les prestations de service et les activités d'entreposage qui ne sont pas liées à un code de division ou de service valide seront facturées au service principal qui aura été défini pour votre compte.

Si chaque division ou service au sein de votre entreprise doit soumette un paiement séparément, nous pouvons vous fournir des factures distinctes par division ou par service. Celles-ci peuvent être postées à des adresses de facturation ou à des personnes-ressources différentes. De plus, les clients qui ont établi des comptes multiples pour répondre à leurs besoins d'exploitation, mais qui souhaitent centraliser et simplifier le paiement des comptes fournisseurs, peuvent aussi combiner les frais de ces comptes sur une même facture.

Iron Mountain a intégré ses systèmes de service et ses systèmes de facturation. Dans la plupart des cas, un système est conçu de façon à ce que les demandes conservent le statut de non facturable jusqu'à ce que tous les services soient terminés. À l'exception des services de destruction des documents inactifs (pour lesquels les demandes volumineuses sont divisées en groupes et dont le service est facturé à mesure que le travail est achevé), les services peuvent commencer au cours d'un mois (ou période de facturation) donné mais n'être achevés ou facturés que le mois suivant. Par exemple, dans le cas de certains services tels que la cueillette de nouveaux documentstooltip à entreposer, les nouvelles boîtestooltip peuvent parvenir chez Iron Mountain à la fin de la période de facturation d'un mois donné (et dont la réception est confirmée par balayage dans le système, ce qui augmente le volume d'entreposage) alors que le service de réception et de saisie sera achevé le lendemain (dans une nouvelle période de facturation); en conséquence, le service associé à cette activité sera facturé le mois suivant.

Consultez les termes cycle de facturation et date limite de fin de mois dans le Glossaire pour en savoir plus sur les méthodes de clôture de fin de mois.

Des informations de service

Un nouveau format de la facture sera présenté à tous les clients à partir de Novembre 2014. Vous remarquerez des changements à l’apparence de votre facture. Le nouveau format de votre facture sera plus facile à lire et à payer. Cette section est conçue pour vous aider à comprendre l’information qui apparait sur votre facture.

Cliquez ici pour agrandir la page de versement

Nouveaux services en ligne. Nous allons également mettre en place Invoice Gateway, un portail en ligne doté de fonctionnalités destinées à rendre le traitement des paiements, l'accès aux factures et l'établissement de rapports sur les factures bien plus simples et souples. Voici certaines des fonctionnalités d'Invoice Gateway:

  • Portail d'archives. Celui-ci offre un accès aux factures afin que vous puissiez consulter ou télécharger des copies en format PDF. Il donne également accès à des fichiers de données préformatés téléchargeables pour les factures.
  • À venir....Portail de paiement. Celui-ci vous permet de consulter votre solde impayé par facture, d'effectuer des paiements en ligne et de mettre en place un échéancier de paiements.

Outre l'explication de nos méthodes de prestation de service et de facturation que vous trouverez dans ce site Web, la présente section vise à vous aider à mieux comprendre les frais qui figurent sur votre facture.

La copie de versement constitue la première page; celle-ci comporte tous les renseignements sommaires dont vous avez besoin pour remettre un paiement à Iron Mountain. Lorsque vous acquittez votre facture d'Iron Mountain, la copie de versement doit être jointe à votre paiement. Si vous ne joignez pas la copie de versement à votre paiement, veillez à inscrire au moins le numéro de facture sur votre chèque. La deuxième page consiste en la copie du client, soit une copie exacte de la copie de versement, que vous devriez conserver dans vos dossiers.

Niveaux de facturation

Si chaque division ou service au sein de votre entreprise doit soumette un paiement séparément, nous pouvons vous fournir des factures distinctes par division ou par service. Celles-ci peuvent être postées à des adresses de facturation ou à des personnes-ressources différentes. De plus, les clients qui ont établi des comptes multiples pour répondre à leurs besoins d'exploitation, mais qui souhaitent centraliser et simplifier le paiement des comptes fournisseurs, peuvent aussi combiner les frais de ces comptes sur une même facture.

1. QUESTIONS DIRECTES À

Coordonnées pour les questions de facturation

2. ADRESSE PUBLIQUE

Votre adresse de facturation

3. ANNONCES

Conseils, mises à jour et messagerie de facture spécifique

4. APERÇU DU COMPTE
  • Numéro de facture. Numéro unique attribué à l’exécution de la commande et facturation pour services rendus
  • Date de la facture. Date d’émission de la facture
  • Période de prestation. Dates de service incluses dans la facture
  • Identification du compte. Numéro d’identification unique assigné à votre compte
  • Identification fiscale. L’identification fiscale d’Iron Mountain est la même sur toutes les factures
  • Numéro de commande. Numéro de commande fourni par Iron Mountain, si applicable
  • Montant total payable. Montant dû pour cette facture incluant les balances précédentes et le total des nouveaux frais
  • Doit être remis le: La date du paiement dû à Iron Mountain
5. RÉSUMÉ DU RELEVÉ MENSUEL
  • Nouveaux frais. Récapitulatif des frais pendant la période de stockage et pendant la période de prestation. Récapitulatif des services, des fournitures, d’autres frais et des taxes applicables durant la période de prestation. Frais de retard évalués selon vos conditions contractuelles. Ces frais classés sont détaillés à la page deux de la facture.
  • Montant total payable. Sommaire de l’activité du solde précédent et total des nouveaux frais.
  • Doit être remis le: Date d’échéance à laquelle le paiement est dû à Iron Mountain, selon vos conditions contractuelles.
6. LÉGENDE

Section d’informations de références sur la facture

7. APERÇU DU COMPTE
  • Identification du Site/Nom d’identification. Numéro d’identification unique assigné à votre compte
  • Numéro de la facture. Numéro d’identification unique assigné à votre commande et à votre compte ou services rendus
  • Date de la facture. Date d’émission de la facture
  • Numéro de commande. Bon de commande fourni à Iron Mountain, si applicable
8. DÉTAILS DE FACTURATION
  • Description. Le service spécifique ou les frais de stockage d’article
  • Quantité. Le nombre total d’unités qui sont facturées pour la ligne correspondante sous Description
  • Taux. Le prix par unité (1) est le prix par service ou le stockage répertorié à la ligne correspondante sous Description
  • Montant. Le montant total dû pour l’item correspondant répertorié est listé sous Description
  • Sous-total. Le montant total dû pour tout les frais sur cette page de facture avant taxes
  • Taxe. Le montant total de taxes dues par État ou par province pour tous les frais
  • Frais de retard sur le solde dû arriéré. Les frais de retard sont calculés selon vos conditions contractuelles
  • Total des nouveaux frais. Le montant total des frais, des taxes et des frais de retard exigibles sur cette facture
9. RÉSUMÉ DU SOLDE
  • Activité du solde. Activité facturée depuis votre dernier relevé, incluant le montant total dû de votre facture précédente, le paiement reçu et appliqué, tout ajustement effectué en cette période aux factures précédentes, et le récapitulatif de l’activité du solde antérieur.
How to Read Your Invoice Page 1
How to Read Your Invoice Page 2